2020-01-14
273
Информационная система – это совокупность механизмов, обеспечивающих полное осуществление информационного процесса.
Вне ИС информация может лишь сохраняться в виде записей на тех или иных физических носителях, но не может быть ни принятой, ни переданной, ни использованной.
Управленческая деятельность нуждается в информационном обеспечении, так как обработка информации для принятия управленческих решений и выработки управляющих воздействий занимает достаточно много времени.
На данный момент в ООО «Уралэнергоцентр» отсутствует автоматизированная база данных.
Документы создаются при помощи следующих программных продуктов:
· Office Microsoft;
· 1С: Предприятие 7.7.Бухгалтерский учёт;
Поскольку система товарооборота на предприятии не автоматизирована, то на процесс заключения сделки тратится много времени, не можем своевременно реагировать на потребности клиентов, искажается информация.
Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:
· Internet Explorer;
· Outlook Express.
Архивация документов производиться при помощи таких программ как:
· Win Zip;
· Win Rar.
Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер.
На предприятии имеется 6 компьютеров, соединенных локальной сетью, сервер находится у главного бухгалтера в кабинете. Так же на предприятии имеется оборудования: цветной принтер, сканер, факс, ксерокс. На всех компьютерах имеющихся на предприятии установлена операционная система Windows XP Professional.
На данный момент времени оборудования соответствуют всем требованиям пользователей.
Недостатком данной информационной системы является отсутствие автоматизированной БД. Дело в том, что вся информация о товарообороте вводится вручную, в программе Microsoft Excel. Что приводит к искажению информации, порой просто нет доступа к информации или она не достоверна, все это приводит к сбоям в работе, и большим экономическим потерям (теряются клиенты). За счет этого снижается эффективность работников, что приводит к снижению результатов работы всего предприятия.
Отразим информационную модель потоков данных по товарообороту рис. 3.
Рис.3. Информационная модель предприятия по товарообороту.
Рис. 4. Информационная модель предприятия при работе в Excel
Опишем процесс передачи информационных данных, который изображен на рис.4. Но для этого поясним некоторые элементы:
· АРМ1-АРМ 6 – автоматизированные рабочие места у каждый из них имеется на компьютере программа Microsoft Excel. На данном предприятии их 6.
· 1-4, это последовательные операции в процессе работы в Exсel. Локальная сеть – соединение между собой с помощью кабеля 6 компьютеров.
Начнем описания с того, что при заявке от клиента на приобретения того или иного товара непосредственно ее отдает менеджеру по персоналу. Он вносит данные заявки при помощи клавиатуры и отражается в программе электронных таблиц – Excel и отправляет по локальной сети АРМу 6 (операция 1). АРМ 6 приняв заявку, ее распечатывает на принтере и отдает кладовщикам. Кладовщики собирают товар, который имеется на складе по заявке в ручную. Если в наличие нет, то возвращают список с товаром, которых нет на складе АРМу 6. Он в свою очередь пишет по электронной почте заявку заводу – изготовителю о пополнении недостающего товара.
Рис.5. Информационная модель «Как есть» ООО «Уралэнергоцентр»
Пока товар собирают на складе, АРМ 6 передает данные по локальной сети АРМу 5 (операция 2), тот, получив данные, формирует договор, счета фактуры, товарные накладные, смотрит по Excel стоимость товара за штуку. Покупатель расплачивается и получает товарную накладную об оплате. В конце месяца АРМ 5 отправляет данные по локальной сети АРМу 3 (операция 3). Сформировав отчет, передает по локальной сети АРМу 2 (операция 4), если находится какая - нибудь ошибка (недочет), то возвращает на переделку АРМу 3. И после этого АРМ 1 (операция 4) получает данные по локальной сети от АРМа 3. Описав систему передачу данных на предприятии можно смело утверждать о том, что время тратится не в пользу предприятия, так как одновременно воспользоваться данными нескольким АРМам невозможно, здесь сохраняется последовательность выполнений операций. При такой системе замедляется очень сильно работа руководства по принятию управленческих решений. Поэтому студентка 5 - го курса пройдя практику, отразила модель информационных потоков предприятии и внесла коррекцию: автоматизировала информационную систему с помощью рассмотрения технологий разработки приложений для работы с базами данных и Интернетом в Delphi 7.0, фирма – разработчика «Borland».
