2020-01-14
67
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.
Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:
входящие, исходящие и внутренние документы;
регистрируемые и нерегистрируемые документы;
направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:
экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
регистрация документов;
организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;
обработка исполненных и отправляемых документов.
В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:
более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.
Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.
РЕШЕНИЯ:
Для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих процесс организации документооборота на предприятии Консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предлагает использовать следующие информационные продукты:
Помощник документоведа и архивиста" – регулярно обновляемая информационная система, включающая нормативные правовые и нормативно-технические документы, регламентирующие технологии документирования информации, работы с документами и их хранения. Кроме того система содержит методические материалы, электронные версии книг и словарей по вопросам создания и оформления документов, организации документооборота, осуществления оперативного и архивного хранения документов. С подробной информацией о системе можно ознакомиться здесь;
o "Информационно-справочная система архивной отрасли" (ИССАО) – официальная база данных Федерального архивного агентства, содержащая правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу, рекомендованная Росархивом к использованию в органах управления архивным делом, федеральных и государственных архивах, муниципальных архивах, службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивах федеральных министерств и ведомств, органов исполнительной власти субъектов РФ, организаций, предприятий и т.д. С подробной информацией о системе можно ознакомиться здесь.
