Аналіз предметної області

Реферат

 

Об’єктом розробки є система електронного документообігу.

Під час вивчення предметної області, було проаналізовано основні концепції розробки адаптивних систем, проаналізовано основні фактори, що впливають на процес обміну електронними документами. Також було вивчені основні аналоги та їх можливості, по захисту даних, по зручності та надійності. На основі зібраних даних та на основі аналізу існуючих систем була розроблена і реалізована система електроного документообігу «EFOD».

У результаті роботи була реалізована система електронного документообігу, при реалізації якої використовувались технології Java Servlet, JSP, сервер бази даних MySQL і Web-сервер Apache Tomcat.

Вступ

 

В умовах ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки в діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми або корпорації) можуть істотно позначитися на фінансових результатах її діяльності і навіть призвести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних та оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкта і вироблення впливів на цей об'єкт в напрямку досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, що складаються з окремих компонентів, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління можуть бути:

а) матеріальні;

б) грошові;

в) трудові або інформаційні ресурси, які застосовуються при виконанні ділових процесів;

г) самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягнення поставленої мети;

д) підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство в цілому.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств і організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління та вдосконалення процедур управління та ділових процесів, і, з іншого, до зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації та підвищенню ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання та пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують засоби для досягнення цих цілей за допомогою двох підходів:

а) реінжинірингу бізнес - процесів;

б) переходу до безпаперової технології управління.

У даній роботі розглядається зміст другого підходу - вибору та застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка ґрунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створення систем управління документами та системи електронного документообігу.

Концепція електронного документа з'явилася у 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації.

На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичної формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільному використанні, поширенні та зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі програм, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді й тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації поряд зі значною економією коштів може забезпечити і важливі конкурентні переваги.

Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр ваги комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обсягами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язку, перероблені OLE-об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використання. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно буде змінюватися документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптивним, багатовимірним.

За кілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємопов'язаних технологій в рамках так званих систем управління електронними документами (СУЕД) або Electronic Document Management Systems (EDMS).

Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподілених архітектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьох галузях:

а) уряд;

б) судочинство;

в) юриспруденція;

г) фармацевтика;

д) страхування;

е) фінансові послуги;

ж) охорона здоров'я;

з) виробництво;

и) система вищої освіти.

Можна виділити наступні основні завдання, які покликана вирішувати система управління документами - вміти перекладати паперові документи в електронний вигляд і вміти перехоплювати всі створювані електронні документи з усіх джерел надходження:

а) з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв;

б) факсові повідомлення, що надійшли через факс - сервер підприємства;

в) вхідні, вихідні й внутрішні повідомлення, що надходять з електронної пошти;

г) звіти та інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або надіслані факсом, але їх треба перехопити і відправити у сховище електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів, до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрованих програмних компонентів.

Змістом третьої концепції є розробка системи електронного документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків у єдину інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна

а) дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів;

б) контролювати це пересування;

в) вміти керувати документообігом і регулювати його.

Ця концепція має дві стадії у своєму розвитку від втілення ідеї використання технології "docflow", пов'язаної з плануванням і управлінням документопотокамі, до технології "workflow", призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології "workflow", отримали назву систем автоматизації ділових процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, що виконуються на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки та аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.

Аналіз предметної області

 

В даний час в Україні спостерігається зростання інтересу до систем електронного документообігу (СЕД) серед державних і комерційних структур. Компанії-розробники готові надати СЕД як для невеликих організацій чисельністю 5-10 осіб, так і для великих підприємств чисельністю тисячі чоловік. Всього на ринку представлено більше п'ятдесяти рішень цього класу. Але на питання, за якими критеріями правильно вибирати систему, відповідь знають далеко не всі. Проведемо аналіз найбільш популярних вітчизняних розробок в області автоматизації документообігу і діловодства.

Сьогодні можна виділити наступні рішення від провідних компаній-розробників, що працюють у сфері автоматизації роботи з документами:

а) Бос-Референт;

б) ГранДок;

в) Справа;

г) Євфрат-Документообіг;

д) CompanyMedia;

е) Directum;

ж) DIS-системи;

з) DocsVision;

и) LanDocs;

к) Optima-Workflow.

СЕД - це в першу чергу система, що дозволяє вирішувати усі типові завдання електронного документообігу для роботи з документами - реєстрація і введення документів, пошук документів, маршрутизація, створення звітів, ведення архіву, встановлення правами доступу в системі. Тому при виборі СЕД просто необхідно переконатися в тому, що система дійсно забезпечує виконання таких завдань. Щоб отримати уявлення про можливості систем, що дозволяють організувати електронний документообіг, була складена таблиця з необхідним набором функціонала (таблиця 1). Як показано в таблиці, всі представлені системи намагаються йти в ногу з часом і тому володіють майже всіма необхідними функціональними можливостями. Найкращим чином з типовими завданнями електронного документообігу справляються системи Дело, Євфрат-Документообіг, DocsVision і LanDocs.

Умовні позначення систем в таблицях:

а) Бос-Референт (Б-Р);

б) ГранДок (ГД);

в) "Дело" (Д);

г) Євфрат-Документообіг (Є-Д);

д) CompanyMedia (CM);

е) Directum (D);

ж) DIS-системи (DIS);

з) DocsVision (DV);

и) LanDocs (LD);

к) Optima-Workflow (OW).

Пояснення до таблиць:

а) "+" - можливість є;

б) "-" - можливості немає;

в) "+/-" - опціонально або зовнішнім ПО;

г) "-/+" - неповна функціональність можливості.

Наступним моментом, на який варто звернути увагу при виборі тієї чи іншої системи, є послуги, що надаються компаніями-розробниками, і технічні вимоги до системи. Для повноцінної роботи з системою в першу чергу необхідно пройти навчання. Розробник повинен надати постійно діючу оперативну технічну підтримку. Послуги з встановлення та налаштування системи, пропоновані розробниками, є необов'язковими і можуть знадобитися тільки в тому випадку, якщо власні IT-фахівці не в силах самостійно здійснити адаптацію системи і введення її в експлуатацію. Знання технічних вимог до системи дозволяє заздалегідь оцінити витрати на придбання додаткового програмного забезпечення і нового обладнання.

Сумарні витрати на придбання системи складаються з вартості ліцензій програмного продукту, бази даних, послуг, додаткових модулів системи і стороннього програмного забезпечення. За загальної вартості серверної і користувальницьких ліцензій, а також вартості СУБД / платформи, найбільш прийнятними є системи:

а) ГранДок;

б) Євфрат-Документообіг;

в) DocsVision.

Вартість бази даних і програмних платформ варіюється від 900 $ (MS SQL Server 2005) до 4000 $ (Lotus Notes Domino). Винятком є система Євфрат-Документообіг, що має вбудовану СУБД Ніка (0 $) (таблиця 2). Порівняння повних витрат на впровадження систем практично нездійсненно в силу різного підходу компаній-розробників до надання послуг. У примітках до таблиць можна знайти інформацію про використовувані системами бази даних і платформи, а також про модулі, вартість яких врахована для систем LanDocs і CompanyMedia.

 

Таблиця 1. Основні можливості систем електронного документообігу

Система можливість	Б-Р	Г-Д	Д	Є-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W
реєстрація документів	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
ведення реєстраційної карточки	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
ведення номенклатури справ	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
сканування	+/-1,2	+	+/-1,5	+	+/-1	-/+	+	+	+	+/-1
розпізнавання документів	+/-1,2	+	+/-1,5	+	+/-1	-/+	+/-1	+/-1	+/-1	+/-1
зв’язані документи	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
прикріплені файли	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Робота зі словниками та довідниками	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
час доручень	+	-	+	+	+	+	+	+	+	+
Пошук: - за реквізитами; - по виду РК документу; - повнотекстовий; - з урахуванням морфології.	+ -   + -	+ -   + -	+ +   + -	+ +   + +	+ -   + -	+ -   + +	+ +   - -	+ +   + -	+ -   + +	+ +   + +/-
списання документу в архів	+	+	+	+	+	+	-	+	+	+
ведення архівів електронних документів	-/+	-	+/-6	+/-7	-/+	-/+	-	-/+	+/-9	-/+
маршрутизація	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+
генерація звітів	+/-3	+/-4	+	+	+/-8	+	+	+	+	+/-4
розподілення прав доступу	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
ролі	+	-	-/+	+	+	+	+	+	+	+
Примітка: 1- з застосуванням зовнішніх OCR 2- інтеграція з CuneiForm 3- за допомогою Report’sMan 4- за допомогою Cristal Reports 5- опціонально «Потокове сканування» 6- опціонально підсистема «Архівна справа» 7- опціонально модуль «Архіваріус» 8- опціонально за допомогою системи «Центр звітів» 9- опціонально система LanDocs: АРХІВ

 

Таблиця 2. Вартість сервера і лізенцій

Система характеристики	Б-Р	Г-Д	Д	Є-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W
СУБД	Lotus Notes/ Domino	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle 9i	НІКА MS SQL4 Oracle 9i4	Lotus Notes/ Domino	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle 9i Lotus Notes/ Domino	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle 9i	MS SQL Server, Oracle 9i, IBM DB2 Database
Вартість СУБД, $	від 3964	від 9002	від 9002	05	від 3964	від 9002	від 9002	від 9002	від 9002	від 9002
Вартість сервера + 50 ліцензій, $	176001	10200	121003	7200	210006	14800	197001	9200	210507	18200
Примітка: 1- з урахуванням знижок 2- SQL Server Standart Edition 2005 Win32 English OLP NL 3- під MS SQL Server 4- проектне рішення 5- вбудована СУБД Ніка 6- СМ-справовиробництво + СМ-Workflow (р. м. користувача) 7- LanDocs: СПРАВОВИРОБНИЦТВО + LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ + LanDocs: МАРШРУТИЗАЦІЯ

 

Купуючи систему, не слід забувати про «підводні камені» її впровадження та промислової експлуатації. Може виявитися, що всі достоїнства функціоналу придбаної системи зійдуть «нанівець», коли справа дійде до впровадження і використання системи. Наприклад, якщо система, яка купується не містить інструментарію необхідного для настройки під потреби організації власними силами, то процес впровадження вимагатиме участі розробника, що істотно вплине на підвищення вартості впровадження. Адаптувати систему під потреби своєї організації доступними засобами без участі розробника і без додаткових витрат зможуть власники систем Євфрат-Документообіг і DocsVision. Замовникам інших систем пропонується набір стандартних установок, які можуть бути доопрацьовані розробниками або їх партнерами, що приведе до збільшення витрат на впровадження (таблиця 3).

Вартість і терміни впровадження є одними з факторів, що впливають на поширеність системи. У кожному конкретному впровадженні вони залежать від можливостей обраної системи та структури компанії-замовника (масштаб, специфіку діяльності і т. д.), що набуває систему. За наявними оцінками (таблиця 4), на сьогоднішній день найбільша кількість впроваджень мають системи Євфрат-Документообіг, Дело і CompanyMedia. Система Дело популярна в державних установах завдяки тому, що вона орієнтована на автоматизацію процедур традиційного діловодства. Поширеність системи Євфрат-Документообіг пояснюється універсальністю її використання і гнучкою ціновою політикою. Велика кількість впроваджень CompanyMedia забезпечує модульність системи та реалізація на платформі Lotus Notes / Domino.

 

Таблиця 3. Доступний інструментарій для налаштування системи

Система інструментарій	Б-Р	Г-Д	Д	Є-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W
дизайнер форм карточок документів	+	-	-/+3	+	+/-4	-/+7	-	+	-/+8	+
дизайнер маршрутів/процесів	+	-	-/+	+	+/-5	-/+7	-	+	+	+
редактор звітів	+/-1	+/-2	-	+	+/-6	-/+7	-/+	+	+	+/-2
створювання та зміна словників та довідників	+	+	-	+	+	-/+7	-	+	+	+
Примітка: 1- за допомогою Report’sMan 2- за допомогою Cristal Reports 3- можливість додавання нових реквизитів 4- додатково, за допомогою інструментів для розробки на ActiveFrame 5- додаткова система CM-Workflow (р. м. розробника) 6- додатково, система «Центр звітів» 7- за допомогою інструменту розробки IS-Builder 8- настройки реквізитного складу реєстраційної карточки

 

Таблиця 4. Досвід впровадження систем

Система питання	Б-Р	Г-Д	Д	Є-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W
кількість впроваджень	>100	>100	>5001	>1000	>5002	>100	>100	>100	>100	>100
чи можливе впровадження власними силами*	ні	ні	ні/так	Так	Ні	ні/так	ні/так	так/ні	ні	ні
впровадження проектні (П) та власними (С)силами? **	П	П	П<С	П<<С	П	П>>С	П>С	П>С	П	П
Примітка: * - «ні/так» - жорсткі настройки, «так/ні» - необхідний спеціаліст ** - П > (<) С – проектних впроваджень більше (менше) ніж власними силами; «>> (<<)» - значно більше (менше); П – проектні впровадження 1 – враховуються тільки впровадження продукту Дело 2 – з урахуванням впроваджень продукту OfficeMedia

 

Припускаючи, що впровадження пройшло успішно, слід розглянути, що ж ще є істотним для автоматизації електронного документообігу. Крім необхідного набору можливостей (таблиця 1) наявність у системі додаткового функціоналу (таблиця 5) може значно спростити роботу з системою всім співробітникам організації (наприклад, настройка повідомлень і нагадувань). У деяких випадках цей функціонал просто необхідний (наприклад, WEB-доступ). Потреби замовника в автоматизації процесів обробки документів з часом можуть мінятися (наприклад, у разі зміни організаційної структури підприємства), що може призвести до необхідності в розвитку системи. Наприклад, виникає ситуація, коли замовник, успішно експлуатує систему в головному офісі організації, згодом приймає рішення про впровадження її у філії. Як видно з таблиці 5, найбільш повноцінний додатковий функціонал за рахунок гнучких настроювань користувальницького інтерфейсу надають системи Бос-Референт та Optima-Workflow. За іншими параметрами впевнені позиції займають системи Directum, DocsVision і Євфрат-Документообіг.

 

Таблиця 5. Додаткові можливості роботи з системою

Система можливість	Б-Р	Г-Д	Д	Є-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W
настройка інтерфейсу користувача	+	-/+	-/+	+/-2	-/+	-/+	-/+	-/+	+	+
настройка повідомлень та нагадувань	+	-/+	-/+	+	+	-/+	+	+	+	+
інтеграція електронної пошти	+	-	-/+	+	+	+	-/+	+	+/-8	+
WEB-доступ	+	-	+/-1	+	+/-3	-/+5	+	+	+/-9	+
територіально-розподілена робота**	+	-	-	+	+4	+/-6	+	+/-7	+/-10	+
наявність API	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+
Примітка: * - настройка кнопок на панелі ** - наявність у системі стандартних засобів 1 – опціонально Дело-Web 2 – додатково, за допомогою інструментів для розробки на ActiveFrame 3 – опціально СМ-Портал 4 – СМ-Представництво/Філія 5 – опціально Сервер web-доступа 6 – опціально Вторинний сервер реплікації 7 – опціонально Модуль реплікації 8 – опціально LanDocs: ПОШТОВИЙ КЛІЄНТ 9 - опціально LanDocs: ІНТЕРНЕТ ДОСТУП 10 - опціально LanDocs: XML-ПІДСИСТЕМА ОБМІНУ

автоматизація документообіг програмний продукт

Важливими характеристиками СЕД є її безпека, надійність і продуктивність (таблиця 6). З таблиці 6 слід, що системи Directum, DocsVision, Optima-Workflow і Євфрат-Документообіг дозволяють забезпечити необхідний рівень надійності і безпеки електронного документообігу. У свою чергу продуктивності розглянутих в огляді рішень достатньо, щоб автоматизувати як невеликі, так і великі структури, тому що продуктивність в більшості випадках залежить від можливостей серверного апаратного забезпечення. У разі створення розподіленої системи електронного документообігу (окремі сервери бази даних для кожного підрозділу) кількість одночасно працюючих користувачів може вимірюватися тисячами. Хочеться відзначити, що системи Бос-Референт і CompanyMedia, реалізовані на платформі Lotus Notes / Domino, пропонують найбільш розвинені засоби адміністрування при розподіленій роботі за рахунок можливостей платформи.

Таблиця 6. Надійність, безпека

Система можливість	Б-Р	Г-Д	Д	Є-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W
авторизація користувачів з паролем	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
шифрування документів	+/-1	-	+/-2	+	+/-3	+	+	+	+/-4	+
підтримка ЕЦП	+/-1	+	+/-2	+	+/-3	+	+	+	+/-4	+
резервне копіювання БД за розкладом	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+
протокол подій	+	-/+	+	+	+	+	+	+	+	+
Примітка: 1 - замовлена розробка з використанням БОСС-Крипто 2 – опціонально «ЕЦП та Шифрування» 3 – опціально за допомогою інфраструктури Locker 4 – опціально LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ

 

При виборі системи електронного документообігу слід врахувати безліч чинників, і остаточне рішення переважно приймати на основі комплексного аналізу можливостей СЕД залежно від вимог і специфіки замовника. У таблицях огляду всебічно розглянуті найбільш важливі аспекти вибору, впровадження та подальшого використання СЕД, що враховують крім обов'язкових функціональних можливостей, вартості і досвіду їх використання, можливості їх адаптації, модифікації та розвитку, необхідність яких не так очевидна на початковому етапі впровадження. Критерії, за якими були розглянуті системи - досить універсальні і відповідають завданням автоматизації документообігу як в комерційних, так і в державних установах.

Якщо говорити про вибір СЕД для організації з передбачуваною кількістю одночасно працюючих користувачів близько 50, то найбільш оптимальним рішенням бачиться система Євфрат-Документообіг, розробка компанії Cognitive Technologies. При помірній вартості система, з одного боку, містить весь необхідний функціонал для автоматизації роботи з документами, а з іншого боку, пропонує широкі можливості налаштування та модифікації при впровадженні розробником, партнерами і безпосередньо замовниками. Цікавою пропозицією також є система DocsVision, яка також включає в себе весь необхідний функціонал для автоматизації документообігу і тісно інтегрована з продуктами компанії Microsoft. Система надає гнучкі можливості при адаптації до вимог замовника. В даний час впровадження цієї системи здійснюється через партнерську мережу компанії DocsVision, що говорить про достатню незалежність системи від розробника. Крім цього за окремими критеріями добре показали себе системи Дело, Directum та Optima-Workflow.

Таким чином, використання аналітичних викладок, запропонованих в огляді, допоможе організаціям, зацікавленим в автоматизації документообігу, зробити найбільш прийнятний вибір рішення і тим самим уникнути цілого ряду "прихованих" на початковому етапі впровадження проблем, пов'язаних з використанням систем електронного документообігу.

Постановка задачі

 

Згідно з метою дипломного проекту необхідно розробити прикладну веб базовану систему для автоматизації документообігу деякого підприємства. Дана система повинна реалізувати функції реєстрації, авторизації, завантаження електронних документів будь-яких форматів, зберігання їх та видачу їх користувачу для редагування та перегляду. Вимогами до системи: є кросплатформеність, невисока продуктивність, невисока надійність, безкоштовність.

В даний час системи автоматизації документообігу є гарячою областю досліджень і розробок. Користь від використання таких систем для автоматизації роботи підприємства очевидна: незалежність розташування філій, пришвидшення роботи з документами і незалежність від платформи. Встановлена програма, з підтримкою в одному місці, може використовуватися тисячами тих, хто користується нею, головною умовою є тільки можливість доступу до Internet. Така програмна система повинна забезпечувати: просту і зручну реєстрацію в системі, авторизацію користувачів в системі, можливість додавання документу до системи, можливість надання прав перегляду та корегування документів.

Робота буде присвячена:

а) детальному опису підсистеми додавання документу до реєстру;

б) детальному опису підсистеми надання прав на редагування документів;

в) детальному опису підсистеми ведення статистики редагування документів;

Система повинна бути простою в установці та налаштування, надійна у роботі, невимогливою до апаратного забезпечення. Також важливим є завдання забезпечення потрібної і необхідної функціональності системи без високої вартості.