Памятка для начинающего кадровика

Законодательная база, на основании которой строится работа кадровой службы

· Трудовой кодекс Российской Федерации

· Налоговый кодекс Российской Федерации

· "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 09.03.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 20.03.2016)

· Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) "О бухгалтерском учете"

· Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ (ред. от 09.03.2016) "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"

· Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)

· Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)

· Постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" (с последними изменениями от 6 сентября 2014 г.)

· Постановление Правительства Российской Федерации от 15 cентября 2008 г. №687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (с последними изменениями от 10 февраля 2014 г.)

· Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных"

· Приказ Роскомнадзора от 05 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»

· Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне"

· Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)

· Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

· Федеральный закон от 19.02.1993 N 4520-1 (ред. от 31.12.2014) "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"

· Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) "Об архивном деле в Российской Федерации"

· Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"

· Федеральный закон от 02.03.2016 № 43- ФЗ о внесении изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

· Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ (ред. от 29.12.2015) "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"

· Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ (ред. от 31.01.2016) "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности"

· Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации", утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

· Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "Об особенностях направления работников в служебные командировки"

· Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (ред. от 15.10.2014) "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы"

· Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 (ред. от 17.01.1990, с изм. от 19.02.2003) "Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ"

· Приказ Минтранса России от 20.08.2004 N 15 (ред. от 13.10.2015) "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей"

· Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) (ред. от 20.04.2010)

· Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013);

· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

· Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденные постановлением от 30 мая 1985 года Госкомтруда СССР N 162 и Секретариата ВЦСПС N 12-55

· Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13 августа 2009 г. N 588н

· Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого графика работы для женщин, имеющих детей), утвержденное постановлением от 6 июня 1984 г. N 170/10-101 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС

· Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235, Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р (Матери и одинокие отцы двух и более детей до 12 лет вправе пойти в отпуск в любое удобное время Верховный Суд РФ подтвердил первоочередное право на отдых этих работников (решение от 17.06.2014 № АКПИ14-440).

· Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17–99, регулирующие труд надомников

· Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719

· Приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 N 1122н (ред. от 20.02.2014) "Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда "Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами"

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

· Отраслевые и региональные соглашения

· Устав, Коллективный договор

· Федеральные законы и Постановления Правительства о медицинских, педагогических работниках, работниках транспорта и других категорий работников

· Внутренние регламенты Министерств

Реквизиты документов

Реквизит	Комментарий	На основании чего включен в документ
Наименование организации	Полное и при наличии – сокращенное в соответствии с  уставом. Сокращенное наименование (при его указании в уставе) помещают в скобках ниже полного названия или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003
Наименование документа	Определяют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Указывают прописными буквами.	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003
Дата документа	Это дата события (подписания, утверждения). Для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события Указывают арабскими цифрами в формате "10.10.2016", или  словесно-цифровым способом  в формате "10 октября 2016 г.".	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003
Место составления	Указывают с учетом принятого в России административно-территориального деления и общепринятых сокращений (например, г. Саратов, Московская обл.). Буква «г.» перед названием города опускается у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003
Заголовок документа	Кратко отражает содержание и отвечает на вопрос «о чем?» (например, приказ об утверждении штатного расписания) или «чего (кого)?»(например, должностная инструкция начальника отдела кадров)	Пункт 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003
Содержание	Причины, основания, цели составления документа (констатирующая часть). В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа). Выводы и решения (распорядительная часть) варианты: связный текст, таблица, комбинация текста и таблиц. Текст может содержать одну часть.	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003
Отметка о приложениях	Ссылка на приложение делается в тексте документа (Например, "Утвердить и ввести в действие с 01.01.2017 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1)". Если у документа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)» В конце документа отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.	пункт 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003
Подпись	Наименование должности лица, издавшего или подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилию).	Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003
Регистрационный номер	Указывают из регистрационной системы (электронной или журналов регистрации). Рекомендуется дополнить индексом в зависимости от вида документа. Элементы номера разделяются между собой косой чертой или тире. Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом	Пункт 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003
Отметка об ознакомлении	Вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он ознакомлен с документом (приказ о приеме. об увольнении, о привлечении к дисциплинарной ответственности)	Пункт 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003
Заверение печатью	Печатью заверяются документы, предусматривающие по закону заверение подлинной подписи или имеющие в утвержденной форме документов место для проставления печати (МП). Печатью заверяются копии документов. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.	Пункты 3.25, 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003
Отметка о получении документа	Делается при вручении работнику его экземпляров трудового договора, соглашений к нему, уведомлений, в случаях необходимости уведомлять под роспись. (Например, " уведомление получил, число, подпись, расшифровка").	Статьи 67, 71, 74, 79, 123, 180 ТК РФ
Гриф утверждения	Ставят в правом верхнем углу. УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера	Пункт 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003
Отметка об исполнителе	Указывают инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу	Пункт 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003
Визы согласования документа	Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Возможно в виде таблицы с графой для внесения замечаний согласовывающих лиц.	Пункт 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003

 

Памятка для начинающего кадровика

 

1. ПОДГОТОВКА
1.1. Установка и изучение программы, в которой ведется кадровый учет.
1.2. Изучение законов и иных нормативных актов, регулирующих деятельность компании.
1.3. Учет отраслевых соглашений, региональных соглашений.
1.4. Изучение учредительных документов.
1.5. Определение наличия представительного органа работников
1.6. Подготовка локальной нормативной базы Обязательные документы	правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ); положение о защите персональных данных (ст. 86-88 ТК РФ); положение об оплате труда и премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ)
1.7. Подготовка локальной нормативной базы Обязательные документы в зависимости от специфики деятельности.	Коллективный договор Должностные инструкции Положение об аттестации График сменности Положение о коммерческой тайне. Положение об обучении  Положение о стажировке (водителей)
1.8. Определяем перечень необходимых документов, формируем для них формы.	штатное расписание; график отпусков; трудовые договоры и соглашения об изменении их условий (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ); должностные инструкции (если должностные обязанности работников не установлены в трудовых договорах); личные карточки работников; расчетный лист; приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, уведомления и пр.); табель учета рабочего времени
1.9. Определяем нумерацию, правила регистрации, индексации документов.
1.10. Составляем номенклатуру дел кадрового делопроизводства.
1.11. Подготавливаем описание процедур (чек - листы) для кадровых процедур.
1.12. Подготавливаем документы для ведения воинского учета.
1.13. Журналы (книги) регистрации приказов, трудовых договоров. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
1.14. Трудовые книжки и вкладыши
1.15. Определяем места хранения кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.
2. НАЧАЛО РАБОТЫ
2.1. Принимаем руководителя.
2.2. Составляем штатное расписание
2.3. Издаем приказы по основной деятельности, регулирующие трудовые отношения.
2.4. Оформляем на работу работников.
2.5. Определяем и оформляем зоны ответственности, подписантов кадровых документов.
2.6. Составляем списки работников особых категорий и фиксируем особенности оформления трудовых отношений с ними	работников - иностранных граждан несовершеннолетних работников работников-инвалидов беременных работниц женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет одиноких матерей лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
3. ТЕКУЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
3.1. Ведение табеля учёта рабочего времени
3.2. Оформление графика отпусков
3.3. Предоставление отпусков
3.4. Направление в командировки
3.5. Оформление изменений
3.6. Применение мер поощрения и взыскания
3.7. Оформление увольнения
3.8. Уведомления в необходимых случаях гос.органов, иных организаций
3.9. Предоставление отчетности