Выявление и моделирование бизнес – процессов

Создаваемая модель бизнес-процессов организации строится на базе построенных бизнес-процессов по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений.

На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и выход. Эти функции распределяются по бизнес-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.

В процессе отображения бизнес-процессов по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий список бизнес-процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы.

Главной целью создания модели бизнес-процессов предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнес-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных.

Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяются по бизнес-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнес-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.

Модель бизнес-процессов ООО «Элси»,создана в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.

BPwin – это мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Детальное рассмотрение механизма работы ООО «Элси»:

Закупка товара. В главном офисе с главного склада на данное подразделение "Элси" выписывается товар. Сопроводительные документы: сверка приема на тех.обслуживание, расходная накладная. Там получается товар и привозится сюда. Здесь производится оприходование товара. Сопроводительные документы: накладная на приход товара. Сотрудники склада сравнивают расходную накладную и приходную, если они чего-то не досчитывают, необходимо из нашего прихода удалить позицию, а в главном офисе сделать «Возврат от покупателя» данного подразделения "Элси". Словом, расход в главном офисе = приход в рассматриваемом подразделении.

Хранение товара. Основная часть товара хранится на складе. Остальной товар перемещается на витрину (всего 4 склада: основной-склад, витрина, резерв, брак). Сопроводительные документы для перемещения между складами: внутренняя накладная типа Перемещение.

Продажа товара. Сопроводительные документы: для склада - сверка приема на тех.обслуживание, для покупателя - товарный чек, гарантийное обязательство. Тип расходной накладной зависит от способа оплаты (безнал, товарный чек от ЧП, товарный чек-доплата, кредит, на брак). Безнал в том случае, если оплата осуществляется через электронную систему платежей с помощью пластиковых карт. Для этого установлено необходимое оборудование - терминал. Если покупатель вносит предоплату, то выходной документ – товарный чек-доплата. Этот документ позволит кассе понять разобраться в конце дня, почему не уплачена вся стоимость. Тип документа Кредит в том случае, если покупатель берет товар в кредит. Ну и если по приходу товара появился отказ (то есть не досчитали какой-то отписанный нам товар), то оформляется расходная накладная типа Брак. Если товар чем-то не устроил покупателя, то оформляется Акт по возврату товара по соответствующей расходной накладной. Если сотрудниками склада будет производится сборка купленных компьютерных комплектующих, то оформляется Заказ на сборку. Если произошел недочет товара, он списывается.

Все типовые документы расходных накладных вместе со сверкой приема на тех.обслуживание проходят через кассу, где делается пометка об оплате. После того, как оплата была произведена, покупателю на руки отдается расходная накладная вместе с кассовым чеком. Сотрудники склада в соответствии со сверкой выдают товар, ему же отдается гарантийное обязательство.

Если покупателем является какая-либо организация, желающая оплатить товар банковским переводом, сотрудник магазина выписывает счет с указанными в нем реквизитами. После оплаты лицо, являющееся представителем компании, должен предъявить доверенность на получение товара.

Документ для сотрудников склада – сверка приема на тех.обслуживание.

Доставка товара. Если покупатель изъявляет желание доставить ему товар на дом, обговаривается удобное время для обеих сторон и оформляется накладная на доставкупо соответствующей расходной накладной.