Контроль запасов и расхода продуктов

Товарные запасы. Способы обеспечения запасов сырья. Пра­вила проведения инвентаризации

Товарные запасы — это часть товарного обеспечения, пред­ставляющая собой совокупность товарной массы в процессе движения ее из сферы производства к потребителю.

Основная цель управления запасами – обеспечение производственных процессов и снижение сопутствующих затрат. Конечной целью является извлечение прибыли, обеспечение стабильности работы. Рассмотрим задачи политики:

· Установление точного объема запасов, имеющихся на складе на данный момент.

· Установление объема запасов, который нужно закупить в ближайшее время.

· Определение оптимальных сроков исполнения заказов.

Рассмотрим пример. Пищевое предприятие занимается производством колбасы. Ингредиенты для ее производства хранятся на складе. Если запасов будет недостаточно, процесс производства будет приостановлен. Из-за этого потребители колбасы не получат тот продукт, который они желают приобрести. Следовательно, предприятие не сможет извлечь прибыль от реализации. Однако избыток запасов не менее опасен, чем недостаток. Если ингредиентов будет слишком много, их не удастся пустить в производство в полном объеме. Часть запасов будет испорчена в связи с истечением срока годности. Следовательно, фирма понесет убыток.

Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами, с которыми заключен договор о материальной ответственности за хранимые ценности. Это могут быть заведующий складом, заведующий секцией склада, кладовщик.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопроводительных документов и продолжается до документально оформленного выбытия, передачи товаров по расходным товарным документам в другие службы торговой организации или сторонним организациям.

Материально ответственные лица ведут учет поступления товаров, их движения внутри склада и выбытия за пределы склада обязательно в натуральном исчислении, используя данные товарных приходных и расходных документов. Возможно и одновременное ведение стоимостного учета.

Материально-ответственные лица должны составлять отчетность о движении и наличии товара.

Срок представления товарных отчетов (форма ТОРГ-29) устанавливается руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от размера предприятий и условий работы (объемов поставок, товарооборота и пр.): ежедневно, еженедельно и т.п.

Основанием для составления товарного отчета являются первичные приходные и расходные документы.

Товарный отчет и сопроводительные документы в двух экземплярах передаются в бухгалтерию. Бухгалтер, получив товарный отчет, проверяет его и напротив каждой суммы проставляет бухгалтерские проводки. Эти проводки затем разносятся в ведомости и журналы-ордера. При компьютерном способе учета бухгалтерские проводки записываются в баланс в процессе обработки первичных документов.

В начале каждого месяца бухгалтер торговой организации с материально-ответственным лицом производят сверку по товарным остаткам. Сверка производится таким образом: выводится товарный остаток в суммовом выражении на последнюю дату отчетного месяца и сверяется с данными последнего товарного отчета. Остаток по товарному отчету в суммовом выражении должен совпадать с остатком по счету 41 «Товары». Дебетовый оборот этого счета должен быть равен сумме поступившего товара за аналогичный период по данным приходной части товарного отчета, а кредитового оборота -- сумме расходной части товарного отчета.

Товарные отчеты с приложенными к ним документами подбираются по их порядковым номерам и переплетаются. Срок хранения товарных отчетов -- 5 лет. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Отчеты материально-ответственных лиц и приложенные к ним документы служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию товаров.

В процессе инвентаризации могут быть обнаружены излишки одних товаров и недостачи других. Взаимный зачет недостач излишками товаров допускается только с разрешения руководителя торговой организации. Руководитель разрешает взаимный зачет недостач излишками, только если они образовались по одному и тому же наименованию товаров, у одного и того же материально ответственного лица, за один и тот же инвентаризационный период, по одной и той же группе товаров при условии сходства по внешнему виду (или по упаковке, если товары продаются без распаковывания).

По каждому случаю выявленных излишков или недостач товаров материально ответственные лица обязаны представить письменное объяснение.

Проведение инвентаризации обязательно:

· - при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· - при смене материально ответственных лиц;

· - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· - при реорганизации или ликвидации организации;

· - в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация может назначаться на любую дату, определенную руководителем организации. Если речь идет о товаре, то целесообразно проводить инвентаризацию в первых числах следующего месяца, чтобы иметь сальдо по бухгалтерским счетам за отчетный месяц.

Инвентаризационная комиссия устанавливает:

· а) имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности;

· б) анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности путем перевода долга, бартерных операций и тому подобное;

· в) составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов;

· г) инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач и излишков;

· д) по фактам образования излишков или недостач комиссия должна получить подробные объяснения от материально-ответственных лиц.