Канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)

История профессии: С возникновением письменности в древности существовала небольшая группа грамотных людей, занимающихся переписыванием различных текстов. Такие писцовые копии на Руси известны еще с XI века. В XIX веке в многочисленных департаментах России над переписыванием огромного числа бумаг и документов трудились чиновники - низшие по табелю о рангах. С развитием технического прогресса все больше ощущалась необходимость в создании высокопроизводительных печатных машин. Первая промышленная модель пишущей машины была изобретена в США В 1867 году Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом.
В настоящее время пишущая машина отошла на задний план, а на смену ей пришел персональный компьютер.
Несомненно работа по печатанию различных документов стала значительно легче. Деятельность секретарей-референтов не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого, они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь референт - это "правая рука" руководителя.

Доминирующие виды деятельности:

- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;

- получение для руководителей сведений от работников подразделений, вызов их по его поручениям, организация приема посетителей;

- организация телефонных переговоров руководителя;
- оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
- подготовка заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке для заседания или совещания и их регистрация);
- печатание по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
- стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере;
- составление по просьбе руководителя различных докладов, писем, документов;
- формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.

Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности (профессионально-важные качества):

Способности:

 - высокая помехоустойчивость (способность эффективно работать на фоне помех, не снижая качества);
- высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения внимания (способность длительное время сосредотачиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой);
- хорошее развитие мелкой моторики рук (способность быстро и четко выполнять движения с помощью пальцев рук);
- умение четко и ясно говорить, правильно строить фразы и произносить слова, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
- высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
- развития мнемических способностей (хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти);
- развитие двигательной памяти (способность запоминать движения для каждого пальца обеих рук);
- способность быстро действовать;
- умение хорошо разбирать рукописный текст.

Личностные качества, интересы, склонности:

- эмоциональная устойчивость;
- пунктуальность;
- аккуратность;
- организованность;
- ответственность;
- доброжелательность;
- тактичность;
- последовательность в делах;
- настойчивость и твердость;
- коммуникабельность (общительность);
- способность планировать свою работу;
- склонность к работе с документами.

Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:

- неспособность быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;
- неспособность работать в подчинении, сильно выраженная склонность к лидерству, руководству;
- медлительность, нерасторопность;
- неумение планировать свою работу;
- низкий уровень развития всех видов и типов памяти.