Функции делопроизводственной службы

I. Финансовый директор, осуществляя функции делопроизводственной службы относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора Общества по представлению.

Осуществляя функции делопроизводственной службы, в своей деятельности, финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями генерального директора Общества.

Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации. Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.

II. Начальник канцелярии относится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ЗАО «КАБО». В своей работе начальник канцелярии руководствуется: нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями генерального директора предприятия.

Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров. Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии. Осуществляет контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.

III. Делопроизводитель принимаети регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.Отвечает на запросы организаций и письма граждан.Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.

IV. Юрисконсульт, разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.