Оформление документов

 

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, протокол) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления рекомендуется привести в соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых вдокументах управления. Всего их 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»;

02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещают в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, еслина нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке;

04 - код организации проставляется поОбщероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код при чины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07 - код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299;

08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

09 - справочные данные об организации включают: почто вый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-site (страница в Интернете), номер и дату лицензии и т. п.). На бланке организации указывается фактический адрес местонахождения её офиса;

10 - наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа указывается заглавными бук вами: ПРИКАЗ, АКТ, КОНТРАКТ и т. п.;

11 - дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания;

12 - регистрационный номер документа состоит изпорядкового номера, который по усмотрению организации может дополняться индексами:

- дела по номенклатуре;

-структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей и т. п.;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, посту пившего в организацию, может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. Этот реквизит заполняется для удобства работы с документом адресата (получателя письма);

14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»;

15 – адресат указывается в письмах. В качестве адресата мо гут быть организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. При направлении документа в организацию, ее название и название структурного подразделения указываются в именительном падеже;

16 - гриф утверждения документа проставлялся в правом верхнем углу документа. Допускается в данном реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять: из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения;

17 – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения {при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя и дату подписания;

18 - заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа;

19 - отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К», слова «КОНТРОЛЬ» или контрольного штампа. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе;

20 - текст документа является основным элементом любого документа. Содержательная часть документа чаще всего бывает представ лена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись включает наименование должности лица, под писавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровки. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией;

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛА СОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, рас шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования;

24 - визы согласования документа включают подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования. Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации;

25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др. Печать проставляется таким образам, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ;

26 - отметка о заверке копии содержит: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; рас шифровку подписи и дату заверения;

27 - отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию, исполнителя документа и номер его телефона. Отметка рас полагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату;

29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты). Отметка о поступлении документа в организацию может проставляться в виде штампа или иным способом в границах нижнего поля первого листа документа;

30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм по ГОСТ 9327-60.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

- левое — 20 мм;

- верхнее — 20 мм;

- правое— 10 мм;

- нижнее — 20 мм,

Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема организации» рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм от края верхнего поля. Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качества ми, несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности — от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне — от 88% до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с по мощью копировального оборудования.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.