Структура исторической справки

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

 Историческая справка к архивному фонду, согласно определению, данному в ГОСТе Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

Историческая справка составляется к каждому архивному фонду, поступающему на ведомственное и государственное хранение. Включенные в нее сведения по истории действующей организации должны охватывать период от начала образования по тот год, за который документы передаются в архив. 

Историческая справка на ликвидированную организацию должна содержать сведения по истории фондообразователя и фонда за весь период ее деятельности, независимо от того, за какие годы сохранились документы. 

При последующих передачах документов на архивное хранение, как правило, составляется дополнение к исторической справке, в котором отражаются все изменения, охватывающие период сдаваемых документов.

Если за этот период не произошло каких-либо изменений в истории организации - фондообразователя, это также оговаривается в дополнении к исторической справке.

Исторические справки и дополнения к историческим справкам к архивным фондам периодически дополняются, перерабатываются и пересоставляются заново в связи с выявлением новых данных, обнаружением ошибок и неточностей, наличием значительных информационных пробелов.

 В этом случае новая историческая справка также должна охватывать весь период, за который переданы документы. 

При переработке исторических справок следует в обязательном порядке сверять сведения о названиях фондов, датах образования, переименования, ликвидации и т.д. с данными, включенными в учетные документы и Путеводитель. В случае выявления серьезных расхождений и ошибок, это позволит решать вопрос о возможном внесении поправок в учетные и справочные документы.

Основными источниками для написания исторической справки (дополнения к ней) являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы организации - фондообразователя и его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

Историческая справка к фонду имеет заголовок, в котором указывается:

- название фонда в именительном падеже (последнее полное название организации за период составления исторической справки);

- крайние даты деятельности организации за хронологический период, отраженный в исторической справке;

- номер фонда

Историческая справка на объединенный архивный фонд включает сведения по всем организациям - фондообразователям, документы которых образуют этот фонд. При этом сведения по каждой организации составляют отдельный раздел исторической справки.

При большом объеме информации может составляться отдельная историческая справка на каждый фондообразователь, входящий в объединенный архивный фонд.

В заголовке исторической справки на объединенный архивный фонд сначала указывается обобщенное название фонда и крайние даты сведений, отраженных в исторической справке. Затем перечисляются названия организаций - фондообразователей, сведения о которых включены в данную историческую справку, с указанием крайних дат деятельности организации за хронологический период, отраженный в исторической справке.

Историческая справка (дополнение к ней) подписывается составителем с указанием его должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия), а также с указанием даты составления. 

Историческая справка (дополнение к ней), подготовленная сотрудником ГАКО в ходе научно-технической обработки документов в организации, подлежит также согласованию с руководителем данной организации.  

Историческая справка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Размеры полей на документе должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое. 

При подготовке и оформлении исторической справки используется шрифт Times New Roman размером 14 через 1,15 интервала. Текст выравнивается по ширине листа.

 

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

 

Историческая справка – письменный документ, составляемый в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

Список фондов – учетный документ, содержащий перечень официальных наименований, хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

 

СТРУКТУРА ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

 

1.  Историческая справка состоит из следующих основных разделов:

- история фондообразователя;

- история фонда.

2. Полнота состава элементов основных разделов исторической справки будет зависеть от длительности периода, за который составляется историческая справка, и объема фонда.

3. При составлении исторической справки за значительный период деятельности фондообразователя, следует придерживаться закрепленной в данных Рекомендациях последовательности в изложении составных элементов ее основных разделов.