Структура делопроизводственной службы

Производственная практика проходила в ЗАО "КАБО", производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт счетчиков электрических импульсов.

Структура компании ЗАО "КАБО" включает в себя следующие отделы: юридический отдел, бухгалтерию, отделы снабжения и сбыта, производственный отдел.

Ведение делопроизводства в ЗАО "КАБО" возлагается на юридический отдел.Функции делопроизводственной службы осуществляют начальник канцелярии, делопроизводитель и юрисконсульт под руководством финансового директора ЗАО «КАБО».

Делопроизводственная служба обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В своей работе делопроизводственная служба руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

Занимаемая мною должность - делопроизводителя, предусматривала знакомство со стадиями текущего делопроизводства.

Основные задачи делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»:

- Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

- Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществление необходимого инструктажа через существующие подразделения предприятия.

- Выдача работникам характеристики.

- Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.

- Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.

- Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.

Делопроизводство в ЗАО «КАБО» осуществляется централизованной системой управления, все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в юридическом отделе общества (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).

Достоинства структуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»