Создание сложных отчетов

В категорию сложных в Access отнесены отчеты, включающие в своем составе подчиненные отчеты, перекрестные отчеты и отчеты, печатающиеся в несколько колонок.

Подчиненным отчетом называется отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующемся на запросе или таблице.

Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить. Например, при создании отчета о продажах за определенный период можно включить в него разделы, содержащие данные, сгруппированные по разным признакам: по территориальному, по продуктам, по сотрудникам. Эти разделы будут самостоятельными, не соподчиненными.

Главный отчет связывают с таблицей или запросом в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, содержащие данные, связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены сведения о каждом сотруднике, а в подчиненном – данные о детях каждого сотрудника. В главный отчет наряду с подчиненными отчетами могут включаться также подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности.

Подчиненные отчеты получаются либо путем создания подчиненного отчета в существующем отчете, либо путем добавления существующего отчета в другой существующий отчет. В последнем случае добавляемый отчет становится подчиненным.

Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то необходимо убедиться в правильности установленных связей между соответствующими таблицами.

При создании отчетов, содержащих подчиненные отчеты, можно использовать следующую последовательность действий:

ü Открыть отчет, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора.

ü Убедиться, что кнопка Мастер  на панели элементов нажата.

ü Нажать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов.

ü Установить указатель в отчете в том месте, куда требуется поместить подчиненный отчет и нажать на кнопку мыши. В результате появится диалоговое окно Создание подчиненных форм.

ü После выполнения инструкций в диалоговом окне мастера элемент управления Подчиненная форма/отчет будет вставлен в главный отчет. Кроме того, будет создан отдельный отчет, выводящийся как подчиненный отчет.

Имеется еще один способ создания подчиненных отчетов. Для этого после открытия в режиме конструктора отчета, который будет главным, нужно перейти в окно базы данных (с помощью кнопки F11) и мышью перенести отчет или таблицу из окна базы данных в тот раздел главного отчета, в который требуется перенести подчиненный отчет.

Свойства.

Отчет в целом, каждая зона и каждый элемент отчета имеют большой набор свойств. Войти в окно Свойства можно с помощью соответствующей кнопки  на панели инструментов. При этом на экране появляется соответствующее окно, в котором перечислены все свойства выбранного элемента. Их можно просматривать по частям, выбирая соответствующие закладки, либо увидеть одновременно, перейдя на закладку Все. Свойства, собранные на закладке Макет, определяют, как выводятся данные:

ü Размещение поля на листе (от левого края, от верхнего края);

ü Размеры поля (ширина, высота);

ü Внешний вид поля и выводимых в нем данных (тип фона, цвет фона, оформление, тип границы, цвет текста, шрифт, размер шрифта, насыщенность, курсив, подчеркивание, выравнивание текста);

ü Способ представления данных в поле (формат поля, число десятичных знаков, вывод на экран, расширение, сжатие).

Изменение свойств производится путем выбора из раскрывающегося списка нужного значения.

Свойства на закладке Данные определяют, что выводится в поле.

Свойства, собранные на закладке Другие (имя и дополнительные сведения), используются соответственно для задания имени поля и задания примечаний, относящихся к нему.

Если требуется изменение свойств нескольких полей, то их выделяют при нажатой левой кнопке мыши, а затем указывают необходимые свойства. Они распространяются на все выделенные поля.