Резерв на списание естественной убыли

Товарные потери при хранении и реализации вследствие естествен­ной убыли должны списываться в том месяце, когда проводилась ин­вентаризация. Поскольку она, как правило, ежемесячно не проводится, то отнесение всей суммы потерь, возникших за межинвентаризационный период (например, за полугодие), на издержки обращения одного месяца было бы неправильно, так как в этом случае искусственно уменьшались бы расходы тех месяцев, в которых не было инвентариза­ции, и увеличивались бы расходы того месяца, в котором она проводи­лась. Такое единовременное списание оказало бы влияние на правиль­ность исчисления прибыли за определенный отчетный период.

В связи с тем, что товарные потери вследствие естественной убыли образуются в течение всего межинвентаризационного периода, то и распределяться они должны между всеми месяцами данного периода. Это достигается ежемесячным списанием на издержки обращения пла­новой суммы таких потерь путем начисления резерва на естественную убыль.

Согласно п. 2.17 Методических рекомендаций в целях равномерного отражения предстоящих расходов в издержках обращения и производст­ва на холодильниках, хладокомбинатах, базах овощных и продовольст­венных товаров, торговых предприятиях, имеющих склады, ежемесячно начисляется резерв на списание естественной убыли товаров в пределах действующих норм (при их наличии), который формируется на счете 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей". Начисление резерва на естественную убыль должно быть отражено в учетной политике. При определении размера данного резерва следует воспользоваться средним процентом товарных потерь по отношению к товарообороту по про­шлому периоду, то есть создавать резерв в пределах процента от товаро­оборота.

Начисление резерва ежемесячно отражается записью:

Дт 44 "Издержки обращения"

Кт 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей".

После проведения инвентаризации недостачу товаров, образовав­шуюся вследствие естественной убыли, списывают за счет начисленного резерва (на покупную стоимость), что отражается проводкой:

Дт 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если учет товаров ведется по продажным ценам, то делается допол­нительная запись на разность между стоимостью товаров по учетным и покупным ценам:

Дт 83-3 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Таким образом, со счета 84 недостачи товаров списываются по учет­ным ценам, а на расходы по организации торговли товарные потери списываются по себестоимости (покупным ценам).

Обычно суммы фактической недостачи товаров вследствие естест­венной убыли и начисленного резерва не совпадают, поэтому при их списании производят корректировку резерва.

Если недостача товаров вследствие естественной убыли оказалась больше начисленного резерва, то на эту разницу производят его доначисление проводкой:

Дт 44 "Издержки обращения"

Кт 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей".

Если недостача товаров вследствие естественной убыли окажется меньше начисленного резерва, то излишне начисленная сумма его спи­сывается на уменьшение издержек обращения составлением исправи­тельной записи методом красного сторно (то есть излишне начислен­ный резерв сторнируется).

Согласно п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в РФ в целях равномерного включения пред­стоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать определенные резервы. Создание резерва на списание естественной убыли товаров предусмотрено для организаций, имеющие склады, на базах овощных и продовольственных товаров, холодильниках и хладокомбинатах (письмо Комитета РФ по торговле от 16.03.93 № 1-435/32-2 по согласованию с Минэкономики и Минфином РФ; п.2.17 Методических рекомендаций по учету издержек обращения в торговле).

В соответствии с п. 2.17 Методических рекомендаций организации торговли должны в конце отчетного года в случае превышения факти­чески начисленного резерва над суммой расчета, подтвержденного ин­вентаризацией, производить сторнировочную запись издержек обраще­ния и производства. Вместе с тем сторнирование в конце года остатка неиспользованного резерва на естественную убыль без проведения ин­вентаризации (которую провести строго 1 января невозможно) будет нарушением одного из основных принципов бухгалтерского учета -принципа начисления и равномерного распределения затрат по перио­дам. Следовательно, резерв на естественную убыль, по сути, должен быть переходящим на следующий год и подлежать корректировке толь­ко на момент проведения инвентаризации.

Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их изготовления, хранения и реализации (независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета издержек производства (обращения), финансовые результаты или ви­новных лиц), первоначально отражается по учетным ценам по дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетом 41 "Товары". При этом исключение составляют:

- некомпенсируемые потери товарно-материальных ценностей, воз­никшие в результате стихийных бедствий (уничтожение, порча товар­ных запасов и пр.), некомпенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Такие потери относятся на счет 80 "Прибыли и убытки" и признаются внереализационными убытками, что отражается проводкой:

Дт 80 "Прибыли и убытки"

Кт 41 "Товары",

- недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров и образовавшиеся по вине поставщиков или транспортных орга­низаций. Эти суммы учитывают по дебету счета 63 "Расчеты по претензиям" при приемке товара проводкой:

Дт 63 "Расчеты по претензиям"

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

При отказе органами арбитража во взыскании данных сумм они спи­сываются со счета 63 на счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При вынесении органами арбитража решения о взыскании с по­ставщика сумм недостач и потерь товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете поставщика сум­ма реализации, ранее отраженная по дебету счетов 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет" или 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", сторнируется на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается обычной записью по дебету счетов 51 "Рас­четный счет", 52 "Валютный счет" или 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами". При перечислении сумм покупателю счет 76 "Расчеты с раз­ными дебиторами и кредиторами" дебетуется в корреспонденции со счетом 51 "Расчетный счет". Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" и кредиту счета 40 "Готовая продукция". Восстановленная таким образом на счете 40 "Готовая продукция" сумма списывается затем в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Итак, на счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" относят все потери независимо от характера, причины возникновения и источ­ника возмещения. По дебету этого счета отражают:

- потери в пределах норм естественной убыли при перевозке, хране­нии и реализации;

- потери от понижения качества плодоовощной продукции при со­блюдении нормальных условий хранения;

- потери от недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли в случае, когда конкретные виновники не установлены;

- потери товаров, а также денежных средств, подлежащие взысканию с материально ответственных лиц;

- потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных ценностей, во взыскании которых полностью или частично отказано судом вследствие необоснованности исков;

- потери от списания задолженности по претензиям к поставщикам и транспортным организациям за выявленную при приемке недостачу или порчу товаров в случае отказа арбитража в удовлетворении предъ­явленных исков.

По дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" приво­дятся:

- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным то­варно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость (в снабженческих, сбытовых, торговых предприятиях - стоимость по продажным ценам при ведении учета по этим ценам);

- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным ос­новным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная стои­мость за минусом суммы начисленного износа);

- по частично испорченным материальным ценностям - сумма опре­делившихся потерь.

По недостачам (хищениям) и порче материальных ценностей записи производятся по дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценно­стей" с кредита счетов учета названных ценностей.

В соответствии с Инструкцией Госналогслужбы РФ от 11.10.95 № 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" в действующей редакции организации оптовой торговли в тех случаях, когда недостача, порча или хищение материальных ценностей отража­ются в учете до списания суммы НДС, уплаченной при приобретении, они фиксируются по кредиту счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в установленном для списания недостач порядке без возмещения (зачета) соответствующего НДС из бюджета, что можно отразить проводкой:

Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кт 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Списание сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, в том числе и товаров, регулируется законодательством и учредительными документами.

Порядок списания определен п. 28 Положения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и п. 2.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых ре­зультатов на предприятиях торговли и общественного питания. По кре­диту счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списываются:

- недостачи и потери от порчи ценностей в пределах норм естест­венной убыли (при наличии норм) - на счета учета материальных цен­ностей (когда они выявлены при заготовлении) или издержек обраще­ния (когда они выявлены при хранении или реализации);

- недостачи ценностей сверх норм убыли (при наличии норм) и по­тери от порчи и похищенных ценностей - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";

- недостачи ценностей сверх норм убыли при отсутствии конкретных виновников, а также недостачи и хищения товарно-материальных цен­ностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснован­ности исков, - на финансовые результаты (у коммерческой организа­ции) по покупной стоимости, что отражается проводкой:

Дт 80 "Прибыли и убытки"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей ".

Также в соответствии с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 01.07.95 № 661 в Положение о составе затрат (п. 15, абзац 12), суммы убытков от хищений, виновники которых по решениям суда не установлены, включаются в состав внереализационных расходов, что должно фиксироваться бухгалтерской записью:

Дт 80 "Прибыли и убытки"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По кредиту счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отра­жаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету ука­занного счета. При этом на счета учета издержек обращения списыва­ются недостающие ценности по их фактической себестоимости.

Недостачи сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, а также по­хищенных ценностей за счет материально ответственных лиц учитываются по дебету субсчета 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба", при этом на сумму недостачи по учетным ценам делается проводка:

Дт 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

По решению руководителя организации с виновного лица может быть взыскана стоимость недостающих ценностей по рыночным ценам. При этом на сумму разницы между стоимостью недостающих ценно­стей, отнесенной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операци­ям", и их стоимостью, отраженной на счете 84, делается запись:

Дт 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кт 83-3 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 83 "Доходы будущих периодов".

Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лица­ми или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 83 "Доходы будущих периодов". Од­новременно на эти суммы дебетуется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба") и кредитуется счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценно­стей". По мере погашения задолженности кредитуется счет 80 "Прибыли и убытки" и дебетуется счет 83 "Доходы будущих периодов".

При погашении недостачи материально ответственным лицом на сумму внесенных платежей делаются проводки:

Дт 50 "Касса" (51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет")

Кт 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Недостачи, кроме того, могут быть удержаны из заработной платы. Это отражается записью на соответствующую сумму:

Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кт 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать половины начисленной заработной платы.