Учет численности персонала, рабочего и нерабочего времени, выполненных работ

Общее количество работающих данного предприятия или объединения, которое значится в списках на зара­ботную плату (оплату труда), называется его списочной численностью. В списочный состав не включаются ра­ботники, временно привлекаемые к выполнению от­дельных работ по трудовым договорам.

Оперативный учет личного состава возложен на от­дел кадров, который оформляет прием, переводы и увольнения работающих на основании: заявления нанимающегося на работу, приказов (распоряжений) о приеме и увольнении, записок о предоставлении отпуска и т. д.                                       

Впервые поступившему на предприятие выдается трудовая книжка, хранящаяся до его увольнения в отделе кадров. На каждого работающего открывается лицевая карточка, в которой фиксируются анкетные и про­чие данные о его трудовой деятельности на предпри­ятии — учебе, повышении разряда, переводах и т. д. Кроме того, присваивается табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во I всех документах на зарплату. Эти сведения оператив­ного учета служат основанием для составления отчетно­сти о численности и составе работников.

На каждом торговом предприятии установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблю­дением ведется при помощи табельного учета. Он пред­полагает наблюдение за приходом на работу и уходом с нее, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени, своевре­менное составление отчетности о наличии и движении работников, использовании рабочего времени и состоя­нии трудовой дисциплины.

Табель представляет собой именной список работни­ков. Порядок его ведения установлен Инструкцией по статистике численности ра­ботников и заработной плате от 19.12.94 г. № 12 Минстата Республики Беларусь. В ней указываются табель­ный номер работника, фамилия, имя и отчество, коли­чество отработанных часов, в том числе ночных, выход­ные дни, неявки на работу (по болезни, в связи с командировкой, отпуском, выполнением государственных обязанностей). Учет явок и использования рабочего времени осуществляется методом сплошной регистра­ции или по отклонениям, т. е. отметкой только неявок, опозданий, сверхурочных часов, прогулов и т. п. При этом делаются цифровые и буквенные отметки: часы явок отмечаются цифрами или точками (при табельном учете по отклонениям), а неявки — буквами: «Б» (болезнь), «О» (очередные и дополнительные отпуска), «К» (командировки), «В» (выходные и праздничные дни), «Р» (отпуск в связи с родами) и т. д. Если на предприятии (фирме) применяется авансирование ра­ботников по оплате труда, то табель заполняется дваж­ды: за первую половину месяца для начисления аванса и за весь месяц.

Для работников с повременной или повременно-премиальной оплатой труда на оборотной стороне табе­ля производится расчет заработной платы (для персона­ла отделов и служб заводоуправления: руководителей, специалистов, служащих и других работников, относя­щихся к служащим).

По окончании месяца табель закрывается, т. е. в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои); общее количество отработан­ных часов, в том числе сдельные, ночные, переработка. Документ подписывается табельщиком и сдается в бухгалтерию для расчетов. Он используется также при составлении теку­щей статистической отчетности о выполнении плана по труду и для анализа трудовой дисциплины.

Учет личного состава и отработанного времени мо­жет быть механизирован. При наличии ЭВМ на пред­приятии создаются картотеки постоянных перфокарт и другие машинные носители информации. По ним со­ставляются ведомости учета личного состава и ис­пользования рабочего времени, характеризующие нали­чие, поступление и выбытие работников по различным признакам: по численности принятых; по видам прие­ма; профессиям и структурным подразделениям; возрасту, разряду, стажу работы, национальности и т. д.; по численности выбывших по причинам увольнения; по сводным ведомостям наличия и движения личного состава по категориям персонала, использования рабо­чего и нерабочего времени в разрезе структурных под­разделений и т. д.