Инструкция по использованию БД

 

Вызов программы

 

Программу Microsoft Access можно вызвать несколькими способами:

1. Из меню «Пуск». Пуск – Microsoft Office – Microsoft Access 2003.

 

 

Для открытия определенной БД нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

 

В открывшемся окне выбрать файл с БД которая вас интересует.

 

2. Два раза щелкнуть правой кнопкой мыши на уже сохраненной БД. Что бы ни искать нужную БД в папках можно вынести ярлык на рабочий стол.

 

Экранные формы

 

Экранную форму можно создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала нужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.

 

Далее нужно выбрать вид формы.

 

 

На следующем шаге нужно выбрать стиль формы.

 

В заключении задать имя.

 

 

Любую форму, сделанную с помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во втором случае вся форма формируется самостоятельно. Например, можно добавить картинки, кнопки, сделать собственный вид, добавить подчиненные формы и т.д.

В представляемой БД главной формой является форма «Личная карточка». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены на соответствующих вкладках.

 

Описание отчетов

 

Отчеты так же как формы можно создать с помощью мастера и в режиме конструктора.

При создании отчета с помощью мастера нужно сначала выбрать поля из созданных таблиц или запросов для отчета.

 

 

Затем можно добавить уровни группировки, то есть, например, сделать так чтобы сначала шло имя сотрудника, а только потом все остальные данные.

 

 

Далее можно задать порядок сортировки (по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).

 

Потом выбирается вид макета для отчета, стиль и имя отчета.

 

 

 

 

Режим конструктора для отчета очень похож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в меню «свойство».

Все отчеты в данной БД находятся в «Главном меню».

 

 

Для печати какого либо отчета нужно сначала открыть отчет.

 

 

Затем на отчете щелкнуть правой кнопкой мышь. В открывшемся меню выбрать «Печать».

 

Заключение

 

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.

В связи с тем, что база учебная, а не профессиональная, не которые данные о сотрудниках не были включены в базу. К ним относится такие данные, как военная обязанность, поощрения и т.п. Но разработанная в курсовой база данных легко дополняется при необходимости разработки профессиональной базы данных.