Бухгалтерский учет наличных денежных средств

В ЗАО «Элмат-Спецмаш» применяется таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета на базе программы "1С:Бухгалтерия 4.5", являющейся одной из наиболее популярных программ для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С: Предприятие 4.5" с типовой конфигурацией. В ЗАО «Элмат-Спецмаш» компонента "Бухгалтерский учет" используется совместно с другими компонентами "1С: Предприятия 4.5". Кассиром, который выполняет и функции бухгалтера оформлено обязательство (Приложение 2).

Анализ счета 50 «Касса» по отношению к балансу счет активный  показывает нам, что в ЗАО «Элмат-Спецмаш» по кассе в основном проходят  операции по увеличению наличных через банк (Дт 50 Кт 51) и возврат под отчетных средств(Дт 50 Кт 71). По уменьшению связанные с выплатой заработной платы (Дт 70 Кт50) и расчетами с подотчетными лицами(Дт 71 Кт 50), а также незначительную долю в общем количестве операций составляет счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»(Дт60 Кт 50). Сальдо дебетовое показывает остаток денег в кассе.  (Приложение 3)

Для текущих расчетов организация хранит наличные деньги в кассе. Порядок хранения наличных денег, порядок учета определяется «порядком ведения кассовых операций РФ», утвержден решением ЦБ от 22ю09.03г.№40(в редакции 11.06.04.) В ЗАО «Элмат-Спецмаш» не соблюдаются требования, предъявляемые к кассам предприятий. Помещение бухгалтерии оборудовано сейфом, специального помещения для кассы нет.

Для осуществления расчетов наличными деньгами в ЗАО «Элмат-Спецмаш» образована касса. В кассе предприятие хранит определенную (ограниченную) сумму наличных денег (лимит) для использования на текущие расходы. Лимит остатка кассы определен исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности. Сверх лимита наличные деньги в кассе хранятся только для выплаты заработной платы и по­собий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Всю денежную наличность сверх лимита предприятие сдает в банк.

Все хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, проводимые в ЗАО «Элмат-Спецмаш», оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (ред.26.03.07) и содержат следующие реквизиты:

· наименование документа (формы);

· код формы;

· дата составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

· наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

Первичные документы в ЗАО «Элмат-Спецмаш» оформляются в момент со­вершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Прием наличных денег в кассу ЗАО «Элмат-Спецмаш» оформляют приходным кассовым ордером (ф. №КО-1), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного (старшего) бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (ф. № КО-2). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, как правило, на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Заявление визирует, т.е. делает разрешительную надпись, руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир тщательно проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру

Все кассовые документы заполняют четко, ясно, без каких-либо исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал открыт раздельно на приходные и расходные кассовые документы.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись: "Получено" - на приходных документах и "Оплачено" — на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).

Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы (оплаты труда). Расходный кассовый ордер оформляют (или наложение штампа) на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки "Депонировано". На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию.

Движение денег в кассе кассир учитывает в кассовой книге типовой формы. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

Поскольку в ЗАО «Элмат-Спецмаш» применяется автоматизированная форма учета кассовых операций кассовая книга ведется и в автоматическом режиме. Оттуда все данные автоматически регистрируются в журнале учета хозяйственных операций.

Пример. ЗАО «Элмат-Спецмаш» в течение одного рабочего дня (01.06.2009 г.):

· Получила по чеку из банка наличные деньги в сумме 225 000 руб. на выплату аванса в сумме 225 000 руб.

· Полученные наличные деньги оприходованы по приходному кассовому ордеру № 39 (Приложение 4);

·  234 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 221(Приложение 6); (на основании платежной ведомости № 15 за май 2009 г. (Приложение 5) выдан аванс сотрудникам организа­ции за  май 2009 года;

· сотруднику (Мироненко М.Т) выдана под отчет по расходному кассовому ордеру № 218 сумма в размере 5900руб. на бензин(Приложение 7).

· сотруднику (Скворцовой С.А.) выдана под отчет по расходному кассовому ордеру № 219 сумма в размере 300руб. на канцелярские товары.

· сотруднику (Кузнецову В.В.) выдана под отчет по расходному кассовому ордеру № 220 сумма в размере 1000руб. на молоко.

· сотруднику (Козлов В.А.) выдана под отчет по расходному кассовому ордеру № 222 сумма в размере 2000руб. на бензин.

Остаток денег в кассе организации на начало дня составлял 20762 руб 43 коп. Лимит остатка кассы для организации установлен в сумме 25000руб.

Бухгалтерские проводки по совершенным кассовым операциям отражаются в журнале учета хозяйственных операций следующим образом (табл. 2.2):

 

 

Таблица 2.2

Журнал хозяйственных операций ЗАО «Элмат-Спецмаш» за 01.06.09

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
1.	Получены из банка по чеку наличные деньги	50-1	51	225000
2.	Выдана зарплата работникам организации	70	50-1	234000
3	Выдано под отчет Скворцовой С.А. на приобретение канцелярских товаров	71	50-1	300
4	Выдано под отчет Кузнецову В.В. на приобретение молока	71	50-1	1000
5	Выдано под отчет Козлову В.А на приобретение бензина	71	50-1	2000
6.	Выдано под отчет Мироненко М.Т. на приобретение бензина	71	50-1	5900

 

На основании первичных документов оформляется отчет кассира и кассовая книга.(Приложение 8) В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день. Вместо журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов используется реестр.

Рассмотрев анализ счета 50 «Касса» видно, что в ЗАО «Элмат-Спецмаш» по кассе в основном проходят  операции, связанные с выплатой заработной платы и расчетами с подотчетными лицами, также составляют незначительную долю в общем количестве операций счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».(Приложение 3) Вынуждены признать, что недостатки в ведении бухучета на ЗАО «Элмат-Спецмаш» есть, и их устранению будет посвящена глава 3.