Проверка организации и состояния контроля за выполнением договорных обязательств с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

В ходе проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками необходимо установить наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей, выполнению работ, оказанию услуг.

При контроле расчетов с поставщиками необходимо установить наличие договоров поставки материально-технических средств, проверить целесообразность приобретения, соблюдения установленных договором расчетов. Договоры этой группы оформляют операции по поступлению на предприятие различных товарно-материальных ценностей и имущественных прав. Сюда относятся: договор купли-продажи, договор поставки, договор мены. Ревизору в ходе проведения проверки надлежит убедиться в том, что форма заключенного договора полностью соответствует экономическому смыслу совершенной предприятием сделки. Кроме того, должна быть получена уверенность в том, что договор содержит все существенные условия и риск признания договора недействительным отсутствует. Договоры с поставщиками отличает одна существенная особенность: предмет этих договоров — приобретение вещи или вещных прав, обладающих количественными и стоимостными характеристиками. Проверка соблюдения этих договоров — достаточно несложная процедура, так как здесь всего лишь нужно сверить данные количественной и стоимостного учета по приобретенным ценностям с условиями договора, подтвердив тем самым факт совершения сделки. Как правило, договоры с поставщиками проверяют, используя репрезентативную выборку, поскольку все они достаточно однотипны, и при проверке определенного количества отобранных договоров можно составить мнение обо всей проверяемой совокупности.

Экспертиза договоров с подрядчиками - гораздо более трудоемкая процедура, требующая подтверждения факта выполнения работ, оказания услуг по договорам с подрядчиками. Здесь наиболее распространены: договор подряда, договор возмездного оказания услуг, договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Это связано с тем, что предметом названных договоров является выполнение определенной работы и сдача ее результатов заказчику. Некоторые виды работ и услуг при этом не имеют вещевого выражения и определить их содержание и полноту не всегда просто. Среди договоров данной группы наибольшее количество вопросов у ревизора представляют договоры возмездного оказания услуг, как то: реклама, маркетинговые исследования, консультационные услуги, нотариальные услуги, пожарные услуги, охранные услуги и т.д. Как правило, все перечисленные услуги очень дорогие, а риск того, что подтверждающие и совершение первичные документы (для аудитора — аудиторские доказательства) некачественные — очень велик. Кроме того, здесь велика вероятность наличия фиктивных договоров, обеспечивающих фиктивные выплаты.

Учитывая все эти факторы, ревизору следует очень ответственно подходить к правовой оценке договоров второй группы, особенно договоров возмездного оказания услуг. При проверке следует применять либо сплошную проверку таких договоров, либо выборку договоров с большой степенью риска, опираясь на личное суждение ревизора. В случае возникновения необходимости проверяющему следует привлечь к правовой экспертизе договоров эксперта, компетентного в юридических вопросах.

ОАО «Контакт» заключает договоры с поставщиками на поставку товаров для их последующей продажи, а также товарно-материальных ценностей для собственного потребления (приложение 5). Документальная проверка указанных договоров свидетельствует об их достоверности, полном отражении существенных условий сделки, реквизитов контрагентов. Во многом положительная правовая оценка заключенных договоров определяется наличием в штате предприятия квалифицированного юриста.

Из договоров с высокой степенью риска ОАО «Контакт» заключает договоры на оказание услуг по рекламе. Проверкой данных договоров установлено соответствие их оформления действующему законодательству. Фактическое оказание услуг по рекламе подтверждается актами выполненных работ (приложение 6), вырезками из средств периодической печати, в которых были опубликованы рекламные объявления. Цены на рекламные услуги обоснованы протоколами согласования цен. Цены на услуги рекламного характера, оказываемые рекламодателями - коммерческими предприятиями существенно не превышают цен на рекламу в государственных средствах массовой информации, что также подтверждает отсутствие фиктивных сделок.

Правовая оценка договоров, заключенных с покупателями аналогична методике проверки договоров с поставщиками. При проверке расчетов с покупателями устанавливают, заключены ли договоры поставки продукции, правильно ли исчисляются суммы (с учетом сроков реализации, качества продукции и других факторов), причитающиеся предприятию за принятую покупателем продукцию. Проверкой в исследуемой организации ОАО «Контакт» установлено, что договоры с покупателями и заказчиками (приложение 7) оформляются юристом в надлежащем порядке в соответствии с требованиями типового договора купли-продажи.

Каждая сумма дебиторской и кредиторской задолженности на отдельных счетах рассматривается с точки зрения возникновения долга, причины и давности образования задолженности, реальности ее получения.

При проверке дебиторской и кредиторской задолженности различают следующие ее категории: текущую (или нормальную); не оплаченную в срок; задолженность с истекшим сроком исковой давности; спорную; безнадежную [19, с. 231].

Текущей считается такая задолженность, которая вытекает из установленных форм расчетов и является неизбежной в процессе хозяйственной деятельности. Наличие такой задолженности не является нарушением финансовой дисциплины.

Задолженность, не оплаченная в срок, - это задолженность с истекшим сроком оплаты, которая должна быть погашена. При этом необходимо выяснить причины ее непогашения в установленные сроки расчетов.

Задолженность с истекшим сроком исковой давности определяется путем сопоставления сроков возникновения права на иск и сроков иска, установленных законодательством. Исковая давность исчисляется с момента возникновения права на предъявление иска. По этому виду задолженности следует проверить, направлялись ли письма-напоминания о необходимости погашения долга, выставлялись ли претензии, переданы ли материалы юридической службе предприятия для предъявления иска.

К спорной относится задолженность по претензиям, предъявленным поставщикам и подрядчикам, транспортным и другим организациям или переданным в хозяйственный суд. Здесь необходимо проверить копии исковых заявлений и расписок о приеме дел на рассмотрение хозяйственным судом. При проверке следует обращать внимание на явно необоснованные иски, составляемые с таким расчетом, чтобы использовать отказ суда в удовлетворении претензии для списания нереальной задолженности на убытки.

При наличии безнадежной задолженности, в иске которой хозяйственный суд отказал, следует выяснить мотивы отказа, особенно если он был вызван истечением срока исковой давности, необоснованностью иска и неправильным ведением дел.

В ходе проверки реальности задолженности перед поставщиками и покупателями в ОАО «Контакт» выявлено, что задолженность с истекшим сроком давности, спорная и безнадежная отсутствуют. Организация производит оплату за товарно-материальные ценности (работы, услуги) в сроки, установленные договорами, контролирует своевременное поступление платежей от покупателей, регулярно производит сверку взаиморасчетов с контрагентами.

В случае, если проверкой выявлены факты невзысканной просроченной дебиторской задолженности и нарушений расчетной дисциплины данные рекомендуется обобщить в рабочей накопительной ведомости дебиторской задолженности с просроченными сроками исковой давности. Пример заполнения такой ведомости приведен в приложении 8.

Таким образом, в ОАО «Контакт» налажен действенный контроль  за выполнением договорных обязательств с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. В ходе проверки нарушения не установлены.

 

2.5. Проверка правильности документального оформления расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

 

В ходе проверки правильности документального оформления расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками ревизор контролирует заполнение документов, которыми оформляются расчеты (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.).

Все реквизиты указанных документов должны быть заполнены четко в соответствии с законодательством, также в наличии должны быть подписи и печати (при их необходимости). Неоговоренные исправления в указанных документах не допускаются, все исправления должны быть завизированы лицом, их осуществившим, и заверены печатью. При этом неверные записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы была возможность прочесть и исправленную и верную запись.

Далее ревизору необходимо осуществить проверку документов по существу, а именно соответствие стоимости (а в случае с товарно-материальными ценностями - количества и качества) поставленных товаров (работ, услуг) в договорах, счетах, накладных (актах), документах на оплату. В частности, чтобы установить правильность документального оформления в ОАО «Контакт» расчетов с поставщиками по поступившим материальным ценностям, следует сопоставить данные об их количестве и стоимости по договорам (приложение 5), платежным документам – платежным поручениям (приложение 4) с данными документов на их оприходование – товарно-транспортными накладными (приложение 9). При этом ревизор оформляет ведомость проверки полноты оприходования материальных ценностей, получаемых от поставщиков (приложение 10).

Проверкой документального оформления расчетов с поставщи­ками на исследуемом предприятии ОАО «Контакт» установлено, что при оформлении в документах все реквизиты заполнены надлежащим образом, неоговоренные исправления не допускаются, данные о количестве поступивших материальных ценностей и их стоимости по договорам, спецификациям, платежным поручениям и требования совпадают с данными товарно-транспортных накладных.

При проверке документального оформления расчетов с покупателями и заказчиками ревизор, помимо проверки реквизитов и соответствия отпускаемых товаров договорным условиям, должен проверить правильность формирования отпускной цены.

Следует помнить, что субъект хозяйствования, закупивший товар за пределами Республики Беларусь, формирует отпускную цену на внутреннем рынке исходя из контрактной цены, пересчитанной в рубли по курсу Национального банка, таможенной пошлины, расходов по растаможиванию груза, НДС при ввозе, акциза и надбавки к сумме перечисленных расходов. Если у покупателя будут документально подтвержденные расходы по страховке и транспортировке груза до своего склада, то он имеет право дополнительно включить их в отпускную цену.

Субъект хозяйствования, купивший товар у импортера при реализации товара оптом потребителю (предприятию, которое не будет перепродавать), при формировании отпускной цены может применить оптовую надбавку (снабженческо-сбытовую наценку) в размере до 20 % к цене импортера (первого продавца) [10].

При продаже или перепродаже продукции и товаров на территории Беларуси в сопроводительных документах продавцы обязаны указывать отпускные цены предприятий-изготовителей или цены, сформированные оптовиком-импортером, размер взимаемой надбавки (наценки) и другие данные.

По импортируемым товарам в ОАО «Контакт» оформлены экономические обоснования цен; сформированные цены внесены в прейскуранты. При документальной проверке расчетов с покупателями цены в товарных (товарно-транспортных) накладных на отпуск импортируемых товаров сверены с ценами, помещенными в прейскуранты. Расхождения не обнаружены. В том случае, если ОАО «Контакт» продает товары с оптовой наценкой (т.е. не является первым импортером), в накладных и протоколах согласования цен указывается наценка, не превышающая допустимые 20% (приложение 11).

Далее необходимо проконтролировать документальное оформление инвентаризации с поставщиками и покупателями. При этом необходимо проверить со всеми ли дебиторами и кредиторами сверены взаиморасчеты, ознакомиться с результатами инвентаризации, а в необходимых случаях провести встречную сверку расчетов с дебиторами и кредиторами. Такую проверку ревизор должен оформить промежуточным актом сверки.

Инвентаризация расчетов с иногородними покупателями производится высылкой копии карточки аналитического учета расчетов. Здесь должно соблюдаться правило: выписки высылают организации-кредиторы организациям-дебиторам. Данную выписку после проверки и внесения необходимых исправлений, подписи и заверения печатью предприятие-дебитор возвращает предприятию-кредитору в течение 10 дней со дня получения. Если покупатели не являются иногородними, при проведении инвентаризации расчетов составляется акт сверки расчетов.

В тех случаях, когда по отдельным покупателям проверка выявила устойчивую задолженность, то ее обоснованность устанавливается по данным первичных документов (счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных), отражающих ее возникновение, и актом взаимной сверки расчетов выясняются причины, препятствующие своевременному проведению расчетов покупателя с ревизуемым предприятием, устанавливаются виновные лица.

ОАО «Контакт» проводит ежегодную инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами на дату составления годового баланса. Суммы дебиторской и кредиторской задолженности подтверждаются актами сверки взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (приложение 12).

 

2.6. Проверка правильности, полноты к своевременности записей в регистры син­тетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

 

Следующим этапом проверки необходимо установить, правильно ли отражены в регистрах синтетического и аналитического учета  соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчетов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическим счетам 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,  Главной книге и бухгалтерскому балансу.

ОАО «Контакт» осуществляет учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками преимущественно неавтоматизированным способом. В связи с этим ревизору необходимо произвести сверку сальдо на определенную дату (например, на 1.01.2007 г.)  по данным регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (приложения 13 и 14), 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (приложения 15 и 16), Главной книги по этим же счетам (приложения 17, 18, 19, 20), и регистрами синтетического учета – журналами-ордерами по субконто по счетам 60 и 62 (приложение 21). При проверке установлено, что в ОАО «Контакт» данные синтетического и аналитического учета совпадают.

При наличии расхождений на предприятиях, осуществляющих учет по журнально-ордерной системе между данными синтетического и аналитического учета следует проверить реальность и документальную обоснованность задолженности по каждому поставщику и подрядчику (покупателю и заказчику). Такие расхождения могут быть следствием запущенности учета расчетных операций либо результатом злоупотреблений. Результаты проверки рекомендуется отражать в рабочей ведомости проверки достоверности задолженности по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (приложение 22).

В организациях, использующих автоматизированную форму расчетов, сверку данных синтетического и аналитического учета производить не обязательно, т.к. при автоматизированной форме учета они не могут быть неидентичными.

При проверке данных аналитического учета в организациях, осуществляющих учет выручки по мере оплаты за отгруженные товары (работы, услуги) существует определенная специфика. Дело в том, что в организациях, учет реализации в которых организован по мере отгрузки товаров, задолженность отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с кредитом 90 «Реализация» в момент фактической отгрузки. Таким образом, данные счета 62 отражают реальную задолженность покупателей.

В случае учета реализации товаров (работ, услуг) по мере их оплаты на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» задолженность в момент отгрузки не отражается, если товар (работы, услуги) не оплачен. Таким образом, у организации возникает необходимость в ведении дополнительного учетного регистра (ведомости по расчетам с покупателями), в которой отражаются суммы отгрузки, оплаты и сальдо взаиморасчетов на начало и конец периода.

Как было отмечено выше, в ОАО «Контакт» учет выручки производится по мере отгрузки товаров (работ, услуг), в связи с чем реальная задолженность покупателей может быть прослежена по учетным регистрам.

Далее ревизору необходимо осуществить проверку правильности и полноты записей в регистры син­тетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками. Данная проверка может быть проведена параллельно с проверкой документального оформления расчетов, описанной в предыдущем параграфе. При проверке соответствия стоимости поставленных товаров (работ, услуг) в накладных (актах) и документах на оплату целесообразно одновременно контролировать каким образом данные операции отражены в бухгалтерском учете (в реестрах операций по расчетам с поставщиками, соответствующих машинограммах), книгах (карточках) складского учета, отчетах движения товарно-материальных ценностей). При этом ревизор продолжает записи во  вспомогательные ведомости (приложение 10).

В заключение контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками проверяется соблюдение действующей корреспонденции счетов бухгалтерского учета, что позволяет не только выявить ошибки в учетном отражении расчетных операций, но и вскрыть факты умышленного искажения учетных данных с целью сокрытия допущенных злоупотреблений.

В ОАО «Контакт» учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками производится в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета. Данные о состоянии расчетов в полной мере отражены в синтетическом и аналитическом учете.

2.7. Проверка достоверности и взаимоувязки показателей бухгалтерской и стати­стической отчетности по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с покупате­лями и заказчиками

 

Информация о состоянии задолженнос­тям по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с покупате­лями и заказчиками по состоянию на начало года и ко­нец отчетного периода содержится в балансе организации формы № 1 (приложение 23).

ОАО «Контакт» представляет срочную месячную отчет­ность по форме № 6-Ф «Отчет о состоянии расчетов» (приложение 24), которая состоит из трех разделов. В пер­вом разделе показывается состояние расчетов в организации в разрезе следующих показателей: дебиторская задолженность; кредиторская задолженность; задолженность по кредитам бан­ков; денежные средства. Указанные задолженности отражают­ся общей суммой с выделением просроченной — всего, и в том числе просроченная свыше 3 месяцев, 6 месяцев, 1 года, свыше 3 лет. В отдельной графе показываются отсроченные (пролонги­рованные) платежи.

Второй раздел посвящен состоянию расчетов по странам ближнего зарубежья и внутри республики с указанием в от­дельной графе объема отгруженной продукции, выполненных работ, оказанных услуг в отпускных ценах за отчетный период. В третьем разделе, заполняемом на квартальные даты, отра­жается просроченная задолженность по республике и странам ближнего зарубежья.

В квартальной отчетности формы № 2-ф "Отчет о составе средств организации (учреждения) и источниках их образова­ния" наравне с другими показателями отражаются наличие задолженностей по расчетам и кредитам на начало года и конец отчетного периода.

В месячной отчетности формы 5-ф «Отчет о финансовых результатах» (приложение 25) отражаются расчеты, произведенные как в денежной форме, так и неденежными средствами, в том числе зачетами взаимных требований по договорам купли-продажи, подряда, выполнения работ, оказания услуг.

Помимо того, в приложении к бухгалтерскому балансу фор­мы № 5 в разделах 1—2 и справках к разделу 2 даются более подробные данные о наличии и движении дебиторской и кредиторской задол­женности.

В результате проверки дебиторской и кредиторской задолженности, отраженной в бухгалтерской и статистической отчетности ОАО «Контакт» по состоянию на 1.01.2007 г. расхождения не выявлены.