Организационно-функциональная структура предприятия

 

Организационная структура – это совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы менеджмента, разработкой и реализацией управленческих решений по выполнению бизнес – плана, инновационного проекта.

Структура ООО «Уралэнергоцентр» является линейно – функциональной. Данная структура включает как линейную, так и функциональную организации, это создаёт двойное подчинение для исполнителей.

Преимуществами этой структуры является высокая компетентность специалистов, отвечающих за конкретные функции; расширение возможностей линейных руководителей по оперативному управлению в результате их высвобождения от подготовки сведений по вопросам функциональной деятельности.

К недостаткам структуры можно отнести:

· Отсутствие единства действий;

· Невозможность поддержания постоянных взаимосвязей между функциональными службами;

· Длительная процедура принятия решений;

· Снижение ответственности исполнителей за работу, поскольку каждый из них получает указание от нескольких руководителей;

· Несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками «сверху», так как каждое функциональное подразделение ставит свои вопросы на первое место.

На сегодняшний день структуру ООО «Уралэнергоцентр» можно схематично представить следующим образом:

 

Рис.1. Структура ООО «Уралэнергоцентр»

 

Структура управления данной организации – иерархическая, так как все управленческие функции выполняются на верхнем уровне управления. Отмеченные характеристики свидетельствуют, что организация не приспособлена к изменениям внешней среды, так как любая перемена, например внедрение технических новшеств, появление новых конкурентов, может ухудшить результаты деятельности, а возможно, и повлечь за собой банкротство.

Ответственность специалистов за реализованную продукцию размыта, нет возможности выделить ценность каждого вида деятельности и его влияния на конечные финансовые показатели.

Некоторым процессам, важным, на мой взгляд, не уделяется должное внимания. К ним относится: разработка и внедрение наиболее целесообразных методов оперативно – производственного планирования и текущего учета производства. Это связанно с загруженностью заместителя директора.

Также в матрице можно заметить то, что менеджер не в полной мере участвует в трудовых процессах. Следовательно, есть возможность делегирования на него некоторых полномочий генерального директора. В силу неопытности менеджеру требуется помощь руководителя. Для того, чтобы менеджер смог участвовать во всех процессах необходимо ввести его в курс дел.

В результате изучения структуры предприятия ООО «Уралэнергоцентр» было выявлено, что большая часть задач, в том числе задач развития не решается в связи с отсутствием ответственных за эту часть работы. Структура данного предприятия не формализована.

Штат предприятия ООО «Уралэнергоцентр» состоит из 18 сотрудников. Офис предприятия оснащен современным оборудованием и оргтехникой.

Директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: осуществление руководства предприятие, решение кадровых и финансовых вопросов, определение стратегия предприятия. Директор обладает правом подписи в банке, поэтому он решает все вопросы, связанные с распределением материальных ресурсов, движением денежных средств. Директор осуществляет контроль над деятельностью всех сотрудников фирмы, за исключение представителя головного предприятия.

Представитель головного предприятия является наблюдателем. В его обязанности входит сбор информации о деятельности представительства головного предприятия, на основе чего составляется отчет. Присутствие наблюдателя даёт возможность головному предприятию регулярно получать информацию о деятельности своего представительства, что в свою очередь помогает своевременно принять решение, отреагировать на изменения происходящие, на рынке.

Заместитель директора осуществляет поиск информации о потребностях клиентов. Его главной задачей является распределение и реализация товара, по максимально выгодным условиям для ООО «Уралэнергоцентр». Заместитель директора решает вопросы, связанные с заключением коммерческих сделок.

Менеджеры по продажам ведут все переговоры, связанные с заключением коммерческих сделок. Является коммуникационным звеном между руководством компании и клиентами. От эффективности его работа зависит прибыльность компании. Надо сказать, что работа менеджеров по продажам масштабна, требует постоянной концентрации внимания, для быстрого реагирования и своевременного предоставления информации руководителям ООО «Уралэнргоцентр».

Финансовый директор, как и директор, имеет право подписи. Является материально ответственным лицом. Работа финансового директора заключается в распределении денежных средств, ведении бухгалтерской отчётности, контроле над финансовой деятельностью предприятия. Деятельность финансового директора сложна и масштабна, требует взаимодействия со всеми подразделениями предприятия, а также организациями, с которыми сотрудничает предприятие. При выполнении своей работы финансовый директор использует персональный компьютер, оснащенный специализированным программным обеспечением.

Бухгалтер работает в подчинении финансового директора, составляет первичные документы, приходные и расходные ордера, накладные, доверенности и др. Согласовывает с финансовым директором стоимость товара, сроки поставки, условия сделки.

Заведующий складом ведёт учёт движения товаров, контролирует процесс отгрузки товара, а также его поступление покупателям. Работа заведующего складом ответственна, масштабна, требует точности, так как это связанно с сохранностью товара. Стоимость товаров, которые реализует ООО «Уралэнергоцентр» в среднем составляет 500$, именно поэтому заведующий складом несёт большую материальную ответственность. Также заведующий складом контролирует работу кладовщиков и грузчиков.

В обязанности грузчиков входит погрузка и разгрузка товаров, что в свою очередь требует физической подготовки.

Работа кладовщика заключается в принятии товара, ведение учета товара, размещение его на складе, обеспечение условий хранения товара, а также несёт ответственность за его сохранность.

Секретарь является коммуникационным звеном предприятия. В его обязанности входит передача информации от одного подразделения к другому, также секретарь ответственный за оформление внутренней и внешней документации. Он должен информировать сотрудников предприятия о сообщениях высшего руководства. Работа секретаря не требует больших усилий.

Инженер – наладчик занимается установкой, обслуживанием и ремонтом реализуемого оборудования. Работа инженера – наладчика сложна, требует концентрации внимания и повышенной ответственности за проделанную работу. Также инженер – наладчик занимается ознакомлением пользователей с правилами эксплуатации оборудования.

В обязанности водителя входит транспортировка сотрудников предприятия.

Функционирование в компании мы рассмотрим на примере заключения коммерческой сделки по реализации оборудования.

Менеджеры по продажам обследуют потребности рынка, находят потенциальных клиентов, обговаривает условия договоров предстоящей поставки. После чего, они отчитываются о проделанной работе, перед своим непосредственным руководителем, которым является заместитель директора предприятия. Только после того, как заместитель директора ознакомится с условиями предстоящей сделки, принимается решение о поставке товара данному клиенту. Структурированная заместителем директора информация согласуется с финансовым директором, затем утверждённая информация поступает к заведующему складом, который в свою очередь определяет объём и сроки поставки товара. После чего, бухгалтер составляет необходимые документы (накладная, счёт – фактура) в это время секретарь оформляет все документы по предстоящей сделке, которые передаёт менеджерам по продаже. Готовые документы менеджер предоставляет клиенту для ознакомления.

В результате изучения функционирования на предприятии ООО «Уралэнергоцентр» мы выявили, что процесс заключения сделки тратится много времени. Это связанно с недостатками структуры управления предприятия.

Недостатками функционирования структуры являются:

· Большое число «этажей управления» между работниками, реализующими продукцию и лицом, принимающим решение;

· Повышенная зависимость от личных и деловых качеств высшего руководства;

· Тенденция к перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

· Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.