Отчетность материально ответственных лиц

Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами (кладовщик, заведующий складом), с которыми заключается

соответствующий договор.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопрово­дительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возмож­но учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном изме­рении.

Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводи­тельные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специали­зации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документообо­рота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.

Там, где используется оперативный бухгалтерский (сальдовый) метод аналитического учета товаров, в условиях небольшого склада с ограни­ченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения мате­риально ответственные лица обычно составляют товарные отчеты.

В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера доку­ментов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризаци­онной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за от­четный период. В конце отчета прописью указывается число приложен­ных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

На некоторых оптовых торговых предприятиях в товарные отчеты вводят дополнительные графы, например: номер и дату документа по­ставщика и склада, номер партии, стоимость товаров, общее количество товаров по документу и отчету в целом и др.

По продовольственным товарам отчеты составляют по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам и количеству товара и тары.

На предприятиях, применяющих количественно-суммовой метод учета, имеющих большой документооборот, составляются сопроводи­тельные реестры, представляющие собой простой перечень документов с указанием их наименований, номеров и количества (отдельно по при­ходу и расходу).

Экспедиторы составляют отчеты о развозе товаров, полученных на оптовом складе и доставленных покупателям (магазинам). В этом отчете указываются склад, номер и дата документа, номера предприятий-получателей, наименование и количество принятых и сданных товаров, фиксируются недостачи и излишки (необходимо помнить о том, что эти суммы должны быть определены в подписанных заинтересованными сторонами актах). Отчет может быть составлен на основании непосред­ственно счета-фактуры (или товарно-транспортной накладной) с при­ложением к нему накладных на товары, переданные покупателям (мага­зинам).

Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются ру­ководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других конкретных условий (ежедневно, еженедельно и т. п.). Увеличе­ние срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгал­терии.

Товарные отчеты и сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и первичные докумен­ты должны быть в тот же день проверены по форме, по существу и арифметически. При этом бухгалтер должен обращать внимание на ре­альность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и др. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать не­достачи и излишки.' Обнаруженные при проверке отчетов ошибки ис­правляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку. Сальдо, получен­ное по данным бухгалтерского учета, сверяют с остатками товаров и тары по товарному отчету.

Учет товарных запасов в бухгалтерии.

Учет товаров ведется на активном счете 41 "Товары", кредитовые обороты которого отражаются в соответствующем журнале-ордере, а дебетовые - в ведомости. Записи в журнале-ордере и ведомости ведут на основании сводных учетных документов (например, товарных отчетов). Аналитический учет товаров в бухгалтерии ведется раздельно по материаль­но ответственным лицам, наименованиям, сортам. При этом применяется метод натурально-стоимостною учета товаров.