Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

Содержание

 

Введение

1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера

1.1 Назначение коммерческой переписки

1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

2 Особенности написания деловых писем

2.1 Язык и стиль делового письма

2.2 Основные части делового письма

2.3 Дополнительные части делового письма

2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами

3 Разновидности писем в деятельности организации

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Приложение № А

Приложение №Б

Приложение №В

Введение

 

Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера.

Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.

Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности.

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;

- изучения определения и области применения каждого письма;

- описания хозяйственной ситуации;

- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;

- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:

Письмо-просьба,

Сопроводительное письмо,

Письмо-подтверждение,

Письмо-напоминание,

Письмо-извещение,

Гарантийное письмо,

Письмо-запрос и ответ на него,

Заказ и ответ на него,

Оферта и ответ на нее.

В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера

Назначение коммерческой переписки

деловая коммерческая переписка иностранный партнер

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки.

В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:

- документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами);

- документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;

- коммерческие документы;

- документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы);

- страховые документы;

- транспортные и транспортно-экспедиторские документы;

- таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки — от ее подготовки и заключения О завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки — рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма.

Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

 

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.[1]

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

- сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);

- ссылки на документы отправителя и получателя;

- дата;

- адрес получателя письма;

- указание на конкретное лицо;

- вступительное обращение;

- краткое содержание письма;

- текст письма

- заключительная формула вежливости;

- подпись;

- ссылка на приложение;

- сведения о рассылке копий письма.

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.

Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) — общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) — корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).

Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом:

Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75

Our reference: РL/112 Наша ссылка: РL/112

Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма — «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты — британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002

Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случаё —2 июня 2002 г., в другом — 6 февраля 2002 г)

Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здания, название улицы;

название города;

страна.

Например:

Continental Company

516 Sixth Avenue

USA

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, США после названия города указывается название штата.

Слова Avenue, Street Place, и другие в адресе пишутся с большой буквы.

Если в названии фирмы присутствуют фамилия (например, W. Edvard&Co. Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (господа).

Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.

Указание на конкретное лицо — реквизит используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости не, эта отметка отсутствует. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо.

Вступительное обращение — стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату.

Мог использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются:

Sir Madam

Sirs Masdames

Dear Sir Dear Madam

В обращении используются следующие сокращения: Мr — господин, Мrs —госпожа (замужней Женщине), Мiss — госпожа (ж незамужней женщине), Мs госпожа (при неизвестном семейном положении).

В конце обращения в американской традиции — употребление двоеточия, в британской —запятой.

Краткое содержание письма — не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом:

Order № 187

В юридической практике принято оформлять следующим образом:

In re: Contrakt 12/45

Re:: Contrakt 12/45

(Re сокращенное латинское выражение — по делу, относительно дела, вопроса).

Текст письма — самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.

В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости — форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.

Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля.

В подписи указываются: название фирмы так как оно дано в бланке письма, на следующей строке — подпись лица, затем — инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строк и может указываться наименование подразделения (отдела, департамент). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание — «по поручению».[2]

Ссылка на приложение. Реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу.

Сведения о рассылке копий письма. Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение — сс (от саrbon copy — копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются копии письма. (см Приложение №1)