Дополнительные части делового письма

 

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

Вниманию конкретного лица;

Краткое содержание письма;

Приложение и копии;

Постскриптум;

Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО “Арт Компакт”

2006-06-01

Страница 2

Или:

ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01

Конверт

На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.

Формы пунктуации

Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.

В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.

При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений.

Использование смешанной пунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.

В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.