Справочник «Контрагенты»

Выбор и установка даты начала ведения учета

Прежде всего, необходимо определиться с датой, начиная с которой вы на­чинаете вести учет в 1С:Бухгалтерии.

Учет в 1С:Бухгалтерии можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала (месяца) и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности. Тем не менее, рекомендуется начинать ведение учета с начала года.

 

Методика ввода начальных остатков

 

Дата ввода остатков

Остатки следует вводить по состоянию на начало учетного периода – года (квартала, месяца). Для этого датой ввода начальных остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года (квартала, месяца).

Для удобства работы установите дату ввода начальных остатков в качестве рабочей даты, используя режим настройки параметров (Сервис Параметры - закладка Общие - ввести дату (например, 31.12.2002)).

Ввод начальных остатков

Начальные остатки вводятся в виде проводок, в которых соответствующий счет (субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным счетом - счетом с кодом 00. Дебетовые остатки на счете вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки на счете вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.

Ввод операций осуществляется в режиме ввода операций вручную. (Операции - Журнал операций - кнопка Новая строка), либо используя типовые операции: Ввод дебетовых остатков и Ввод кредитовых остатков из раздела Ввод начальных остатков.

Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета (субконто).

Если по счету ведется количественный учет, необходимо указывать также остаток в количестве. Если по счету ведется валютный учет, необходимо вводить остатки по каждой валюте отдельно, с указанием валютной суммы и соответствующего этой валюте рублевого эквивалента.

 

Д-т	К-т	Субконто 1	Субконто 2	Количество	Сумма
51	00	Основной р/с	Прочие поступления	Х	50 000-00
50.1	00	Прочие поступления		Х	6 000-00
10.1	00	Шпон дубовый	Склад сырья	154,00 м3	3 696 000-00
10.1	00	Плита ДСП	Склад сырья	63,00 шт.	6 300-00
10.3	00	Бензин А-95	Автомашина «Волга»	30,00 л	360-00
10.3	00	Бензин А-95	Склад ГСМ	8 040,00 л	96 480-00

 

Как проверить правильность ввода остатков?

Для этого нужно сформировать Оборотно-сальдовую ведомость за пе­риод, включающий дату ввода начальных остатков.

Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту.

Ввод операций до текущей даты

После ввода начальных остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты. Если за период от даты, на которую введены начальные остатки, до текущей даты, было совершено небольшое количество хозяйственных опера­ций, то предпочтительнее ввести в информационную базу все операции, которые имели место за этот период. При большом количестве совершенных хозяйственных операций можно ввести перекрестные обороты по счетам, суммируя проводки с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если у вас уже выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету.

Проверка правильности ввода данных

Правильность введенных данных можно проверить, сформировав следующие отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета по субконто, Анализ субконто.

Настройка бухгалтерских счетов

Прежде всего, следует открыть план счетов и ознакомиться с составом существующих счетов и их настроек учета.

В рамках данной конфигурации пользователь не может удалить уже имеющиеся счета или изменить их свойства (например, установить или отменить признак ведения количественного учета), поскольку эти счета используются документах, отчетах и справочниках. При этом пользователь может добавить в план счетов новые счета или субсчета к уже имеющимся счетам.

Если при анализе состава и свойств счета вы обнаружили, что вас не устраивает используемый набор видов субконто или набор счетов, определенных в конфигурации, то вам нужно изменить конфигурацию системы. Это можно сделать самостоятельно, ознакомившись предварительно с руководством по конфигурированию системы, но лучше обратиться к помощи специалистов, выполняющих у вас конфигурирование системы.

Заполнение справочников

Содержимое справочников обычно заполняется в процессе работы с программой, однако некоторые данные в справочнике имеет смысл занести в начале работы.

Например, для печати первичных документов, необходимо задать рекви­зиты организаций - контрагентов, которые задаются в справочнике Контр­агенты. Их можно заполнить до начала работы с документами.

Справочник «Контрагенты»

Вызовите справочник Контрагенты. Для этого щелкните левой кнопкой мыши по пункту меню Справочники, затем щелчком левой кнопки мыши выберите из предложенного списка команду Контрагенты (Справочники - Контрагенты).

Справочник Контрагенты содержит информацию о контрагентах органи­зации (юридических и физических лицах) и используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета.

Иерархическая структура справочника Контрагенты (дерево) может со­держать до 3-х уровней. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая группы контрагентов, — это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами. Например, создав группу Юридические лица в справочнике Контрагенты, можно создать в ней подгруппы Организации и Банки.

Для образования новой группы в многоуровневом справочнике следует:

· нажать кнопку Новая группа на панели инструментов окна справочни­ка, либо выбрать команду Новая группа в меню Действия (Действия - Новая группа), либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9;

· в появившемся диалоговом окне ввести в поле Наименование группы

· нажать кнопку ОК или Записать..

Замечание! При создании новой строки или новой группы программа автоматически создает новый код.

Аналогично создайте новую группу Физические лица.

В результате на первом уровне справочника появятся два новых групповых элемента. Причем, групповые элементы в крайней левой колонке обозначены пиктограммой в виде папки с плюсом.

Щелкните дважды по пиктограмме (или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+↓), чтобы открыть группу Юридические лица(возврат на предыдущий уровень обеспечивается двойным щелчком левой кнопки мыши по пиктограмме, имеющей вид открытой папки или нажмите сочетание клавиш Ctrl+↑).

Для ввода элемента в справочник Контрагенты нужно нажать кнопку Новая строка на панели инструментов окна справочника, либо нажать клавишу Ins. При этом на экране появится пустой бланк для ввода элемента справочника. Ввод и редактирование сведений о контрагенте выполняется в диалоге - форме элемента справочника Контрагенты.

Диалог организован в виде картотеки: сведения о контрагенте объединены в группы. Доступ к той или иной группе выполняется выбором соответствующей закладки.

При заполнении справочника рекомендуется соблюдать следующее несложное правило: о контрагенте следует вводить столько информации, сколько ее необходимо для заполнения соответствующих реквизитов первичных бухгалтерских документов.