2020-01-14
2539
Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенность. Мы не знаем, что нас ждет впереди, боимся ошибиться, сделать не верный шаг. Этот страх возникает прежде всего потому, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо снизить неопределенность будущего, и чтобы принять решение, сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора - важного элемента структуры тайм-менеджмента.
Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и проч.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали. Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы всё внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи. Яркой иллюстрацией этого принципа был ответ Альберта Эйнштейна на вопрос, каков номер его домашнего телефона, - «Зачем забивать голову такими пустяками, если существует записная книжка?» А вот для того, чтобы найти нужный номер телефона, или необходимого нам человека, или важную задачу, или новое креативное решение максимально быстро, следует применить основные инструменты обзора.
|
|
|
С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Список продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы почитать, - все это контрольные списки. Это один их самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.
Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко, учитывать любые неожиданно возникающие изменения. Например, план телефонного разговора в отличие от контрольного списка – это своеобразный алгоритм, требующий четкого выполнения шагов: «шаг 1: задаем вопросы 1, 2, 3; затем шаг 2 – вопросы – 4, 5, 6, …». Составленный к телефонному разговору контрольный список вопросов позволяет нам задать любой вопрос из списка в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.
|
|
|
Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:
· список вопросов к телефонному разговору;
· вопросы к новым клиентам;
· список тем и вопросов к совещанию;
· анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);
· перечень необходимых мероприятий, действий;
· список задач;
· список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
Правила составления контрольного списка:
· все формулировки пунктов контрольного списка должны иметь результато-ориентированный вид;
· список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта;
· количество пунктов в списке не должно быть большим. В соответствии со структурой внимания человека – не более 10 основных пунктов.
Практическое использование рабочим времени
Мы подробно разобрали гибкое планирование, связанное с тематическим временем – «кайросом». Для такого планирования удобны категории, на которые мы раскладываем задачи. Но у большинства задач кроме тематической привязки(проект, человек, место) есть еще срок, в который её необходимо исполнить.
Мой распорядок.
| Время начала | Время окончания | Интервал | Деятельность |
| 5:50 | 6:00 | 0:15 | Пробуждение меня |
| 6:00 | 6:20 | 0:20 | Утренние процедуры |
| 6:20 | 6:40 | 0:20 | Просмотр личных сообщений в интернете |
| 6:40 | 7:10 | 0:30 | Сбор в колледж |
| 7:10 | 7:50 | 0:40 | Завтрак |
| 7:50 | 8:05 | 0:15 | Дорога до метро |
| 8:05 | 8:50 | 0:45 | Дорога в колледж |
| 8:50 | 9:00 | 0:10 | Ожидание учебы |
| 9:00 | 10:30 | 1:30 | Первая пара |
| 10:30 | 10:40 | 0:10 | Перемена |
| 10:40 | 12:10 | 1:30 | Вторая пара |
| 12:10 | 12:45 | 0:35 | Обед |
| 12:45 | 14:15 | 1:30 | Третья пара |
| 14:15 | 14:25 | 0:10 | Перемена |
| 14:25 | 15:55 | 1:30 | Четвертая пара |
| 15:55 | 17:05 | 0:50 | Дорога домой, прогулка |
| 17:05 | 17:45 | 0:40 | Готовка и прием пищи |
| 17:45 | 18:00 | 0:15 | Мою посуду |
| 18:00 | 20:00 | 2:00 | Работа с компьютером, с учебным материалом по необходимости |
| 20:00 | 21:00 | 1:00 | Личные разговоры по телефону |
| 21:00 | 21:30 | 0:30 | Подготовка ко сну, отбой |
График долгосрочных дел и задач
| Сроки Подзадачи | 2009г - 2011г | 2011г | 2011г-2013г | 2013г | 2014г | 2014 - 2016г | 2016г | 2010г - 2019г |
| Вовремя приходить на занятия | ||||||||
| Вовремя сдавать сессию | ||||||||
| Получить диплом | ||||||||
| Поступить в институт | ||||||||
| Устроиться на работу | ||||||||
| Получить высшее образование | ||||||||
| Создать семью, выйти замуж | ||||||||
| Родить ребенка | ||||||||
| Купить машину | ||||||||
| Ходить в спорт зал | ||||||||
| Построить дачу |
Заключение
Управление своим рабочим временем состоит в том, чтобы делать в текущий момент именно то, что было запланировано, и в отведенные для этого сроки. Незапланированное действие отнимает время у запланированного, что приводит либо к невыполнению (или плохому выполнению) задуманного, либо к нарушению расписания дня.
Проблемы тайм - менеджмента часто обусловлены плохими самодисциплиной и помехоустойчивостью. Низкая самодисциплина может быть компенсирована элементами внешней дисциплины. Например, руководитель делегирует управление своим рабочим временем подчиненному — секретарю, референту, помощнику или специально назначенному для этого тайм - менеджеру. В обязанности такого специалиста обычно входит планирование рабочего времени начальника и контроль исполнения текущего расписания дня. При осуществлении этого контроля нередко возникают конфликты. Обусловлено это тем, что подчиненный в рамках тайм - менеджмента должен командовать боссом. Руководитель, осознавший проблемы управления своим рабочим временем, побуждает помощника проявлять настойчивость в ситуациях, когда он (начальник) отклоняется от рабочего графика. Через некоторое время помощник, пытаясь выполнить свои обязанности, натыкается на взрыв ярости начальника, который сводится к тому, чтобы он не путался под ногами. А когда после очередного рабочего дня босс обнаруживает, что не сделал много запланированного или пропустил важную встречу, так называемый тайм-менеджер снова получает на орехи за то, что не проявил должную настойчивость. Таким неорганизованным руководителям надо понять, что не следует сваливать свои проблемы на головы подчиненных. Вопрос управления собственным рабочим временем — исключительно проблема самого субъекта. Из-за низкой помехоустойчивости человека непредвиденные дела постоянно отвлекают его от запланированных действий. Высокая реактивность на подобные внешние сигналы формирует привычку ситуативного поведения, когда работой реально управляет внешняя среда.
|
|
|
Механизм ситуативного поведения заключается в том, что человек субъективно воспринимает как наиболее важное для себя именно то дело, к которому в данный момент приковано его внимание. А вниманием своим как психической функцией он управлять не умеет, автоматически переключаясь на любой предмет. Освобождение от привычек ситуативного поведения — трудная задача. Действенный прием — периодическое отвлечение на специальные сигналы таймера, предназначенные для того, чтобы человек в очередной раз задал себе вопрос “А действительно ли я в данный момент занимаюсь самым важным для себя?” Если в результате такого экспресс-анализа он обнаружит, что снова поддался манипуляциям окружающих, отвлекших его на посторонние дела, он должен решительно вернуться к своим рабочим планам. Постепенно время между появлением отвлекающего фактора и моментом его обнаружения сократится благодаря тому, что контрольный вопрос в сознании работника будет появляться не только по условному сигналу, но и спонтанно. Со временем вопросительный знак перед внутренним взором человека начнет возникать уже в момент появления отвлекающего фактора.
|
|
|
Умение управлять своим рабочим временем предполагает и соблюдение регламента. Руководитель должен и сам уметь соблюдать регламент, и требовать этого от других. Наиболее важно это для проведения совещаний и иных коллективных мероприятий, когда в определенный момент активен только один (или несколько) человек, а остальные участвуют в процессе пассивно, зачастую просто теряя рабочее время. Не случайно термин “регламент” является одним из основных в лексиконе организаторов подобных встреч. Здесь можно говорить о том, что рабочее время неоднородно по своей сути, хотя деления на циферблате часов вроде бы подразумевают обратное. В тайм - менеджменте целесообразно было бы ввести понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Время коллективных мероприятий — пример “дорогих минут”, когда исчезает не только время неподготовленного оратора, но и время всех его слушателей, среди которых обычно находятся высокооплачиваемые руководители и специалисты. Навыки соблюдения регламента, как и более общее умение управлять своим рабочим временем, заключаются в том, что человек оказывается в состоянии перераспределять свой труд так, чтобы все то, что может быть сделано в “дешевые часы”, перемещалось туда из “дорогих минут”.
Тема моей курсовой работы была для меня очень интересной, я узнал много нового и полезного для себя и считаю, что любой менеджер должен иметь представление о тайм - менеджменте.
Список используемой литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Москва: Проспект, Т17 КноРус, 2010
2. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент, Учебное пособие. Москва: «Маркет ДС Корпорейшн», 2010
3. Архангельский Г.А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы. 2-е изд. Санкт-Петербург: Питер, 2006
4. Архангельский Г.А. Формула времени: Тайм-менеджмент на MS Outlook, 2007. Москва: Манн; Иванов и Фербер, 2006
5. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. Москва: Альпина Бизнес Букс, 2008
6. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени. Москва: ФАИР-ПРЕСС, 2004
7. Васильченко Ю.Л. Механизмы времени. Тайм - менеджмент: Теория, практикум. Киев: Наша культура и наука, 2001
8. Васильченко Ю.Л. Самоучитель по организации времени. Киев: РИА «Триумф», 2005
9. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя 24+2. Москва: ДМК-пресс, 2007
10. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. Санкт-Петербург: Питер, 2004
11. Калинин С.И. Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем. Санкт-Петербург: Речь, 2006
12. Кноблаух Й., Велтье Х. Управление временем. Москва: ОМЕГА-Л, 2006
13. Брайан Т. Результативный тайм – менеджмент. Москва: "Смарт Бук", 2007
Приложения
