Документальное оформление движения основных средств

Учет движения основных средств в организации оформляется унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом России 21.03.2001 г. № 7. Рассмотрим предлагаемый пакет документов. Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1) применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:

а) приобретения за плату у других организаций;

б) строительство хозяйственным и подрядным способом;

в) получения от других юридических и физических лиц в безвозмездное пользование;

г) внесение учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

д) получение в хозяйственное или операционное управление;

е) взятие в аренду с последующим выпуском;

ж) передачи в совместную деятельность и доверительное управление; передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Эту форму применяют для учета ввода в эксплуатацию объектов основных средств за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке; для оформления внутреннего перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения в другое; для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект комиссией, назначенной приказом руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приему нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Форма № ОС-1 применяется при оформлении внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое. В это случае акт (накладная) приемки-передачи основных средств выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй – структурному подразделению организации – сдатчика.

При передаче акта приемки-передачи в бухгалтерию организации к нему прилагается техническая документация по данному объекту. На основании этих документов работники бухгалтерии делают соответствующие записи в инвентарных карточках учета основных средств. На основании второго экземпляра акта приемки-передачи сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации) о выбытии объекта основных средств.  

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1) подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

В соответствии с постановлением Госкомстата России «Об утверждении дополнений к Указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России» от 28 января 2002 г. № 5 «допускается составление общего акта (накладной) приемки-передачи основных средств по форме № ОС-1, оформляющегося приемку группы однотипных объектов основных средств, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце».

   Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3) применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации и соответственно их сдачи.

Если ремонт, реконструкции и модернизацию организация выполняет собственными силами, акт составляется в одном экземпляре. Если сторонняя организации, второй экземпляр передают организации, проводившей договорные работы.

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3) подписывает уполномоченный на приемку объектов основных средств представитель организации, производившей ремонт (реконструкцию, модернизацию), и передают в бухгалтерию, где делают необходимые записи в инвентарных карточках учета основных средств. В технический паспорт соответствующего предмета вносят необходимые изменения в эксплуатационную характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Акт подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

Акт на списание основных средств (форма № ОС-4) применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных) при полной или частичной ликвидации. Акт составляет комиссия в двух экземплярах, назначенная руководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т.п.

Запасы по ликвидации, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе «Расчет результатов списания автомобиля (полуприцепа)».

Инвентаризационная карточка учета основных средств (форма № ОС-6) применяется для учета всех видов основных средств, а так же для группового учета однотипных объектов, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Инвентарные карточки ведут в бухгалтерии, их открывают на каждый объект или группу однотипных объектов, заполняют в одном экземпляре на основании акта (накладной) (форма № ОС-1)и другой технической документации на данный объект. Записи в инвентарную карточку о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции, ремонту объекта делают по данным актам приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов (форма № ОС-3). В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Основанием для записей о выбытии объектов основных средств при передаче их в другой организации, продаже или списании за ветхостью (непригодностью) являются акты форм №№ ОС-1, ОС-3, ОС-4, ОС-4а [13, С 267].

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта»записывают только основные качественные и количественные показатели, относящиеся к этому объекту, а также перечисляют его важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности.

Если эти показатели в результате реконструкции, достройки и дооборудования значительно изменились, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект (когда сложно зафиксировать в ней все характеристики дооборудования или реконструированного объекта), можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Акт о приемке оборудования (форма № ОС-14) применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией. При получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, копия которого ему передается.

Если не представляется возможность произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, акт о приемке оборудования (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по данным наружного осмотра.

Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-25) составляется на выявленные дефекты в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования.

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) составляется при передаче оборудования монтажным организациям.