Применение компьютерных и информационных технологий ЭВМ

 

Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям. Информационная технология – сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

Существенное влияние на классификацию оказывают возможные режимы обработки данных в вычислительных системах (ВС). Целесообразно выделять режимы работы и режимы эксплуатации ВС. Режимы эксплуатации во многом связаны с повышением эффективности работы пользователей. Режимы работы в основном определяют эффективность работы ВС.

Структура информационной технологии – это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний.

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных технологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии. Примером такого критерия может служить пользовательский интерфейс (совокупность приемов взаимодействия с компьютером), реализующийся операционной системой.

Вся документация предприятия ЗАО «Нижневартовскремсервис» ведется в электронной форме. На предприятии имеется в наличии 3 компьютера, 2 принтера «HP1100LP», 1 сканер «Metrologic MS951». Технические характеристики компьютеров и их место расположения: процессоры Duron 750 Hz (бухгалтерия, директор, экономический отдел), Celeron 800 HZ (основное производство); оперативная память 124 Mb; жесткие диски SeaGate Barracyda 40 Gb; видеокарты Ge Force MX 400 64 Mb; мониторы «Prestigio» 19 дюйм. На предприятии имеется выход в Интернет, а так же для автоматизации бухгалтерского учета используется программа «Инфо-Бухгалтер» версия 8.3. С ее помощью ведется учет кадров и общая бухгалтерия, товарно-материальный учет и учет основных средств, оформляют приходные и расходные ордера, платежки, формируют кассовую книгу, рассчитывают зарплату и прочее.

Краткое описание возможностей программы «Инфо-Бухгалтер».

1) Выполнение проводок по счетам при заполнении первичных документов и при вводе хозяйственных операций. При желании можно вводить и корректировать проводки «вручную».

2) Автоматическое составление главной книги, оборотных ведомостей, карточек аналитического учета счетов, шахматки, а также журналов-ордеров и ведомостей к ним по любому счету за любой период.

3) Расчет баланса, составление отчета о финансовых результатах, приложения к балансу и других отчетных форм.

4) Расчет заработной платы для небольших предприятий с автоматическим расчетом налогов, формированием и печатью индивидуальных расчетных листов и платежных ведомостей.

5) Расчет заработной платы для средних и крупных предприятий (от 75 до 2000 человек) с широкими возможностями настройки начислений и удержаний, расчетом больничных и отпускных листков, учет «северных коэффициентов» и т.д.

6) Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам в различных аспектах. Параллельное ведение суммового и количественно–суммового учета материалов, товаров и т.п.) с формированием оборотных ведомостей и карточек счетов в суммовой или количественно–суммовой форме.

7) Выбор и фильтрацию хозяйственных операций по различным признакам во всевозможных сочетаниях (содержание операции, корреспондирующие счета, период совершения операции). Например, можно посмотреть все операции с интересующим Вас поставщиком (клиентом, дебитором, кредитором, подотчетным лицом и др.).

8) Подготовку и печать платежных и отчетных документов (платежных поручений, ведомостей, баланса с приложениями и т.п.). Форма всех печатаемых документов соответствует действующим стандартам, что избавляет от необходимости приобретения бланков.

Базовая и минимальная версии программы

Базовая версия программы отличается от профессиональной отсутствием некоторых возможностей:

1) Экспорт и импорт журнала хозяйственных операций в. dbf.

2) Создание журнально-ордерных форм.

3) Связь со справочно-правовой системой «Гарант».

Также во внутреннем языке программы отсутствуют все функции, используемые при работе с базами данных и текстовыми файлами.

В минимальной версии, кроме перечисленного выше отсутствует количественный учет, и все связанные с ним функции.

Некоторые хозяйственные операции требуют наличия документа, заполняемого при выполнении этой операции. Например, расчетный лист по зарплате, авансовый отчет, приходный или расходный кассовый ордер, приходная или расходная накладная, некоторые отчетные документы в ГНИ и ВБФ, платежные поручения, счета-фактуры и другие документы.

Программа «Инфо-Бухгалтер» позволяет вводить информацию в журнал хозяйственных операций, просто заполняя первичный документ. При этом могут формироваться и заноситься в журнал хозяйственные операции с необходимыми проводками, соответствующие заполняемому документу.

Для некоторых документов, поставляемых с программой «Инфо-Бухгалтер», часть данных требуется вводить вручную (даты, суммы, коды счетов и т.п.). Например, при заполнении бланка налога на владельцев автотранспортных средств, требуется указать суммарную мощность двигателей, имеющихся автотранспортных средств и т.п. Естественно, что мощность двигателей, ни на каких счетах и субсчетах отражаться не может и требуется только при подсчете данного налога.

Для некоторых документов возможно полностью автоматическое заполнение.

Перед заполнением бланка Вам необходимо выбрать из предложенного списка раздел, к которому относится этот бланк, а затем из появившегося списка бланков этого раздела выбрать конкретный бланк.

Заполнение любого бланка включает в себя три этапа:

1) Ручной ввод данных в поля ввода (если такие поля присутствуют).

2) Автоматическая обработка бланка.

На этом этапе производится формирование и запись хозяйственной операции (если ее формирование предусмотрено в документе). При расчете формул могут быть использованы введенные Вами на первом этапе данные;

3) Автоматическое заполнение полей вывода данными, полученными в результате расчета формульного раздела.

Работа с бланками, используемыми в программе, напоминает работу с обычными «бумажными» бланками. Под бланком в программе «Инфо-Бухгалтер» понимается совокупность шаблона документа, создаваемого в редакторе бланков, и формульного раздела, представляющего собой последовательность действий, которые необходимо выполнить для заполнения шаблона. Последовательность действий записывается с использованием встроенного языка программы «Инфо-Бухгалтер».

Бланки используются при подготовке первичных и отчетных документов.

При заполнении документа нужно просто внести информацию в нужные поля документа, изображенного на экране. Часть полей ввода в документе заполняется вручную, остальные же поля заполняются автоматически, используя внесенные значения, содержимое журнала хозяйственных операций, таблиц реквизитов и определений. При формировании документа можно отказаться от занесения новой операции в журнал.

С программой «Инфо-Бухгалтер» поставляется большой набор первичных и отчетных документов, точно соответствующих принятым стандартам. Кроме того, можно ввести в программу свои документы, например, документы, связанные с местным налогообложением или используемые только в бухгалтерии.

Для этого программа «Инфо-Бухгалтер» предоставляет возможность самим полностью определять форму и содержание бланка документа. Можно создавать новые и редактировать уже существующие бланки. О том, как это сделать, можно узнать в «Руководстве программиста системы «Инфо-Бухгалтер».

Для удобства использования список бланков документов разбит по разделам, соответствующим определенным типам документов. Например, к разделу «Кассовые документы» относятся приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга и т.д.

Для каждого бланка ведется свой архив документов. Можно сохранять заполненные документы в архиве, а затем в дальнейшем использовать их для повторного вывода на печать или как шаблон для заполнения новых документов.

В программе «Инфо-Бухгалтер» имеются мощные средства, позволяющие создавать произвольные бланки и типовые операции. Для описания последовательности действий, которые должны автоматически выполняться при формировании документа или типовой операции, предусмотрен встроенный язык.

С помощью встроенного языка можно описать любой необходимый расчет, сформировать хозяйственные операции, записать и считать информацию из базы данных. В его библиотеке имеется большое количество функций, которые позволяют получить доступ к данным, хранящимся в программе (например, можно получить остатки и обороты по любому счету или субсчету). Кроме того, в языке имеются средства, обеспечивающие ветвление расчета и организацию циклов.

Встроенный язык можно применять при описании формульной части бланков и типовых операций. Многие функции языка доступны при работе со встроенным калькулятором.

Журнал хозяйственных операций является основным источником информации для получения отчетов и документов. В журнал заносятся в хронологической последовательности все хозяйственные операции и соответствующие им проводки. Операции автоматически сортируются по дате регистрации.

Для каждой хозяйственной операции кроме даты также можно задать номер рабочего места, номер документа, содержание (в трех строках) и список проводок (количество проводок в одной операции не ограничено).

Номер рабочего места присваивается автоматически в соответствии с номером, установленным в графе «Номер рабочего места».

При входе в программу автоматически загружается план счетов и журнал хозяйственных операций, которые редактировались в последнем сеансе работы с «Инфо-Бухгалтером». Журнал хозяйственных операций и план счетов с исходными остатками хранятся в одном файле. Этот файл имеет расширение .shp. В нем хранятся данные во внутреннем формате программы.

Можно вести несколько журналов хозяйственных операций на одном компьютере, которые будут храниться в нескольких отдельных файлах. Таким образом, можно вести несколько журналов для одного предприятия. Каждый из журналов может отражать финансовую деятельность предприятия за различные календарные периоды.

Рекомендуется ежегодно закрывать журнал и создавать новый, но при большом объеме операций можно закрывать журналы за полугодие, квартал или месяц. В этом случае для получения, к пример, оборотной ведомости за больший период, чем период журнала, следует воспользоваться пунктом «Файлы/Объединить» с главного меню.

После сдачи годового баланса рекомендуется переходить на новый журнал хозяйственных операций. В новом журнале хозяйственных операций будут только хозяйственные операции и исходные остатки нового отчетного периода. Новый журнал Вы можете сформировать с помощью пункта.

План счетов является основной исходной структурой данных для формирования журнала хозяйственных операций, а также для подготовки отчетных и первичных документов. В программе «Инфо-Бухгалтер» имеются средства, позволяющие представлять бухгалтерские данные из журнала хозяйственных операций в виде графиков и диаграмм.

Для построения графиков и диаграмм можно использовать данные, задаваемые непосредственно, данные из журнала хозяйственных операций (обороты между счетами, остатки на счетах и т.д.), а также данные, получаемые в результате расчета заданных Вами арифметических выражений.

Для организации расчетов с клиентами в ЗАО «Нижневартовскремсервис» широко использует систему «Банк-Клиент» – которая представляет собой систему, обеспечивающую полный цикл услуг по проведению электронных платежей между клиентом и банком. Все документы, передаваемые в банк, шифруются при помощи индивидуального криптографического модуля, сертифицированного государственными органами, и поэтому имеют надлежащую защиту.

Основными преимуществами системы «Банк – Клиент» являются следующие:

- полный контроль над операциями по счету;

- быстрота и удобство проведения операция и получения выписок со счетов;

- экономия рабочего времени специалистов, бухгалтеров, сокращение объемов бумажной работы и поездок по городу;

- возможность работы в режиме реального времени и оперативного отслеживания денежных поступлений на счет;

- возможность предоставления платежных поручений в банк в любое время суток.

Недостатком является то, что для работы в данной системе необходимо наличие персонального компьютера, модема или Интернета.

Необходимость обучения работе в данной системе. Системы «Банк-Клиент» у каждого Банка различны как по предоставляемым возможностям для Клиента, так и по стоимости обслуживания. Однако, в большинстве случаев, практически все системы имеет удобный, настраиваемый интерфейс; простые в использовании шаблоны платежных инструкций; истории каждой инструкции клиента; усовершенствованные системы защиты информации и разные уровни доступа (ввод поручений, авторизация первой и второй подписи). Данные характеристики делают систему «Банк-Клиент2 наиболее удобной в применении.

При физическом соединении двух или более компьютеров образуется компьютерная сеть. В общем случае, для создания компьютерных сетей необходимо специальное аппаратное обеспечение (сетевое оборудование) и специальное программное обеспечение (сетевые программные средства). Простейшее соединение нескольких компьютеров для обмена данными называется прямым соединением.

В целях совершенствования работы информационной системы предприятия, можно предложить следующие мероприятия:

- введение программы «1С: Бухгалтерия 8.0» взамен устаревшей программы «Инфо-Бухгалтер» версия 8.3;

- проведение переподготовки персонала бухгалтерии;

- подключение организации к сети «Интернет» для получения оперативных данных и более успешной работы с клиентами.

Экономическая часть

 

В данном разделе рассчитывается изменение основных технико-экономических показателей ЗАО «Нижневартовскремсервис» и определяется их величина по проекту.

В качестве базы расчета принимаются основные технико-экономические показатели ЗАО «Нижневартовскремсервис» за 2007 год (таблица 6.1).

Таблица 6.1 – Основные технико-экономические показатели ЗАО «Нижневартовскремсервис» за 2007 год