Организационно-экономическая характеристика ОАО «Арком»

 

Открытое акционерное общество «Арком» было зарегистрировано 01 марта 2003 года. Местонахождение общества: 129000, г. Москва, ул. Кутузова, 128. Общество в своей деятельности руководствуется уставом общества, внутренними нормативными документами, действующим законодательством Российской Федерации. Общество создано на неопределенный срок. Целью деятельности общества является получение прибыли. Основным видом деятельности ОАО «Арком» является посредническая, торгово-закупочная деятельность, (оптовая, розничная, комиссионная) товарами народного потребления, производственного, бытового и хозяйственного назначения.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе. Общество вправе открывать банковские счета, иметь круглую печать, штампы, бланки со своим наименованием. Общество имеет право осуществлять все виды внешнеэкономической деятельности в установленном порядке и другие. За весь период работы предприятия численность работников колебалась от 15 до 58 человек.

Для нормального функционирования общества проводится анализ его деятельности, в зависимости от постоянно меняющейся конъюнктуры рынка. Это позволяет сделать предприятие устойчивым, прибыльным и конкурентоспособным, а также обеспечить его дальнейшее развитие.

Всякая организация имеет свое предназначение, т.е. можно выразить как миссия организации ОАО «Арком» стремится реализовывать такие товары, которые были бы доступны всем слоям населения и удовлетворяли бы все запросы и были бы высококачественными. Для достижения всей миссии любая организация должна ставить перед собой определенные цели, которые бы регулировали ее деятельность эти цели должны быть общими как для управленческого, так и для исполнительного состава.

Основные цели ОАО «Арком»:

Увеличение товарооборота;

Совершенствование материальных ресурсов;

Повышение квалификации персонала (управленческого и исполнительного);

Улучшений условий труда работников.

Для достижения целей поставленных перед предприятием, любая организация разрабатывает собственную программу достижение долговременных целей. Деловую стратегию предприятия исполнение возлагается на организационную структуру, которая осуществляет текущее руководство и повседневную работу.

Организационная структура управления предприятием

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.

Организационная структура организации и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями. Организационные структуры управления торговыми организациями отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры торговой деятельности организации (крупная, средняя, мелкие); производственный профиль организации (специализация на оптовой, розничной, комиссионной торговле); сфера деятельности организации.

Организационная структура ОАО «Арком» показана на рис. 2.1

 

Рис. 2.1 Организационная структура управления предприятием

 

Во главе предприятия стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности компании, действует от ее имени, представляет интересы во всех предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками компании. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер, менеджер по подбору персонала, главный экономист, зам.директора по качеству товаров.

Главный бухгалтер – осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

В подчинении у гл. бухгалтера находятся 3 бухгалтера. Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, расходов на продажу, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

В подчинении менеджера по подбору персонала находится отдел кадров. Он возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

Также подчиненным у директора находится и главный экономист. Он осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, снижение себестоимости товаров, обеспечение правильных соотношений темпов роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, достижению высокого уровня их обоснованности, по созданию и улучшению нормативной базы планирования.

Заведующий складом (товаровед) – руководит работниками по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Заместитель директора по качеству продукции. Он организует проведение работ по контролю качества продаваемых товаров, выполнение работ в соответствии с требованиями стандартов и технических условий, технической документацией, условий поставок и договоров, а также по укреплению производственной дисциплины, обеспечению высокого технического уровня и качества продукции.

Организационная структура на предприятии является линейной. Линейная организация управления строится на распределении прямых должностных обязанностей таким образом, чтобы каждый работник был максимально нацелен на выполнение стоящих перед фирмой задач. Линейная структура предполагает осуществление прямых воздействий на подчиненных и концентрацию у руководителя всех функций управления. Все полномочия являются прямыми (линейными). Они идут от высшего эвена управления к низшему.

Преимущества такой структуры управления очевидны: строго соблюдается принцип единоначалия и персональной ответственности руководителя за результаты работы своих подчиненных; работники не могут получать от своего руководителя противоречивых и не увязанных между собой указаний. Руководитель один несет всю ответственность за свои действия; оперативность принятия решений; простота в понимании и использовании информации; возможность поддержать необходимую дисциплину, надежность и экономичности правления.

Экономические службы и их характеристика

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Главный экономист, являющийся заместителем директора по экономическим вопросам, руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, организации внутризаводского хозрасчета и др. Ему могут подчиняться, бухгалтерия, финансовый отдел, экономическая служба.

Бухгалтерия, возглавляемая Главным бухгалтером, осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.

Финансовый отдел – производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой продукции, приобретением необходимого сырья, топлива,материалов и т.д. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношение с государственным бюджетом.

Экономическая служба проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство вопросами научной организации труда, участвует в разработке технико-экономических нормативов и конкретных показателей по экономическому стимулированию и др.

Также экономическая служба разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутрифирменное планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных фондов, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.

Заместитель директора по хозяйственным вопросам руководит отделом продаж, в его подчинении находится весь торговый и обслуживающий персонал.

Отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.

Товаровед осуществляет контроль за соответствием товаров их потребительским качествам и определенным нормативам, также следит за сохранностью вверенных ему товароматериальных ценностей.

Применение коллективной ответственности приводит к существенному снижению потерь рабочего времени, текучести кадров.

Управление персоналом предприятия

На предприятии, как отдельное структурное подразделение существует отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, в его подчинении находятся 2 инспектора (менеджера по персоналу).

Главной функцией кадровой службы является подбор необходимого персонала, для замещения вакантных мест на предприятии. Также в обязанности отдела кадров входит учет рабочего времени работников, при этом заполняется табель учета рабочего времени (Приложение), прием и увольнение персонала, контроль за выполнением работниками своих трудовых обязанностей, ведение кадровой документации, учет трудовых книжек, составление необходимых приказов на премирование, поощрение сотрудников и др., расчет больничных листков, отпусков. Для дальнейшей обработки необходимые данные направляются в бухгалтерию, где производится окончательный расчет с сотрудниками при увольнении, оплате отпусков и больничных листков.

Теперь более подробно рассмотрим порядок подбора персонала на предприятии.

Процесс отбора имеет своей целью отобрать и исключить тех, кто будет признан не способным выполнять профессиональные действия, соответствующие определенной вакантной должности. Для этих целей в ОАО «Арком» используются такие методы, как заполнение анкеты, анализ данных трудовой книжки, личные беседы работников отдела кадров, характеристики с предыдущего места работы и рекомендации лиц, знающих поступающего.

Если свободных мест нет, то заслуживающее внимания кандидаты зачисляются в резерв и привлекаются в организацию по мере появления вакантной должности. Для облегчения работы по каждому виду работ с учетом ее сложности существуют разработанные вступительные стандарты, такие как: минимум образования, требования к состоянию здоровья, возрастные ограничения, минимальные требования общеобразовательного и специального характера и т. п. Все те, кто удовлетворяет этим требованиям, проверяются далее с целью выявления специфических склонностей, способностей и профессиональных навыков, чтобы предоставить им работу, наиболее соответствующую их возможностям. Иными словами, порядок отбора таков: сначала приводится отбор для организации или предприятия в целом, а затем - дифференцированно – распределение отобранных кандидатов по должностям, которым они соответствуют.

Информационная система управления предприятием

В процессе деятельности люди обмениваются информацией. Этот процесс называется коммуникацией. Информация – содержание, передаваемое в процессе коммуникаций. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения является наличие точной информации. Для планирования деятельности необходимо собирать и обрабатывать так называемую вторичную информацию.

Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы.

До того как начать расходовать время и средства на поиск внешней вторичной информации или сбор первичных данных, исследователь должен изучить информацию, имеющуюся внутри компании: бюджеты, данные о сбыте, данные о прибылях и убытках, счета клиентов, данные о запасах, результаты предыдущих исследований и написанные сообщения.

Первичные данные представляют собой только что полученную информацию для решения конкретной исследуемой проблемы или вопроса. Они необходимы в тех случаях, когда доскональный анализ вторичных сведений не в состоянии обеспечить необходимую информацию.

Первичные данные собираются в соответствии с точными целями данной исследовательской задачи, методология сбора данных контролируется и известна компании, компания может обеспечить и секретность для конкурентов. Однако сбор первичных данных может занять много времени и потребовать больших затрат.

Анализ системы документооборота

Сегодня многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Арком» разделяют следующим образом:

Входящие

Исходящие

Приказы

по основной деятельности

по командировкам

по личному составу

Внутренние

финансовые

служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать.

Отделом кадров организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.

Функции отдела кадров:

Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.

Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

Доведение резолюций директора до исполнителей.

Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

Формирование дел и сдача их в архив.

Контроль за правильностью ведения делопроизводства в торговых точках.

Анализ материально-технической базы предприятия

Любой процесс труда включает в себя два основных компонента: средства производства, которые в свою очередь делятся на предмет труда, средства труда и рабочую силу. Средства труда в экономике принято называть основными средствами труда или основными фондами предприятия.

Основные производственные фонды являются материально-технической базой общественного производства. От их объема зависят производственная мощность предприятия и, в значительной мере, уровень технической вооруженности труда. Накопление основных средств и повышение технической вооруженности труда обогащают процесс труда, придают труду творческих характер, повышают культурно-технический уровень общества.

Основные производственные фонды (ОПФ) – это часть производственных фондов, участвующая в нескольких производственных циклах, служащая на предприятии длительное время (более 1 года), сохраняющая при этом свою натуральную форму, которая свою стоимость переносит на изготовляемый продукт постепенно, по частям, по мере изнашивания.

К основным фондам относятся:

Здания, строения;

Сооружения;

Передаточные устройства;

Машины и оборудование;

Транспортные средства;

Инструменты и приспособления;

Производственный инвентарь;

Рабочий, продуктивный и племенной скот;

Многолетние насаждения, прочие основные фонды.