Документальная статистика

Вышеприведенные декларативные утверждения подтверждаются и цифрами зарубежных и отечественных исследователей. Существуют оценки западных консалтинговых компаний о том, как живут и видоизменяются миры электронных и бумажных документов.1. Компания BIS оценивает, что 90% всей корпоративной информации остается на бумаге. Эту же цифру называют и российские источники. По данным Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), в среднем менее 10% из общего объема документов циркулирует сегодня в электронном виде. Пока еще легче создать бумагу заново, чем найти нужный циркуляр в ворохе папок. 2. Компания XPLOR оценивает, что за последние три года доля электронных сообщений выросла с 29% до 44% от общей доли сообщений. Общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет. Соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50 на 50%, а через 10 лет - 30 на 70%. Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7%. Компания DELPHI оценивает, что 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках их найти.

1. Компания Сoopers&Lybrand оценивает, что компании делают 19 копий каждого документа и что 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

2. Как подсчитали аналитики Association for Information & Image Management (AIIM), среднестатистический исполнитель по два с половиной часа в неделю разыскивает пропавшие документы, а у делопроизводителей на поиск нужных документов уходит 20-30% рабочего времени. Это приводит к увеличению затрат предприятия на $3,2 млн. в год на каждую тысячу служащих. Предприятие, которое производит по 100 папок с документами в неделю, тратит по $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов.

3. По данным The Survey Shop, 11-13% европейских руководителей высшего звена периодически теряют важную документацию или хранят так, что ее невозможно найти.

Данные потери в масштабах только Соединенных Штатов близки к триллиону долларов в год. Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться как можно быстрее от бумажных документов и перейти к электронным. Существуют оценки, насколько выигрывает каждая компания при переходе к электронным документам.

1. Nortan Nolan Institute оценивает рост производительности сотрудника в 25-50%, уменьшение времени обработки одного документа более чем на 75% и уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов в 80%. Приблизительно такие же оценки дает известная компании Ernst & Young.

2. "В 1996 году, - пишет в своей книге "Бизнес со скоростью мысли" Билл Гейтс, - я решил разобраться, почему Microsoft, будучи активным проповедником замены бумаг электронными формами, продолжает пользоваться бумажными документами. К своему удивлению, я узнал, что за год мы напечатали на бумаге 350 тыс. отчетов о продажах... Но рост потребления бумаги был лишь симптомом более серьезной проблемы: излишне запутанных и долгих административных процессов". Билл Гейтс распорядился перейти на электронные формы. Из тысячи с лишним видов бумажных форм в компании осталось 60, за счет чего экономия составила $40 млн. в год, а многие службы стали работать гораздо эффективнее.

Несмотря на указанные преимущества, существует достаточно много проблем при внедрении систем управления документами. Причем приходится решать не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем, но и иные проблемы, характерные для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации. Наряду со скептицизмом препятствовать внедрению систем управления документами может и чрезмерный оптимизм. Многим кажется, что стоит только установить систему управления документами, как все проблемы повышения эффективности бизнес-процессов решатся сами собой. Вот несколько достаточно широко распространенных мифов.

 Миф 1. Быстрый поиск документов — не надо затрачивать часы на поиск необходимого документа. Этот миф порожден огромной скоростью обработки электронной информации вычислительной техникой, легкостью ее создания, тиражирования и перемещения. Однако для эффективного поиска электронных документов базисом являются организационные и административные технологии, игнорирование или недооценка которых (обычная российская практика), сводит на нет преимущества автоматизированного поиска. Управление наименованием документов, размещением, правильная идентификация документа и его местоположения, знание того, как правильно это сделать — вот главные условия для быстрого поиска документа. Например, при формировании запроса к компьютерной системе достаточно ошибиться в одном символе имени документа (или в маске имени), или указать неправильную область поиска — и результат поиска будет нулевым. Еще хуже, если само наименование документа содержит орфографическую или синтаксическую ошибку. Технологии нечеткого поиска могут частично помочь, но они далеко не всегда обеспечивают приемлемые результаты поиска и не так просты в эксплуатации. Кроме того, они нередко порождают иллюзию, что правильно знать язык теперь вовсе необязательно. Так же влияет на результаты поиска морфология и структура наименования. Это случай, когда от перемены мест слагаемых результат меняется. Например, «Программное обеспечение системы управления документами» и «Система управления документами. Программное обеспечение» — для компьютерной системы являются совершенно разными.Легкость модификации, тиражирования и перемещения электронных документов создают опасность другого рода — избыточность версий документа, особенно черновых. Статистика показывает, что на практике электронные документы «плодятся» в семь раз больше, чем их бумажные собратья. Важность размещения документов и сегодня очень редко воспринимается серьезно даже администраторами информационных систем. ПО системы управления документами не может автоматически управлять классификацией, каталогизацией и размещением документов (эти функции часто подменяют функциями присвоения класса, каталога документу и помещения документа в требуемое место хранилища).

Миф 2. Надежное хранение документов — значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права. Хранение имеет смысл только в контексте того, что пользователь, передавший документ на хранение, получит его по запросу. Если вы точно знаете, что документ находится и надежно хранится в хранилище, а найти или получить его не можете, то какая вам от этого польза? Однако при неправильной организации системы хранения электронных документов, последние намного уязвимее, чем системы хранения традиционной документации. Вот несколько причин этого.

· Создание инфраструктуры для электронных хранилищ и работы с ними требует больших капиталовложений и сильно зависит от топологии инфраструктуры зданий и помещений.

· Электронные хранилища более климатически и энергозависимы.

· Электронные системы намного более подвержены возможности несанкционированного доступа к данным, искажению и уничтожению этих данных; скорость такого разрушительного воздействия может быть куда быстрее, чем скорость распространения огня (наиболее страшная угроза для любых архивов).

· Надежное хранение документов также предполагает их сохранность в случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, стихийные бедствия и т.д.).

· Система мероприятий по восстановлению электронного архива в случае его существенного повреждения или гибели при катастрофах намного более сложна, чем архивов традиционной документации, - и более уязвима, так как очень немногие предприятия задумываются о такой угрозе и мероприятиях по восстановлению архивов.

· Электронные хранилища в критических ситуациях более человекозависимы, так как "пожарниками" часто выступают один-два системных администратора, которых в отличие от настоящих пожарных не заменят их коллеги с другого предприятия. Причина банальна - подавляющее число решений и специфика создания, организации, конфигурирования и настройки хранилищ не документируются надлежащим образом или не документируются вообще.

Еще больше требований возникает при создании долговременных хранилищ электронных документов, например, электронных архивов. Получение документа из электронного хранилища еще не гарантирует, что пользователь может с ним работать. Ведь в отличие от бумажных электронные документы требуют различных программных средств их обработки и визуализации. Эти средства должны быть правильно сконфигурированы, причем эта конфигурация может быть связана с конфигурацией системного программного обеспечения, которое в свою очередь нередко зависит от особенностей «железа». Это в значительной степени относится к техническим документам, которые, в отличие от офисных, имеют теснейшую связь с системами PDM и САПР. Таким образом, надежное хранение электронной документации без создания соответствующей системы управления хранением, учитывающей вышесказанное — не более чем очередной миф.

 Миф 3. Внедрение системы управления документами резко увеличивает эффективность управления деловыми процессами. Зарубежная статистика приводит цифры об увеличении производительности при автоматизации управления бизнес-процессами на 30-40%. Но причины этого кроются не только в возможностях, предоставляемых компьютерными технологиями, но и в изменении технологии выполнения этих процедур и в дисциплине труда. Во-первых, переход к СУД требует организационной и управленческой зрелости предприятия, как исходного состояния для эффективной автоматизации бизнес-процессов. Нашим предприятиям до такого состояния пока далеко: даже не прибегая к автоматизации бизнес-процессов, только за счет организационных изменений можно поднять эффективность деятельности предприятия не на 30-40%, а на все 100-200% и более. Во-вторых, проблема сосуществования электронного и бумажного документооборота требует разработки и внедрения соответствующей системы правил ведения бизнес-процессов, доработки стандартов ЕСКД, ЕСТД и других серий. Система правил ведения бизнес-процессов, например, в техническом документообороте намного разнообразнее и сложнее, чем в других видах (организационно-распорядительный, банковский и др.).

В-третьих, эффективная автоматизация бизнес-процессов возможна только при сквозной интеграции потоков работ и документов между всеми приложениями. Это сама по себе чрезвычайно сложная задача, процесс стандартизации которой начался совсем недавно (первые стандарты появились в 1999 году) и активно продолжается коалицией Workflow Management Coalition. Эти стандарты пока реализованы в весьма небольшом количестве продуктов таких известных разработчиков, как SAP AG, BAAN, IBM и некоторых других. К сожалению, наши разработчики средств управления документооборотом этим похвастаться не могут, но зато многие декларируют «соответствие требованиям стандартов и принципов создания открытых систем». Максимум, что предлагается нашими разработчиками — точечная интеграция между отдельными средствами управления бизнес-процессами, основанная на частных нестандартных спецификациях обмена. Отличительная особенность этих спецификаций — опора на текущие программные реализации продуктов де-факто (т.е. в лучшем случае — на внутрифирменные стандарты производителей, в худшем — на логику разработчиков программного обеспечения). Решения на базе таких интеграционных решений обычно «сыплются» при переходе на новую версию продукта или при изменении опорных технологий, и на все 100 % зависят от разработчика.

Миф 4. Cодержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80% дороже, нежели архивов электронных. Может быть, если дело касается архивов нетехнических документов. Что же касается архивов технических документов, то говорить о стоимости их содержания пока что рано. Сначала неплохо было бы просчитать, во что выльются вложения в разовые работы: обследование предприятия, проектирование и создание программно-технического комплекса, оцифровка бумажного архива, разработка системы управления с применением ЭЦП, разработка новой технологии работы и регламентов работы с ЭТД, гармонизация с системой традиционного документооборота, обучение персонала, переход на новую технологию.

Миф 5. Внедрение ПО документооборота делает деятельность сотрудников более прозрачной, а значит и более управляемой. Управляемость есть мера достижимости поставленных целей за счет влияния руководителей на исполнителей, на изменение бизнес-технологий и бизнес-процессов, и уж никак не является следствием прозрачности деятельности персонала и не зависит от электронных систем. Каждый уровень управления в идеале должен заниматься своими делами, а не разбираться, почему не работает нижний уровень (хотя есть немало руководителей, с удовольствием подменяющих выполнение своих основных задач выполнением задач нижнего уровня).

Практика убедительно доказывает, что руководство все меньше и меньше имеет возможностей для обдумывания и принятия даже стратегических решений. Это еще раз доказывает, что управление людьми будет развиваться в сторону «черного ящика», когда важен результат, а не процесс. Что же касается бизнес-технологий, то грамотное внедрение СУД в совокупности с созданием и внедрением автоматизированной системы управления бизнес-процессами действительно может дать эффект прозрачности бизнеса, т. е. возможность видеть бизнес-технологии и бизнес-процессы на разных уровнях их представления, эффективно управлять ими и изменять их. Это чрезвычайно важная задача, так как технологии проектирования и создания изделий в электронном виде только начинают создаваться.