По истории организации – фондообразователя

 

При описании сведений по истории фондообразователя необходимо учитывать, что в исторической справке должно быть отражено точное написание названий, изложение фактов в соответствии с формулировками, содержащимися в самих документах.  

Отсутствие четких формулировок, допускающих просто перечисление нормативных документов, а также использование в исторических справках ссылок на документы об образовании организации, ее ликвидации и т.д., не видя самого текста документа, может привести к искажению, неоднозначному толкованию сведений и неверному определению дат. 

Поэтому при подготовке исторической справки следует принимать во внимание следующие особенности изложения сведений по истории организации – фондообразователя:

− на основании правовых актов указывается точное полное название организации, а также официально закрепленное сокращенное название либо общепринятый вариант сокращенного названия, который будет использован в дальнейшем тексте исторической справки;

− официальное сокращенное название организации закрепляется в учредительных или соответствующих распорядительных документах и в тексте исторической справки указывается в скобках после написания полного названия организации в контексте изложения соответствующих сведений;

− при отсутствии официально закрепленного сокращенного названия (либо сведений об этом) используется общепринятый вариант сокращенного названия организации, который также в тексте исторической справки указывается в скобках после полного названия организации, но сначала пишется слово «далее -»;

− аналогично должно быть указано полное название вышестоящей организации, а также подведомственных организаций (при их наличии). Сокращенный вариант написания названия этих организаций также должен быть обозначен, если он будет использован в дальнейшем тексте исторической справки.

При изложении сведений по истории организации – фондообразователя за определенный период необходимо учитывать следующий порядок выявления дат основных событий.

Даты образования, переименования, реорганизации, изменения подчиненности, ликвидации и т.д. устанавливаются на основании соответствующих правовых актов, организационно-распорядительных документов. 

Датами образования организации, ее ликвидации и т.д. являются даты издания соответствующих нормативных документов. Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату, не совпадающую с датой самого документа («образовать с такого-то числа», «ликвидировать с такого-то числа» и т.д.), то оговариваются обе даты.

При наличии нескольких документов об образовании организации, ее ликвидации, изменениях структуры и т.д., изданных организациями разного уровня (включая и документы самого фондообразователя), в исторической справке указываются все документы, но за основу берется дата наиболее раннего из документов (как правило – документ вышестоящего органа управления). 

Если в документе об образовании организации, ее ликвидации и т.д. имеются ссылки на другие документы, послужившие обоснованием для издания данного нормативного акта, то в тексте исторической справки должно быть четко отражено: какой документ является основным (по которому устанавливается соответствующая дата) и во исполнение либо в соответствии с каким документом он был издан. 

Необходимо различать и выделять в исторической справке время возникновения организации, ее структурного подразделения и т.д. согласно нормативному документу, и фактическое начало его функционирования, если имеются документы, подтверждающие эти сведения.

В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении ведомственной подчиненности, ликвидации организации, датировка этих сведений устанавливается по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке. В качестве косвенных данных могут быть: самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, назначение руководителя, изменения, зафиксированные на печатях, штампах, бланках и т.д.  

Организация, как юридическое лицо, считается созданной, реорганизованной, ликвидированной и прекратившей свою деятельность с момента государственной регистрации и внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Изменения, вносимые в учредительные документы юридического лица (например, изменение в названии юридического лица, изменение типа юридического лица и др.) также подлежат государственной регистрации и вступают в силу со дня внесения соответствующей записи.

При отражении вышеперечисленных событий в исторической справке, делается не только ссылка на государственную регистрацию с указанием ее даты, но и указываются предшествующие организационно-распорядительные документы, включая протоколы собраний трудовых коллективов, учредительных собраний и др.

Сведения о государственной регистрации этих событий отражены в выдаваемых юридическим лицам свидетельствах установленной формы.

Для иных сведений, подлежащих включению в историческую справку, сохраняется прежний порядок установления даты события. 

В исторической справке должны содержаться сведения обо всех уровнях подчиненности.

При определении подчиненности следует основываться на имеющихся распорядительных документах, положениях, уставах, используя и такие косвенные данные, как печати и бланки.

В случае если в положении или уставе указана не только непосредственная административная или отраслевая подчиненность фондообразователя, но и содержатся сведения об организации, осуществляющей организационно-методическое руководство, оперативное управление и т.д., эти данные также отражаются в исторической справке.

У некоторых категорий фондообразователей, непосредственная подчиненность отражена в самом названии организации.

Первоначально в исторической справке указывается подчиненность фондообразователя на момент его создания. В случае изменений в подчиненности, произошедших за описываемый период, они отражаются при дальнейшем перечислении в хронологической последовательности сведений об изменении названия, подчиненности, формы собственности, реорганизации, ликвидации организации.

Все основные изменения в истории фондообразователя (структурные изменения, реорганизация, ликвидация и т.д.) должны иметь ссылки на соответствующие распорядительные документы. Кроме того, в исторической справке следует отражать причины, вызвавшие эти изменения, а также указывать законодательные акты и другие документы, во исполнение которых или в соответствии с которыми были изданы конкретные распорядительные документы (как правило, ссылки на эти документы и обоснования причин изменений приводятся в текстах самих распорядительных документов).

Сведения о реорганизации, ликвидации и т.д. даются с учетом формулировок, приведенных в нормативных документах: «преобразовать», «реорганизовать путем …», «создать на базе» и т.д.

В исторической справке отражаются основные цели, задачи (направления деятельности), виды деятельности (например, для ООО), функции (обязанности), права (полномочия) организации - фондообразователя, которые закреплены в соответствующих распорядительных, учредительных документах (приказы, уставы, положения, учредительные договоры). При изложении этих сведений, как правило, оговаривается наличие самостоятельного баланса, сметы, расчетного счета в банке, печати. 

 При отражении сведений о предприятиях, учебных заведениях, учреждениях культуры, научно-исследовательских учреждениях и др. указывается их профиль. В сведениях о предприятиях также указываются основные виды выпускаемой продукции, а в сведениях об учебных заведениях – специальности, по которым обучают студентов.

Масштаб, регион деятельности может быть определен в названии организации (областная, городская и т.д.), а также закреплен в уставе, положении.   

Все сведения, а также изменения в них должны быть датированы и иметь ссылки на конкретные документы. Если документы, устанавливающие функции, задачи, компетенцию и т.д., отсутствуют, это должно быть оговорено в исторической справке.

Структура и штатная численность фондообразователя дается на момент его возникновения, а затем отражаются все основные изменения, произошедшие за период его существования (либо за период составления исторической справки). 

Основными документами, содержащими сведения о структуре и штатной численности организации, являются штатные расписания, приказы, положения, кадровые отчеты.

Изменения в структуре включают не только появление одних подразделений (должностей) и ликвидацию других, но и изменение в названии структурного подразделения (наименовании должности).

Для органов представительной власти, общественных организаций, колхозов и др. указываются выборные должности, а также аппарат (при его наличии). 

Все сведения о структуре и штатной численности должны иметь ссылки на документы, а также отражать конкретную дату произошедших изменений, если она не совпадает с датой самого документа.

В сведениях о структуре организации следует также отражать информацию о коллегиальных органах, действующих на постоянной, временной основе или на общественных началах (коллегии, комиссии, советы, штабы и т.д.), состав и полномочия которых определяются распорядительными документами.

Подведомственная сеть фондообразователя дается на момент его возникновения, а затем отражаются все основные изменения (реорганизация, переименование, ликвидация и т.д. подведомственных организаций), произошедшие за период его существования (либо за период составления исторической справки). 

 При изложении сведений о подведомственной сети также необходимо делать ссылки на документы и даты событий.

Сведения о местонахождении фондообразователя включают почтовый адрес, а также могут содержать имеющуюся в документах дополнительную информацию о размещении организации (количество помещений, их площадь и т.д.).

Информация о местонахождении организации может быть отражена в распорядительных, отчетно-справочных документах, а также на бланках приказов, отчетов и др.

Отражая сведения об изменении местонахождения, следует также включать данные об изменении административно-территориального деления.

Сведения о местонахождении (изменении местонахождения) организации также должны иметь ссылки на источник информации и быть датированы.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51ФЗ. 

2. Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц».

3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации.

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.06.2002 № 438 «О едином государственном реестре юридических лиц».

5. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.06.2002 № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

6. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

7. ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".  

8.  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. – М., 2007.

9. Рекомендации по составлению и оформлению исторических справок к архивным фондам / Архивное агентство администрации Красноярского края. – Красноярск, 2007.

10. Памятка по составлению и оформлению исторических справок к архивным фондам / Архивное управление администрации Мурманской области. Государственный архив Мурманской области. – Мурманск, 1998.

 

                                                                                                               Приложение 1

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА

 

Часть1. История и наименование организации.

Нормативно-правовые документы, на которых осуществляется деятельность организации:

Главная цель организации:

Адрес оргнизации:

Продукция или вид услуги организации:

Часть 2. История фонда

Крайние даты:

Фонд организации:

 

 

Подпись                                                 

Дата ________

 

                                                                                                       Прилжение 2

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА

ПУБЛИЧНОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ПОЛИГРАФИЯ»

 

Часть1. История и наименование организации

История и наименование организации ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» созданы студенткой 2 курса Ивановой Валерией Вячеславовной в процессе изучения профессионального модуля 02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

АО «ПОЛИГРАФИЯ» была основана в 2006 г в г. Стерлитамак для обеспечения потребности граждан в полиграфический продукции: календарей, буклетов, визиток, рекламных  плакатов, ежедневников и др.

Первым директором был Громов Алексей Алексеевич.

С 2006 по 2017 годы организация называлась – АО «ПОЛИГРАФИЯ».

С 2017 года была преобразована в ПАО «ПОЛИГРАФИЯ».

В 2006 году в организации работало 65 человек: редакторы, наборщики, корректоры, наладчики по ремонту оборудования, мастера и т.д. За 14 лет работы фабрики производство выросло: добавилась новые поточные линии, расширился производство продукции, увеличилось количество рабочих мест.

 Деятельность ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» осуществляется на основе нормативно-правовых документов:

− Конституция Российской Федерации;

− Гражданский кодекс Российской Федерации;

− Трудовой кодекс Российской Федерации;

− Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 04.11.2019) "Об акционерных обществах" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2020);

− Постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 года № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»;

− Устав организации;

− Локальные акты организации.

Главная цель ПАО «Полиграфия»: выпуск высококачественной продукции.

В 2020 численность ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» стала свыше 250 человек.

Организация находится по адресу г. Стерлитамак, ул. Техническая, д.56

Продукция, выпускаемая фабрикой, пользуется успехом в Российской Федерации. Качество продукции оценено на зарубежных и отечественных выставках: Sino-Label– 2017, в Санкт-Петербурге;RosUpack – 2019, в Москве.

В 2018 году ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» получило звание «Лауреат конкурса 10 лучших товаров Республики Башкортостан».

В организации функционирует СЭД «DIREKTUM».

За обеспечение сохранности документов в архиве организации с 2009 года отвечает – начальник архивного отдела Киреев Петр Николаевич.

Часть 2. История фонда

В фонде хранится документы  постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, особо ценные документы. Документов по личному составу в кол-ве 87 ед. хр.

Крайние даты: 27.02.2006-26.2.2016.

Все документы, хранящиеся в архиве, являются собственностью и организации. Для обеспечения сохранности документов имеется архивохранилище площадью 40 м2.

Для размещения документов имеются металлические шкафы стеллажи. Все документы сформированы в дела, начиная с 2006 года и заканчивая 2017. Дела прошиты, имеют лист внутреннего описи, лист заверитель дела, обложку дела.

Все дела собраны в картонные короба (4 дела). Все документы систематизированы по структурным подразделениям. К документам составлен НСА: описи дел, архивные описи, каталог. В архиве в соответствии с планом проводится следующие виды работ:

1. Описание документов с целью раскрытия состава, содержания документов каждого дела для обеспечения поиска использования документов.

2. Экспертиза ценности документов

3. Реставрация документов

4. Проверка наличия и состояния дел.

5. Создание условий для обеспечения сохранности документов

Фонд представляет собой совокупность документов, образовавшихся в управленческой производственной деятельности организации с 2006-2016 гг.

 В архиве хранятся документы структурных подразделений: бухгалтерия, отдел кадров, служба ДОУ, технологический отдел и документы администрации организации. Документы в архивохранилище расположены по тематическому признаку, в соответствии со структурными подразделениями. Каждое структурное подразделение хранит документы в хронологическом порядке. Отдел бухгалтерии хранит документы постоянного срока хранения: штатное расписание, годовые отчеты, годовые статистические отчеты по перечислению денежных средств. Отдел кадров хранит документы: приказы по личному составу, журналы регистрации приказов по личному составу, личные дела, личные карточки уволенных работников, невостребованные трудовые книжки. Администрация организации передает свои личные документы, связанные с деятельностью организации: наградные листы, фотографии, публикации, материалы конференций.

Наличие документов других фондов архивом организации не предусмотрено.

 

 

Архивариус                               Иванова                                    В.В. Иванова

Дата 24.03.2020 г.