Реинжиниринг бизнес-процессов

ТЕМА 5

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

ВОПРОСЫ К ТЕМЕ:

1. Общие принципы совершенствования работы компании.

2. Реинжиниринг бизнес-процессов.

3. Функции, повышающие конкурентоспособность компании.

 

 

Общие принципы совершенствования работы компании

Формальная схема поиска путей совершенствования работы компании во многих случаях начинается с обобщенного анализа, в процессе которого могут быть обнаружены участки работы, требующие более детального изучения. Например, в процессе первоначального исследования может быть проанализирована конструкция выпускаемого продукта на предмет возможного сокращения количества деталей или упрощения технологических операций по их обработке. Можно рассмотреть общую схему перемещения материального потока, размещение мощностей, планировку помещений с точки зрения получения дополнительной выгоды. В результате такого анализа могут быть идентифицированы места, требующие более тщательного изучения. Например, центральным пунктом поиска путей совершенствования может стать «узкое место» производственного процесса, доступность новой технологии. Выполнение части работ может потребовать модернизации некоторых рабочих заданий, входящих в состав технологических операций.

Общая процедура совершенствования методов работы состоит в выполнении пяти основных этапов.

1. Наблюдение за существующим методом и осмысление принципов его применения.

2. Документирование используемого метода. Очень полезным оказывается подробное описание анализируемого метода. Кроме того, существенную помощь оказывает составление блок-схем используемых методов работы (таких, например, как карты выполнения операций или выполнения технологического процесса).

3. Критическая оценка существующего метода и каждого изменения, которое предлагается внести в этот метод. Это наиболее важный этап анализа методов работы, поскольку именно на этом этапе генерируются идеи поиска путей совершенствования. Важную роль могут сыграть творческий подход, изобретательность и настойчивость. Существенную помощь на этом этапе может оказать системный подход к решению проблемы, подразумевающий тщательный анализ всех факторов – размещения производственных мощностей, подготовки и переподготовки работников, требуемых инвестиций и любых других, которые могут оказать влияние на эффективность работы компании.

4. Внедрение усовершенствования. Специалист, в обязанности которого входят поиск и реализация путей улучшения методов работы, должен определить план действий, распределить обязанности по выполнению этого плана между другими работниками, проследить за применением обновленного метода работы. Любой новый метод, проходящий стадию внедрения, должен продемонстрировать потенциальные возможности снижения себестоимости продукции или улучшения ее качества до уровня, достаточного для того, чтобы покрыть затраты на обеспечение качества.

5. Повторная оценка метода по прошествии достаточно продолжительного промежутка времени, с тем чтобы оценить, работает ли данный метод так, как было запланировано.

Следует обратить особое внимание на то, что содержание последнего этапа процедуры совершенствования свидетельствует о том, что на данном этапе процедура не заканчивается. Повторную оценку обновленного метода следует выполнять неоднократно. Сначала необходимо проверить, обеспечивает ли новый метод намеченный уровень повышения эффективности работы; затем определить, возможно ли дальнейшее улучшение процесса совершенствования. Данная методика фактически сводится к непрерывному процессу улучшения работы компании.

 

 

Реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов (business process reengineering – BPR) – это фундаментальное переосмысление и радикальное обновление бизнес-процессов с целью обеспечения кардинального улучшения работы компании. Основная идея этого подхода состоит в том, чтобы начать анализ деятельности компании с нуля, не принимая при этом никаких значимых исходных предположений.

На первом этапе анализа необходимо поставить вопрос, чем должна заниматься компания; это необходимо сделать еще до начала поиска путей выполнения поставленных задач. На следующем этапе «с чистого листа» необходимо осуществить поиск оптимального способа их решения. В процессе анализа необходимо проигнорировать существующее положение вещей и сконцентрировать внимание на том, что следует делать.

Целью реинжиниринга бизнес-процессов является преодоление недостатков.

Основным принципом реинжиниринга бизнес-процессов является следующее утверждение: «Вместо “латания дыр” на старом процессе лучше заменить его новым, самым лучшим из всех возможных». Применение этого принципа приводит к смещению фокуса с одного отдельно взятого направления деятельности компании на конечный результат, который необходимо обеспечить. Применение данного принципа делает мышление специалистов более открытым к активизации творческих способностей. Реинжиниринг бизнес-процессов, охватывающий гораздо более обширный участок деятельности компании, представляет собой ценное средство поиска более крупных, этапных усовершенствований.

Процесс – это совокупность одной или более производственных или сервисных операций, увеличивающих ценность исходных ресурсов с целью предоставления товаров или услуг в распоряжение внешнего или внутреннего потребителя. Операционная функция также относится к категории процессов. Процесс может состоять из многочисленных подпроцессов, которые могут быть подвержены более детальному анализу.

Компания в целом тоже представляет собой сложную систему ряда взаимосвязанных подпроцессов. Операционная функция компании может сыграть немаловажную роль в том, чтобы сделать выполнение этих процессов эффективным и рациональным. Тот факт, что выполнение процессов проходит по функциональным связям, а также что в выполнение процессов может быть вовлечено множество подразделений, повышает значимость анализа работы компании с точки зрения процессов, выполняемых в ней.

Подход к анализу работы компании как процесса позволяет идентифицировать все взаимосвязанные этапы, которые должны быть запланированы в данной системе. Кроме того, такой подход обеспечивает наличие в системе только необходимых этапов. Во многих случаях складывается ситуация, когда отдельному человеку не принадлежит право собственности на процесс в целом, если выполнение этого процесса охватывает работу нескольких отделов или цехов компании.

При таких обстоятельствах работа может выполняться не на самом высоком уровне эффективности, если каждый участок этой работы запланирован как относительно независимый этап, выполняемый в рамках одной обособленной части компании. С течением времени могут появиться более эффективные методы выполнения данного процесса или его отдельных фрагментов, однако потенциальные усовершенствования могут так и остаться незамеченными или нереализованными по той причине, что отсутствуют централизованный контроль и анализ процесса в целом.

В настоящее время во многих компаниях большое внимание уделяется совершенствованию бизнес-процессов (или реинжинирингу бизнес-процессов). В таких компаниях предпринимаются попытки улучшения методов работы посредством осуществления анализа работы с точки зрения выполняемых процессов. Анализ работы компании как серии взаимосвязанных этапов и на этапе первоначального проектирования системы, и в процессе ее усовершенствования с большей степенью вероятности позволяет улучшить координацию действий всех составных частей системы и обеспечивает более равномерное ее функционирование.

В каждой компании есть ряд основных и вспомогательных процессов; кроме того, в каждой компании имеются ее собственные уникальные способы совершенствования этих процессов. Выбор процесса, подлежащего усовершенствованию, может основываться по меньшей мере на трех критериях. Среди этих критериев можно назвать низкий уровень эффективности выполнения процесса, степень влияния процесса на потребителей, возможность осуществить усовершенствование процесса.

Представим некоторые характеристики работы компании, в которой был осуществлен реинжиниринг бизнес-процессов. Эти характеристики иллюстрируют тот тип изменений, которые произошли в компании:

- объединение нескольких рабочих заданий в одно;

- участие рабочих в принятии большего количества решений;

- выполнение всех этапов того или иного процесса естественным образом;

- наличие нескольких вариантов выполнения процессов, обеспечивающих гибкость;

- выполнение работы там, где это наиболее целесообразно;

- сокращение количества операций по проверке и контролю хода выполнения процессов;

- минимальное количество конфликтов, подлежащих урегулированию;

- обеспечение единой точки соприкосновения представителем централизованного управления делами компании;

- преобладание гибридной формы централизованно-децентрализованного выполнения операций.

Многим компаниям свойственна раздробленность организационной структуры, которая обусловливает ситуацию, когда работники компании сосредоточивают внимание только на том участке работы, который входит в круг их обязанностей. Именно поэтому в большинстве случаев основной целью реинжиниринга бизнес-процессов является преодоление этой раздробленности, обеспечение более высокого уровня интеграции и координации работы различных организационных подразделений компании.