Системы управления документами и электронного документооборота

Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явлением, когда с помощью ЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

Таким образом, в состав АРМ должны входить технические и программные средства вычислительной техники, а также необходимая методическая документация, позволяющая пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

 

1.3 Анализ деятельности оператора автотранспортного предприятия

 

Для разработки АРМ диспетчера автотранспортного предприятия необходимо уяснить функции и задачи которые решает оператор в процессе выполнения функциональных обязанностей.

Оператор автотранспортного предприятия относится к категории технических исполнителей. Он должен знать:

– нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления автотранспортным предприятием;

– организацию производственного планирования на автотранспортном предприятии;

– производственные мощности автотранспортного предприятия;

– специализацию подразделений предприятия и производственные связи между ними;

– виды оказываемых автотранспортным предприятием услуг;

– организацию работы автосервиса;

– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

– основы экономики, организации производства, труда и управления;

– порядок оформления и обработки путевых листов;

– положения и инструкции о порядке организации пассажирских перевозок и оперативного управления процессом перевозок;

– правила эксплуатации автомобилей;

– правила дорожного движения;

– правила эксплуатации применяемых технических средств обработки и передачи информации;

– правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты.

На оператора автотранспортного предприятия возлагается осуществление с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи оперативного регулирования хода деятельности автотранспортного предприятия или его подразделений в соответствии с производственными программами, планами и сменно-суточными заданиями.

Для выполнения возложенных на него функций оператор автотранспортного предприятия выполняет следующие должностные обязанности:

контролирует обеспеченность подразделений автотранспортного предприятия необходимыми горюче-смазочными материалами, комплектующими деталями, изделиями и оборудованием;

осуществляет оперативный контроль за ходом деятельности автотранспортного предприятия, обеспечивая максимальное использование производственных мощностей;

обеспечивает выполнение установленного плана грузовых перевозок;

принимает меры по предупреждению и устранению нарушений хода работы, привлекая при необходимости соответствующие службы предприятия;

выявляет резервы предприятия по установлению наиболее рациональных режимов работы парка автомашин, более полной и равномерной рабочей нагрузки водителей, увеличению объема грузовых перевозок;

осуществляет внедрение и обеспечивает рациональное использование технических средств оперативного управления деятельностью автотранспортного предприятия;

ведет операторский журнал, составляет отчетные рапорты и другую документацию о работе автотранспортного предприятия в целом и его операторской службы;

участвует в работе по анализу и оценке деятельности подразделений автотранспортного предприятия, выявлению внутрипроизводственных резервов;

дает распоряжения операторам операторской службы, руководит их работой, осуществляет контроль и проверку правильности заполнения операторами порядка выдачи и приема путевых листов;

осуществляет проверку регистрации путевой документации и учет работы автомобилей;

осуществляет контроль за движением автомобилей.

Как следует из выше описанного, на оператора автотранспортного предприятия возложены обязанности ведения большого количества бумажной документации, часть которой состоит из документов с повторяющейся или не сильно изменяющейся содержательной частью. Кроме того он должен владеть оперативной и текущей информацией, которая подвержена быстрому изменению.

В связи с приведенными аргументами, рабочее место оператора автотранспортного предприятия нуждается в автоматизации. В первую очередь необходима оптимизация затрат рабочего времени при получении оперативной и текущей информации, увеличение применения безбумажного ведения журналов и табелей, уменьшение времени на оформление путевых листов.

Целю, автоматизации является создание автоматизированной системы, позволяющей оптимизировать деятельность оператора автотранспортного предприятия. Внедрение программного обеспечения, позволяющего своевременно получать информацию о наличии и работе транспортных средств, вести сводную информацию о водителях, оперативный журнал по контролю за движением по заданному маршруту. Одной из важных задач является автоматическое формирование и обработка путевых листов с последующим выводом на печать.

Таким образом автоматизированное рабочее место оператора автотранспортного предприятия должно обеспечивать решение следующих задач:

автоматически формировать и обрабатывать путевые листы (рейсовые задания);

формировать маршруты движения ТС по рейсовым заданиям в полуавтоматическом режиме и контролировать соответствие движения заданному маршруту (по времени и местоположению);

вести журналы учета работы ТС и водителей, подготавливать данные для расчета себестоимости перевозки и заработной платы.