Порядок внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов

При засвидетельствовании копий с документов и выписок из них в делах нотариальных контор не остается каких-либо документов, кроме записей в реестре. Записи в реестре имеют существенное значение, поскольку выписки из этих записей могут быть выданы заинтересованным лицам. Все свидетельствуемые копии записываются в общий или специальный реестр. Порядок внесения записей ранее был определен Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, изложенными в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Данные указания были отменены Приказом Министерства юстиции РФ 19 февраля 2002 г. за № 52.

Запись в реестре может быть произведена либо самим нотариусом, либо иным работником нотариальной конторы, но только после того, как удостоверительная надпись на копии документа подписана нотариусом. В графе «Содержание нотариального действия» указывается наименование документа, его краткое содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит документ, кем и когда выдан документ. Необходимо указывать количество страниц, на которых изложен документ, и количество экземпляров свидетельствуемых копий.

В качестве примера можно привести образцы наиболее кратких записей копий некоторых документов.

1. Свидетельство о рождении.

Одна копия на одной странице со свидетельства о рождении I–АР 987543 от 26 марта 1961 года, выданного загсом Кировского района Москвы о рождении 20 марта 1961 года Богомазова Сергея Владимировича.

2. Диплом вуза.

Одна копия на одной странице диплома ЗВ № 514945 от 25 июня 1983 года об окончании Евстафьевой Розой Иматовной МГУ с квалификацией юриста, регистрационный номер 917.

3. Диплом доктора наук.

Четыре копии диплома доктора юридических наук РК № 4567341, выданного 5 марта 1987 года Башкирским государственным университетом Уткиной Ларисе Константиновне.

4. Свидетельство о праве на наследство.

Одна копия на одной странице свидетельства о праве на наследство, реестр № 3542, от 26 февраля 1996 года, выданного нотариусом г. Москвы Петкевич Галиной Григорьевной Мухе Наталье Евгеньевне к имуществу Ивановой Надежды Кузьминичны.

5. Доверенность.

Одна копия на одной странице доверенности от имени Павловой Ирины Викторовны, удостоверенной Галикеевой Ириной Гаязовной, нотариусом г. Сочи, по реестру № 1764, 16 февраля 2000 года Ларионовой Ирине Павловне на получение диплома об окончании Московской академии управления.

6. Копия с копии.

Одна копия на одной странице с копии, засвидетельствованной нотариусом г. Сыктывкара Габдуллиной Резедой Ахатовной 24 июня 2002 года по реестру № 5458к со свидетельства о рождении Зоновой Ольги Николаевны, родившейся 7 ноября 1927 года, выданного загсом Сокольнического района г. Москва 3 марта 1945 года повторно.

7. Решение суда.

Пять копий на трех страницах каждая с копии решения Ленинского районного суда г. Уфы по делу № 25/32 от 24 сентября 1998 года по иску Шарафутдиновой Райли Аглямовны о признании права собственности на домовладение, находящееся в г. Уфе по ул. Кирова, д. 31.

При производстве записей оформленных копий возможно применение специальных штампов, в оттиске которых проставляются от руки лишь некоторые реквизиты записываемого документа. Такой способ регистрации не только облегчает работу по записи в реестр, но и экономит время нотариуса и клиента.