Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

 

В практической деятельности бухгалтеров иногда возникают ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.

Исправления вносятся в случае признания факта неверного (неправильного, ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учета и (или) в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей, влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете. К таким ошибкам, согласно Инструкции, относятся искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов в бухгалтерском учете и (или) неверное исчисление налогов, сборов (пошлин) в налоговом учете.

Исправления производятся при обнаружении технической ошибки.

Возникновение технических ошибок обусловлено, как правило, невнимательностью лица, производящего операции с данными, содержащимися в обрабатываемых первичных документах и составляемых на их основании учетных регистрах, как ручным способом, так и при автоматизированной обработке информации. Ошибки автоматизированной обработки информации возникают как при вводе информации в компьютерную программу, так и непосредственно при использовании программного обеспечения: при обработке, хранении и передаче данных. К техническим ошибкам относятся:

описки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае ведения учета ручным способом;

опечатки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае введения информации по учету в компьютер или при печатании первичных документов;

пропуски. Появляются при отражении в отчетном периоде данных из большого числа однотипных первичных документов. При этом существенно возрастает вероятность пропуска одного из таких документов либо части информации из такого документа;

повторный ввод данных. Возникновение подобных ошибок характерно для ведения учета с использованием специальных бухгалтерских программ. Такие ошибки связаны с отсутствием либо низким качеством внутреннего текущего контроля;

арифметические ошибки. Чаще всего возникают при подведении итогов в рамках одного учетного регистра, а также при обобщении данных из нескольких источников;

неточное округление. Такие ошибки свойственны для составления первичных документов либо отчетности.

Однако одного установления фактов наличия ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошла ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.

В основе их лежат разработанные схемы взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей учетных регистров.

После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление ошибки в счетных записях имеет большое значение для обеспечения достоверности учетных сведений.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.

В бухгалтерском учете различают два вида ошибок: локальные и транзитные.

Локальные - вызывают искажение информации только в том документе или регистре, где они допущены и не приводят к ошибкам в других документах.

Например, если в счет-фактуре неправильно указана дата, то это не приводит к появлению новых ошибок.

Транзитные ошибки - вызывают автоматическое искажение данных в нескольких регистрах.

Например ошибка в подсчете итогов в журнале-ордере вызывает искажение данных в главной книге, обороной ведомости, балансе.

Ошибочные записи в бухгалтерии исправляются следующими способами: Корректурный, дополнительная запись, сторнировочный (красный "сторно").

Корректурный способ заключается в том, что неправильную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Правильную сумму пишут сверху или рядом. Исправление подтверждают подписью "исправлено" и подписью лиц, подписавших весь документ. Подчисток и замазок не допускается. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или иное основание для исправления.

Этот способ может применяться и в первичных документах, однако рядом с исправлением должны быть уже подписи всех лиц,  ранее подписавших этот документ. В кассовых и банковских документах, исправления не допускаются вообще, а следовательно, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается и выписывается новый. Эти требования специально оговорены в действующем Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (ст.9,10).

Этот способ используется если ошибка обнаружена до подведения итогов. Допускается в главной книге, кассовой книге, в учетных регистрах.

Если ошибка обнаружена не сразу, а после подсчета их оборотов и подведения итогов, и сумма получилась больше чем правильная, то в этом случае используется метод "красного сторно". При этом неправильные суммы сторнируют путем записи красными чернилами или обводят в рамку, или еще раз пишут со знаком "-" и делают правильную запись по счетам за тем же номером, что и неправильная запись.

Способ "красное сторно" (или метод отрицательных чисел).

Этот способ применяется, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию счетов.

Сущность способа "красное сторно" заключается в том, что ошибочная корреспонденция сторнируется (записывается красными чернилами), т. е. снимается, и вместо нее делается обычная правильная запись.

Для исправления ошибки этим способом производится одновременно две записи: прежняя ошибочная запись (с неправильной корреспонденцией счетов) - красными чернилами, новая запись (с правильной корреспонденцией) - обычными чернилами.

В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся хозяйственная операция, ошибочно проведенная два раза сумма и т.п.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой и аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей не только не прибавляются к суммам обычных записей, а, наоборот, как отрицательные числа вычитаются (исключаются из них). Этим и достигается основная цель красного сторно - уничтожить (аннулировать) неправильную запись: одна и та же сумма, учтенная при подсчете итогов два раза - первый раз с плюсом (обычная), а второй раз с минусом (красная), становится равной нулю (уничтожается).

В теории и на практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах,  способ обратной проводки. Однако этим способом следует пользоваться с осторожностью, так как здесь происходит искусственное увеличение оборотах на счетах, а следовательно, и искажение показателей, объем деятельности, расчетов и другое.

Следовательно, выбирая способ исправления ошибок в записях, бухгалтер должен всегда предвидеть возможные негативные последствия и остановиться на таких, которые этих последствий не вызывают.