Придание электронному документу юридической силы

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.

Фактор 1: сокращение затрат на бумажные документы. Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно снизить затраты организации на бумагу, расходные материалы, на приобретение и обновление копировально-множительной техники, на содержание бумажных архивов. Однако на практике этот фактор сокращения затрат является наименее значимым. Причина этого в том, что удельный вес затрат на поддержание технологии бумажного документооборота в общем спектре затрат современной организации относительно невелик. Экономический эффект от перехода на электронный документооборот за счет первого фактора может быть ощутимым в достаточно крупных организациях, в которых потребление бумаги может достигать сотен кг в месяц, а совокупные расходы на ведение бумажного документооборота исчисляются сотнями тысяч рублей в месяц.

Фактор 2: сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. Для оценки возможного экономического эффекта необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение непроизводительных операций с документами (20-30%). Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели. При этом необходимо учитывать распределение затрат рабочего времени по видам документов, различный уровень оплаты труда, характер занимаемой должности, квалификацию, опыт работы.

Фактор 3: ускорение информационных потоков. Гораздо более существенное влияние на деятельность организации оказывает такой фактор, как возрастание скорости распространения информации. Этот показатель напрямую влияет на экономический результат, достигаемый организацией в процессе своей деятельности. От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит, насколько она динамична и мобильна, с какой скоростью принимаются решения и как быстро они реализуются, насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды. Как известно, информация передается по нескольким информационным каналам: по телефону, путем личного общения, по почте, с помощью e-mail. Каждый такой канал характеризуется некоторым временем задержки при передаче информации. При непосредственном личном общении или по телефону задержка в распространении информации нулевая, при работе с бумажными документами – несколько дней, с электронными – несколько минут или часов. Поскольку каждый канал дает еще и разный вклад в объем передаваемой информации, вводится некий комплексный параметр – средняя скорость распространения информации.

Для крупных предприятий, имеющих территориально-удаленные подразделения, основной вклад в среднюю скорость распространения информации обусловлен именно задержкой при передаче документов, поэтому для таких организаций достигаемый эффект будет более ощутим.

Фактор 4: изменение корпоративной культуры организации.

К эффектам, связанным с изменением корпоративной культуры, относятся:

· Разрушение барьеров между подразделениями (создание более эффективных деловых коммуникаций);

· Повышение привлекательности для инвестиций (наличие системы электронного документооборота – одно из требований для получения займа от Мирового банка реконструкции и развития);

· Повышение качества управленческих решений. Хорошая система документооборота позволяет руководителю получать информацию в нужное время, в нужном месте, в нужном виде. Доступна отраженная в документах предыстория вопроса, можно увидеть, какие события происходили ранее и какими документами эти события сопровождались. Представленная в наглядном виде информация о состоянии исполнительской дисциплины позволяет контролировать загрузку сотрудников. Все это приводит к трудно формализуемому, но реально существующему интегральному эффекту – повышению качества управленческих решений;

· Изменение отношения к труду. Работа в единой системе электронного документооборота прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует направленность на результат. Сокращение доли рутинных операций способствует раскрытию творческого потенциала человека. Образно этот процесс можно представить в виде лозунга «От РАБотников к соТРУДникам». Для ряда пользователей важным мотивирующим фактором может быть возможность освоить новые информационные технологии и повысить свою ценность как специалиста.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СУД делится на две части:

· прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников;

· косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СУД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СУД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Контрольные вопросы

1. В чем основные преимущества систем электронного документооборота?

2. Основные требования к системе управления документооборотом.

3. Основные цели систем управления документами.

4. Основные проблемы внедрения систем документооборота.