СЛАЙД 6. Координация в организации

Введение

 

СЛАЙД 1

Образование предприятия или организации — это формирование инструмента для выпуска конкретной продукции или оказания конкретных услуг. Создание организации не является самоцелью, поэтому, рассматривая варианты организации, следует оценивать ее полезность с точки зрения выпуска продукции или оказания услуг. Выбирая масштаб, структуру и правовую форму организации, следует постоянно задавать себе вопрос: «Как это отразится на показателях выпускаемой продукции?».

Следовательно, перед теорией организации встают задачи изучить закономерности, типовые варианты, принципы построения организации, взаимоотношения внутри организаций, их взаимосвязь с окружающей средой. Организация сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы.

У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Не понимая сущности и закономерности развития организаций, нельзя управлять ими, эффективно использовать их потенциал, осваивать технологию их деятельности. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе, ответы на эти вопросы призвана дать теория организации.

 

Теория организации — наука, изучающая принципы, законы и закономерности возникновения организации как объекта, ее эволюцию, механизмы функционирования, взаимодействие ее частей и элементов между собой и с внешней средой для достижения намеченных и проектирования новых целей.

 

СЛАЙД 2

Организация характеризуется системой характеристик, признаков, условий, особенностей. В качестве базовых факторов можно выделить:

состав направлений деятельности;

стратегии поведения фирмы на рынке;

масштаб;

организационно-правовая форма;

численность персонала;

структура кадров;

структура производственных подразделений;

Структура управленческих подразделений.

Формируя организацию, необходимо определить правила и условия ее функционирования, выбрать ее количественные показатели и качественные признаки. Типовой набор признаков и условий называют типовыми вариантами построения организации.

СЛАЙД 3

Основополагающая задача теории организации — изучение влияния, которое оказывают индивидуумы и группы людей на функционирование организации, на происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной целенаправленной деятельности и получение необходимых результатов. При решении своих задач теория организации опирается на достижения и данные ряда смежных научных дисциплин: психология, социология, социальная психология, антропология, юриспруденция, экономика, менеджмент (табл. 1).

 

Научные дисциплины	Изучаемые аспекты
Теория организации	сущность, типы, цели, миссия, среда, механизм функционирования, адаптация, проектирование, динамика организации.
Теория управления	субъекты и объекты управления, стимулирование и мотивация, принятие и реализация решений, подготовка и компетентность руководителей, линейное и функциональное управление.
Психология	обучение, тренировка, мотивация, личность, восприятие удовлетворенность работой, оценка действий, отношение к труду форма поведения.
Социология	групповая динамика, нормы, роли, статус, власть, конфликты, бюрократия, организационная культура, социализация.
Социальная психология	изменение поведения, изменение позиции, групповые процессы.
Экономические науки	регулирование, рыночные отношения, эффективность, экономическая стратегия.
Юридические науки	законодательная регламентация, правила и нормативы, ответственность, санкции.
Антропология	сравнительные ценности, сравнительные нормы, сравнительные позиции, этнические особенности.

 

Вклад психологии в теорию организации проявляется в наибольшей мере через изучение и прогнозирование поведения субъекта, определение возможностей изменения поведения людей. Психология выявляет условия, мешающие или способствующие рациональным действиям и поступкам людей.

Исследования в области социологии расширяют методологические основы теории организации за счет изучения социальных систем, где индивидуумы исполняют свои роли и вступают в определенные отношения между собой.

Для теории организации большую значимость приобретает изучение мотивации человеческой деятельности, места и роли человека в социальных и технических системах, анализ факторов социальной активности и социальной патологии, моделирование социальной значимости деятельности человека, исследование его социальных возможностей, ожиданий, ограничений, социальных перемещений, мобильности, идентификации. На вопросы, возникающие в процессе функционирования организации, о том, как индивидуумы ведут себя в групповой деятельности и почему они ведут себя так, а не иначе, дает ответы социальная психология.

Особую важность для организаций представляют исследования, посвященные оценке и анализу изменения позиций людей, форм коммуникаций и путей удовлетворения индивидуальных нужд в условиях групповой деятельности.

Вклад антропологии в теорию организации обусловлен тем, что эта отрасль знаний среди прочих проблем изучает функцию культуры общества, т.е. своеобразный механизм отбора ценностей и норм прошлого, трансляции их живущим поколениям, вооружаемым определенными стереотипами сознания и поведения. Эта социальная память прошлого лежит в основе различий фундаментальных ценностей, взглядов и норм поведения людей, проявляющихся в деятельности организаций. В теории организации исключительно важно учитывать характер и степень влияния указанных факторов на формирование приоритетов людей и их поведение в организациях.

Связь теории организации с экономической наукой определяется объективной потребностью формировать цели и стратегию организаций как основу их построения, обеспечения их внутренних и внешних взаимодействий.

Особую значимость в последнее время приобретает связь теории организации с юридической наукой, изучающей право как систему социальных норм и различные аспекты правоприменительной деятельности. Особо необходимо отметить корпоративное право — совокупность юридических норм, регулирующих правовой статус, порядок создания и деятельности хозяйственных обществ и товариществ. В организационной деятельности исключительно велика роль системы правил, устанавливаемых собственником или администрацией предприятия (коммерческой организации) и регулирующих различные внутрифирменные отношения.

Важную роль играют современные информационные системы, связывающие воедино все процессы функционирования организаций и собственно управленческой деятельности. Организации должны быть структурированы таким образом, чтобы максимизировать возможности системы управления по обработке и передаче необходимой информации, добиться требуемой оперативности принятия, реализации и контроля управленческих решений. Организации должны обеспечить оперативное получение требуемой информации как руководителями, так и исполнителями.

 

СЛАЙД 4

Объект теории организации (явление, которое исследует наука) - социальные организации.

В зависимости от выполняемых функциональных обязанностей члены коллектива могут быть как субъектами, так и объектами организаторской деятельности.

Организация предполагает планомерные и продуманные действия (со стороны субъекта) по безусловному исполнению намеченных мероприятий (со стороны объекта). Любая организаторская деятельность реализуется через процедуры и операции нормирования и исполнения управленческих и технологических решений.

Неформальная организационная структура складывается, исходя из закона «обязательного соответствия прав, полномочий, ответственности, личных и профессиональных качеств работника содержанию выполняемых функций». Законы и принципы организационной структуры незыблемы, но в нее приходит личность (творческий исполнитель соответствующих функций, носитель прав, полномочий, ответственности), которая реализует их на основе профессиональных знаний и своих индивидуальных свойств (воли, характера, физического и нравственного здоровья, интеллектуальных способностей, памяти и т. п.).

 

 

Организаторская деятельность основных субъектов организаций включает общие и конкретные (специфические) виды деятельности. Порядок общих видов деятельности регламентирован положениями об отделах и службах, должностными инструкциями.

В качестве объектов организаторской деятельности могут быть группы людей, мастера, работники предприятия, отдельный человек. Объект организаторской деятельности в рамках должностных обязанностей выполняет процедуры подготовки, согласования исполнения решений, а также все операции, относящиеся к другим процедурам. Объект организаторской деятельности получает задание, осмысливает его, проводит информационную работу, выполняет поручение или заказ, сдает выполненную работу заказчику или использует ее в своей организации. В качестве субъекта управления может выступать коллективный орган и работник, наделенный соответствующими полномочиями, правами и ответственностью.

 

СЛАЙД 5

 

Методы теории организации:

индуктивный (от единичного к всеобщему);

статистический (количественный учет факторов и частота их повторяемости: исследование явлений с использованием методов теории вероятностей, группировок, средних величин, индексов, графических изображений, что способствует нахождению устойчивых связей между организационными отношениями);

абстрактно — аналитический (мысленное выделение существенных свойств предмета, отвлечение от частностей, что позволяет составить обобщенную картину изучаемого явления);

сравнительный метод (подбор сходных организаций как объектов исследования для выяснения процессов изменения, динамики исследуемого явления);

системный подход (систематизированный метод мышления, в соответствии с которым процесс принятия и обоснования решений базируется на определении общей цели системы и последовательном подчинении ее множества подсистем, планов их развития, показателей и стандартов работ).

 

Функции теории организации:

познавательная — раскрытие процессов организации и самоорганизации социальных систем, закономерностей тенденций организационного развития, динамики различных социальных явлений и событий;

методологическая — разработка основ теории организации, организационных отношений на «макро» и «микро» уровнях, системных образований;

рационально-организующая — обобщение опыта организационной деятельности, разработка оптимальных моделей организации и структур, определения социальных технологий;

прогностическая — прогнозирование организационных явлений и событий.

 

Предмет теории организации — организационные отношения между работниками по поводу совместного труда, выражающие формы объединения людей и вещественных факторов производства, обеспечивающие связи между технической стороной деятельности организаций и отношениями собственности, складывающиеся в организациях различного типа.

 

Различаются две формы организации — формальная и неформальная.

Формальная организация базируется на административных принципах, регламентации роли рабочих мест, функциональных обязанностей, прав и полномочий.

Принципы построения таких организаций:

1. общая институциональная цель деятельности;

2. устойчивые нормативные связи между членами организации,

3. установленные правила, порядок взаимодействий, сложившаяся организационная структура;

4. взаимодействие с внешней средой;

5. использование ресурсов для достижения целей.

К ресурсам формальной организации относят труд, оборудование, денежные средства, земля, капитал и человеческий ресурс.

Поскольку деятельность организации должна направляться и координироваться, то в каждом подразделении должен существовать специальный орган, осуществляющий этот процесс, либо конкретная должность, либо надлежащим образом оформленная в подразделение группа должностей. Они обладают определенными организационными, правовыми, а иногда и материально — вещественными характеристиками.

Чем глубже разделение труда в организации, больше видов деятельности и подразделений, тем сложнее оказывается структура органов управления, тем больше в ней «этажей» — уровней иерархии.

Причина этого существование допустимого диапазона контроля —предельного числа объектов, которыми можно эффективно управлять.

При расширении масштабов деятельности организации растет «этажность» ее управленческой структуры, которая из «плоской» превращается в «высокую» (в крупных фирмах число уровней управления достигает 15). На деле рост управленческих структур в высоту происходит гораздо быстрее расширения организаций, поскольку углубление специализации отдельных подразделений, которых «под одной крышей» может быть намного меньше десяти. Решить эту проблему путем механического преобразования высоких структур в плоские невозможно без разрушения самой системы управления.

 

СЛАЙД 6. Координация в организации

Координация — процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность и устойчивость организаций. Различают следующие виды взаимозависимости подразделений предприятия.

1. Номинальная взаимозависимость. Подразделения, объединяемые этой взаимозависимостью, вносят вклад в общее дело, но непосредственно между собой не связаны.

2. Последовательная взаимозависимость. При таком типе связи работа подразделений, занятых на последующих этапах работы, зависит от работы на предыдущих этапах. В этом случае требуется более тесная координация, чем при номинальной, особенно на более поздних этапах производства.

3. Обоюдная взаимозависимость. При таком отношении вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом работы другого, и наоборот.

При осуществлении номинальной взаимозависимости предприятия используют стандартную координацию, не затрагивающую людей непосредственно. Для обеспечения обоюдной взаимозависимости рекомендуется взаимное регулирование (отдельными и групповыми координаторами), а для последовательной взаимозависимости — планирование (работы людей и производства).

По своему характеру координационная деятельность подразделяется на:

превентивную, направленную на предвидение проблем и трудностей;

устраняющую, предназначенную для устранения перебоев, возникающих в системе;

регулирующую, направленную на сохранение существующей схемы работы;

стимулирующую, направленную на улучшение деятельности системы или существующей организации.

 

СЛАЙД 7

Координационная деятельность осуществляется с помощью механизмов: неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация.

 

Неформальная непрограммируемая координация осуществляется неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия, поскольку практически невозможно предвидеть, запрограммировать или увязать всю его деятельность. Руководство организации в какой-то мере полагаются на добровольную координацию со стороны своих сотрудников.

Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия.

Имеется ряд условий, соблюдение которых обеспечивает повышение эффективности добровольной координации:

1. работник должен знать свои задачи и задачи подразделения;

2. работнику следует четко представлять, что от него требуется;

3. работник должен чувствовать себя частью организации и считать

4. своими стоящие перед ней задачи. Часто такая причастность является результатом тщательного отбора и ориентации работников.

 

Программируемая безличная координация — стандартные методы и правила работы. Их используют во всех типах организаций.

 

Индивидуальная координация — воздействие на конкретного работника. Поскольку работники не всегда одинаково понимают задачи и направления работы, то для обеспечения единства их толкования используются два подхода:

координацией занимается руководитель (Он оценивает ситуацию и использует свое влияние для того, чтобы подразделения разрешили общую проблему. Если это не удается, он использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия);

1. координацией занимается специально назначаемое лицо (координатор).

2. Разновидности второго подхода:

3. руководитель по продукту, выступающий в качестве связующего звена между производственными службами;

4. руководитель проекта, выступающий в качестве связующего звена между подразделениями на протяжении срока выполнения проекта;

5. представитель заказчика, выступающий в качестве связующего звена между службами и постоянным заказчиком;

6. специальное подразделение, координирующее получение и распространение информации для клиентов и заказчиков.

 

Групповая координация — выработка координации на совещаниях групп. В ходе обсуждения учитывают личные предпочтения, групповые интересы, задачи организации. На основе обсуждений принимаются согласованные решения. Здесь происходит обмен мнениями, каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения коллег.

 

СЛАЙД 8

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники, являются связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений.

Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационные коммуникации — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Различают четыре функции коммуникаций:

Контроль,

Мотивация,