Система управлшня базами даних Microsoft Access

Системи управління базами даних (СУБД)

 

  

У діловій сфері часто приходиться працювати з даними з різних джерел, кожне з який пов'язане з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички.

 

Електронною базою даних (БД) називається послідовність даних заданої структури, записана на магнітний диск комп'ютера.

 

  

 

Системи управління базами даних (СУБД) є набором програмних засобів, необхідних для створення, використання і підтримки баз даних.

 

База даних – це набір даних з наступними властивостями:

· дані логічно пов'язані між собою і несуть відповідну інформацію;

· структура баз даних звичайно відповідає тому специфічному набору даних, які вона містить;

·  бази даних відображають тільки окремі аспекти реального світу, що дає змогу визначити їх як "мікросвіт".

 

Система управління базами даних (СУБД) поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

 

Системи управління даними першого покоління

СУБД першого покоління характерні тим, що кожна група користувачів розробляла своє власне програмне забезпечення по управлінню даними. Наслідками такої сепаратизації стало надмірне дублювання програмних кодів і даних.

Системи управління даними другого покоління

Файли взаємопов'язаних даних об'єднуються в бази даних. СУБД створюються для таких досвідчених користувачів, як програмісти.

Системи управління даними третього покоління

Можливості СУБД розширились. Створені розвинуті інтерфейси, що забезпечують інтерактивний доступ звичайним користувачам.

 

Переваги СУБД:

· Скорочення надлишку даних;

· Без баз даних неможливо уникнути зберігання надлишкових даних;

· При наявності центрального контролю баз даних деякі надлишкові дані можна усунути;

· Надлишкові дані не можуть бути повністю усунені, оскільки велику роль в СУБД відіграють питання часу і достовірності.

 

 

У світі існує безліч СУБД. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми й методи на весь клас СУБД. В якості такого навчального об'єкта розглянемо СУБД Microsoft Access, що входить до пакета Microsoft Office.

 

 

Найпоширенішими СУБД є Visual FoxPro та Microsoft Access.

 

СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ VISUAL FOXPRO (VFP)

Загальна характеристика СУБД VFP

СУБД VFP — це реляційна база даних. Кожна таблиця збері­гається в окремому файлі з розширенням dbf. Усі інші об'єкти — форми (form), запити (query), звіти (report), програми (program), меню (menu), уявлення (view) теж зберігаються в окремих файлах з відповідними типами.

Типи даних. Дані поділяються на змінні бази даних (поля), змінні пам'яті (використовуються для проміжного зберігання да­них) та масиви змінних пам'яті. Ім'я змінної може мати довжину до 10 символів, містити літери від А до Z, всі цифри та знак під­креслювання (—). У таблиці 1 перелічені типи даних, які можуть

приймати змінні.

Таблиця 1

 

Тип даних	Характеристика
Character	Може містити всі символи клавіатури, максимальна дов­жина — 254
Currency	Грошовий тип, може приймати значення від -900Е8 до +900Е8, містить 4 дробові розряди •
Float	Може містити цифри, десяткову крапку. Максимальна довжина поля — 20 символів
Numeric	Може містити цифри, десяткову крапку. Максимальна довжина поля — 20 символів (ціла частина + дробова частина + 1, якщо є десяткова крапка)
Date	Містить дату в такому вигляді: місяць/число/рік, наприк­лад, 10/31/01
Date Time	Містить дату та час, наприклад, 10/31/01 11:59 РМ
Double	Може містити числові дані, але обчислення виконуються з більшою точністю, ніж з даними типу Numeric
Logical	Логічний тип даних. Може приймати два значення Т (True) та F (False)
Memo	Дозволяє зберігати текст необмеженого розміру. Дані у цьому випадку зберігаються в іншому файлі
General	Може містити OLE-об'єкти, компоненти Windows, об'єкти, що створені в інших додатках
Character (binary)	Може містити будь-які 8-бітні значення та символ null (0)
Memo (binary)	Дозволяє зберігати відскановані зображення, оцифровану музику тощо.

 

СИСТЕМА УПРАВЛШНЯ БАЗАМИ ДАНИХ MICROSOFT ACCESS

  Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.

       Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.

       Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

       У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

- система меню;

- панелі інструментів;

- контекстивне меню;

- укажчик миші;

- комбінації клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

 

Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:

· визначення мети створення бази даних;

· визначення таблиць, які повинна містити база даних;

· визначення структури таблиць (полів та їх типів);

· призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;

· визначення зв'язків між таблицями;

· завантаження даних;

· створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;

· аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>ТАБЛИЦА) та аналізатора швид­кодії (меню СЕРВИС>АНАЛИЗ>БЬІСТРОДЕЙСТВИЕ).

 

Розглянемо призначення об'єктів Access.

Таблиця призначена для збереження даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, організована певним чином.

Запит - дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами.

Форма - об'єкт, призначений, як для введення, так і для ви-ведення даних у зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити елементи керування, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних у полях таблиць.

Звіт - об'єкт, призначений для друку даних.

Макроси - засоби для автоматизації роботи з формами, звітами та ін.

Модулі - програмні модулі мовою Visual Basic.

 

 

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо. Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких даних використовують ключове поле.