Перетаскування даних між програмами

Використовуйте перетаскування для копіювання і переміщення даних, створення зв'язаних об'єктів, ярликів і гіперпосилань між документами різних програм. Кожна з програм повинна підтримувати протокол OLE.

· Розташуєте вікна програм таким чином, щоб обидва файли — вихідний та кінцевий відкриті і видні. Необхідно бачити дані, що перетаскуються, а також те місце, куди вони будуть поміщені.

· Виділите дані, а потім при натиснутій правій кнопці миші перетягнете виділені дані на нове чи місце в іншу програму.

· У контекстному меню виберіть потрібну команду.

 

Вставка даних з Microsoft Access у документ Word

Існує можливість перенести дані з Microsoft Access у новий чи існуючий документ Word.

· Щоб включити дані Microsoft Access в існуючий документ Word, вставте вміст таблиці чи запиту Microsoft Access. Щоб сформувати потрібний набір даних, використовуйте запит для відбору і сортування полів і записів. Щоб підтримувати дані в документі обновленими, створіть зв'язок з даними Microsoft Access. При кожній зміні даних у Microsoft Access їх копія буде автоматично обновлятися в документі Word.

· Щоб перенести дані з Microsoft Access у новий документ Word, експортуйте таблицю, запит, звіт чи інший об'єкт бази даних Microsoft Access. Потім ці дані можна відформатувати і відредагувати засобами Word чи використовувати як джерело даних злиття.

Вставка вмісту таблиці чи запиту Microsoft Access в існуючий документ Word

· У документі Word виберіть місце вставки вмісту таблиці чи запиту.

· Відобразіть панель інструментів Бази даних, а потім натисніть кнопку Вставить базу данных.

· Натисніть кнопку Получить данные.

· Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати Microsoft Access і/або Word, перейдіть до кроку 5.

· Якщо для одержання, відбору і сортування даних варто використовувати Microsoft Query, натисніть кнопку MS Query, створіть запит, а потім перейдіть до кроку 9.

· Виберіть Базы данных MS Access у списку Тип файлов.

· У поле Имя файла введіть ім'я потрібної бази даних Microsoft Access, а потім натисніть кнопку Открыть.

· Виберіть вкладку чи Таблиці Запросы, виберіть потрібну таблицю чи запит, а потім натисніть кнопку OK.

· Щоб виконати відбір записів і/або полів для включення в таблицю Word, натисніть кнопку Отбор записей, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

· Для настроювання форматування таблиці Word натисніть кнопку Автоформат таблицы, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

·  Натисніть кнопку Вставить данные.

· У групі Вставить записи вкажіть, які записи варто включити в таблицю Word.

· Щоб зберегти можливість відновлення даних у таблиці Word у випадку зміни вихідних даних, установите прапорець Вставить данные как поле.

Word вставляє дані в таблицю Word у виді поля DATABASE, зв'язаного з вихідною таблицею чи запитом. Щоб обновити поле, виділіть його в таблиці і натисніть клавішу F9.

Експорт даних з Microsoft Access у документ Word

· У вікні Microsoft Access відкрийте потрібну базу даних, а потім відкрийте об'єкт бази даних: таблицю, запит, форму чи звіт.

· Якщо потрібно експортувати тільки частину даних, виділіть потрібні рядки чи стовпці.

· Оберіть команду Экспорт у меню Файл.

· У списку Тип файла оберіть формат файлу для експортованих даних:

Щоб створити документ зі збереженням вихідного форматування даних, виберіть параметр Формат RTF.

Щоб створити простий текстовий файл для використання як джерела даних злиття, оберіть параметр Слияние Microsoft Word.

· У полі Имя файла вкажіть ім'я файлу для нового документа.

· Щоб експортувати весь об'єкт бази даних, виберіть параметр Сохранить все. Щоб експортувати тільки виділені рядки чи стовпці, оберіть параметр Сохранить фрагмент.

 

Імпорт текстового файлу Word у Microsoft Access

Існує можливість імпортувати дані з текстового файлу Word, наприклад джерела даних злиття.

· У Word збережіть копію файлу у виді неформатованого текстового файлу; як роздільники використовуйте коми чи знаки табуляції.

Інструкції

· Перейдіть у Microsoft Access і відкрийте нову чи існуючу базу даних.

· У вікні бази даних натисніть кнопку Таблицы на панелі об'єктів.

· У меню Файл виберіть команду Внешние данные, а потім — команду Импорт.

· У списку Тип файлов оберіть параметр Текстовые файлы.

· У поле Имя файла введіть ім'я текстового файлу для імпорту.

· Натисніть кнопку Импорт.

· Дійте за вказівкам майстра імпорту.

Для перегляду додаткових параметрів чи зміни специфікацій, наприклад роздільника полів, натисніть кнопку Дополнительно в першому з діалогових вікон майстра. Щоб зберегти специфікації для наступного використання при імпорті схожих текстових файлів, натисніть кнопку Сохранить как.