Порядок составления дел

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОКОММУНИКАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

«ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ, УТВЕРЖДЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ КОНКРЕТНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.»

 

Направление подготовки: «Информационная безопасность»

Профиль: «Организация и технологии защиты информации»

Квалификация выпускника: бакалавр

Форма обучения: очная

Преподаватель:к.э.н., доцент Кравец Е.В.

Студент: ИБО_ЗИ-19-2; Карпачёва Мария Сергеевна

 

 

Королёв

2019

Содержание

 

Введение. 3

Номенклатура дел. Её роль и виды. 5

Порядок составления дел. 6

Формирование и оформление дел. 9

Формирование. 9

Оформление. 12

Утверждение и применение дел. 12

Сроки хранения дел. 13

Заключение. 17

 

 

 

 

Введение

 

В наше время все операции, совершаемые на различных предприятиях, теперь оформляются определёнными документами. По документам можно установить сроки совершения операций, лица, участвовавших в оформлении твой или иной операции, а на их основании осуществляется контроль за работой отдельных подразделений и должностных лиц.

Но оптимизация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Именно порядком распределения документов в дела занимается номенклатура.

 

Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела и важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства, а её подготовкой занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ[1], при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

 

Номенклатура дел предназначена для:

1.классификации документов

2.порядка формирования дел в делопроизводстве

3.учета дел

4.группировки исполненных документов в дела

5.систематизации дел

6.индексации дел

7.фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов

8.использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения

9.использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 

А теперь давайте рассмотрим её структуру подробнее:

 

Номенклатура дел. Её роль и виды.

  

Следуя информации из википедии, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований, которые образуются в делопроизводстве предприятия и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

 

Существует 3 вида номенклатуры дел:

-Типовая

-Примерная

-Индивидуальная

Хоть и наименования этих видов довольно чётко описывают их суть, думаю, что стоит всё-таки уточнить, чем они различны:

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.[2]

Индивидуальная же номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел составители руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

 

 

Порядок составления дел.

 

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

-Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации".

-"Основные правила работы архивов организаций" (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

-Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов

Рис.1.Пустой бланк-пример номенклатуры дел.

Номенклатура дел[3] должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК[4]. ЭПК в НД — это комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда номенклатура дел утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции.

   

Правила же составления НД следующие:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по НД в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

 

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов НД определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и при этом соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем № 558 или Перечнем № 1182.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

 

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

 

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной НД.

При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и организации.

 

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце НД заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи НД организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в НД проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

 

Таким образом, порядок дел очень важен для дальнейшего организационного момента в инфраструктуре, ведь от него зависит и применение НД в дальнейшем. Далее мы поговорим об дальнейшем формировании и исполнении документов.