Подготовка к совещанию

 

Систематическая организация: Немцы, Голландцы, Датчане Органическая организация: Британцы, Итальянцы, Испанцы, Ирландцы, Греки

- хорошо подготовлены к совещанию. Го­товятся к лаконичному изложению содер­жания выступлений с целью внесения по­правок и их изучения.    - имеют обыкновение доклады изучать в самолете, а иногда просматривают их на совещании, полагая, что сказанное важнее написанного. Считают, что рабочие мате­риалы должны быть заранее распространены и замечания — получены до совещания

 

 

Посещаемость совещаний.

Органическая организация: Итальянцы, Греки Руководство группой: Британцы, Датчане, Голландцы

- часто непонятно до последней минуты, сколько человек будет присутствовать на совещании, хотя предварительно состав участников был оговорен. - если зарегистрированный участник не может присутствовать на совещании - по­шлют замену

Пунктуальность

Систематизация организация Органическая организация

- пунктуальны, считают, что совещание должно начинаться и заканчиваться вовремя, даже если его цель не будет достигну­та до конца. - менее всех придерживаются дисципли­ны на совещаниях. Могут выйти, чтобы по­ звонить или будут заниматься своим делом, когда обсуждение не затрагивает непосред­ственно их.

Повестка дня

Систематическая организация Частично органическая организация: например, британцы Органическая организация

- предполагает подготовленную повестку дня.   - обсуждают и вносят поправки в повес­тку дня в начале совещания. - полная свобода внесения незапланиро­ванных вопросов.

Председатель совещания

Индивидуальное руководство: Французы, Бельгийцы, Испанцы Коллективное руководство Органическая организация Систематическая организация

- предполагают строгий контроль регла­мента со стороны председателя, но одно­временно считают правомерным опровер­гать его и претендовать на реальную власть вне протокола. -считают, что председатель должен быть ненавязчив, но его положение заслужива­ет уважения - большая свобода участникам и меньшая — формальности со стороны председателя.  - ждут содействия со стороны председа­теля.

Участие в совещании

Немецкий стиль Французский стиль Итальянский стиль   Британский стиль Голландский стиль                                                           Испанский стиль

- считают-, что необходимо быть хорошо подготовленными и принимать участие только тогда, когда чувствуешь свой про­фессионализм и знаешь, что сказать по су­ществу. Никогда не прерывают и не опро­вергают оппонента немедленно и не счита­ют свою позицию неоспоримой.    - свойственны противоречия, догматизм и рациональная модель. Надеются на свою по­зицию обсуждения и принимают позицию партнера для опровержения своих доводов    - присуще творчество, обновление, услож­ненность и возбуждение. Пользуются анало­гиями, примерами, которые не всегда умест­ны с прагматической точки зрения.    - прагматизм и ощущение реальности. До­воды подкрепляют фактами. Воспринимают и предполагают обсуждение любого снятия напряженности юмор, воспринимае­мый часто как легкомыслие мнения, а не его навязывание. Умело используют для снятия напряженности юмор, воспринимае­мый часто как легкомыслие.    - похож на британский в поиске общей зоны решений, отдают предпочтение практике. Открытая форма участия.   - осторожны, бояться критики по любой причине, но в дебатах участвуют эмоцио­нально и выразительно, когда чувствуют себя уверенно.

Консенсунс

Органическая организация                               Систематическая организация Руководство группой

- могут дать согласие для принятия реше­ния, но не будут его придерживаться.  - принимают решения при условии их выполнения.   - добиваются консенсуса с учетом мнении и интересов партнеров, но способствуют принятию лучшей идеи, нежели их собственной.

Результат совещания

Систематическая организация                                           Органическая организация

- предполагает определенный результат. Выработку плана действий, ответственность партнеров при его реализации.     - может отсутствовать конкретное реше­ние. Считают, что взаимопонимание, жела­ние сотрудничать и продвигать дело важнее, чем конкретные шаги.

Таким образом, прочитав карту Моула, можно сделать вывод, что знание культурных различий поможет партнерам стать более эффектив­ными при достижении консенсуса.

Готовясь к контакту с зарубежными партнерами, полезно ответить на ряд вопросов. Ниже приводится в слегка модифицированном виде пе­речень вопросов, рекомендуемый Р. Льюисом:

 

1.  Какова конкретная цель встречи? Это предварительный контакт, сбор информации, обсуждение конкретных задач, социальные вопросы?

 2. Какому стилю обсуждения будет отдано предпочтение партнеров: веж­ливому, агрессивному, свободному, и каковы их основные аргументы?

3.  Каков процесс принятия решений в команде у партнеров (руководи­тель, команда, полномочия отсутствующего лица, нескольких равно­правных по статусу участников)?

4. Пойдут ли партнеры на взаимные уступки в зависимости от выбран­ной стратегии переговоров (жесткой, мягкой, умеренной жесткости, принципиальной)?

5. Какова расстановка приоритетов у партнеров: прибыльность, долго­срочные отношения,             победа, гармония?

6. Какова возможность механизма поиска альтернативных решений как способа выхода из

тупиковых ситуаций?

7. Как культурный разрыв (логический, религиозный, политический, эмо­циональный) между партнерами скажется на ходе переговоров?

8. Какова наша готовность соблюсти важные для них этические ценности?

9. В чем заключается эмоциональная уязвимость партнеров: нацио­нальная, персональная?

10. Где будут проходить переговоры? В офисе (чьем?), в кафе, ресторане, бизнес-центре?

11. Каков будет состав участников переговоров? Уровень представитель­ства, количество участников, их квалификация?

12. Время переговоров, часы, дни, недели?

13. Каковы условия переговоров? Помещения, сиденья, техническое и ин­формационное обеспечение, комфорт, транспорт, проживание, питание?

14. Какова культурная программа? Экскурсии, театры, концерты, спортив­ный отдых?

15. Какова ожидаемая степень обязательности протокола⁵ Официаль­ность, одежда, повестка дня, «без галстуков»?

16. На каком языке пройдут переговоры?  Необходим ли переводчик?

17. В какой степени допустимы при проведении переговоров юмор и ирония?

 

 

Правильно найденные ответы на эти вопросы помогут лучше подготовиться к встрече, настроиться на нее, а значит, и завершить ее более продуктивно. Можно рассчитывать на то, что и другая сторона постарается прояснить для себя аналогичный контрольный список вопросов» Очень полезно провести предварительную встречу для выработки qcho вы и обшей структуры будущего обсуждения и его условий.