Работа с текстовым процессором MS Office Word

Благодаря своим широким функциональным возможностям текстовый процессор Word может применяться как для создания и оформления документов в повседневной работе, так и в издательском деле для верстки книг различной сложности.

Microsoft Word 2013 использует ленточный интерфейс. После запуска Word открывается стартовое окно, предлагающее выбрать шаблон или один из последних документов.

Чтобы создать документ на основе пустого шаблона, нужно кликнуть мышью по эскизу Новый документ. На экране появится рабочее окно программы Word 

Рабочее окно Microsoft Word состоит из нескольких основных частей, каждая из которых имеет свое назначение.

Лента состоит из нескольких вкладок. Каждая вкладка ленты содержит определенный набор инструментов. Например, на вкладке ГЛАВНАЯ находятся наиболее часто используемые инструменты для работы с буфером обмена и для форматирования текста. На вкладке ВСТАВКА находятся инструменты для вставки в документ различных объектов (рисунков, таблиц, примечаний, диаграмм и т.д.). На вкладке МАКЕТ - инструменты для настройки параметров страниц документа: размер, ориентация, цвет.

Инструменты на каждой вкладке сгруппированы. На вкладке ГЛАВНАЯ находятся группы: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование.

Группы объединяют инструменты по некоторым общим признакам. В правом нижнем углу некоторых групп находятся небольшие кнопки для вызова дополнительных окон. На ленте имеются элементы управления   коллекции. На вкладке ГЛАВНАЯ находится коллекция Стили. Это набор графических образов, которые можно применять для оформления выбранного объекта. 

Ленту можно свернуть, при этом будут видны только ярлыки вкладок. Чтобы свернуть или развернуть ленту, нужно щелкнуть правой клавишей мыши в любом месте ленты. Появится контекстное меню, выбрать команду: Свернуть ленту или Развернуть ленту.

 

В Word имеется возможность настройки ленты. Нельзя удалять отдельные инструменты со стандартных вкладок, только группы целиком, при необходимости их можно потом восстановить. Чтобы скрыть вкладку:

1. щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ленты, откроется контекстное меню;

2. выбрать команду Настройка ленты, на экране появится диалоговое окно Параметры Word;

3. выбрать категорию Настроить ленту, в окне Параметры Word отображаются два списка, в левом выбираются команды и инструменты, в правом список вкладок ленты;

4. снять с вкладки флажок в правом списке;

5. закрыть окно с помощью кнопки OK.

Панель быстрого доступа ÷ это настраиваемая панель, расположенная в левой области заголовка окна Word. На панели быстрого доступа размещены наиболее часто используемые инструменты. Чтобы добавить элемент на панель быстрого доступа нужно выбрать этот элемент в соответствующей группе, щелкнуть на нем правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.

В правом верхнем углу каждого окна располагаются три кнопки: Свернуть, Развернуть, Закрыть.

Область документа имеет три основных режима: Разметка страницы, Режим чтения, Р ежим веб-документа. По умолчанию включен режим Разметка страницы: документ отображается в таком виде, в котором он будет распечатан на бумаге. Режим Разметка страницы предназначен для форматирования текста и добавления в него других объектов.

В режиме чтения редактировать и форматировать документ нельзя, но можно создавать примечания. Режим чтения удобен для чтения документов или электронных книг. Текст отображается подобно раскрытой книге. Режим веб-документа удобен для создания веб-страниц, просмотра и редактирования документов, содержащих широкие таблицы. В режиме Структура документ отображается в виде структуры, основанной на заголовках глав или разделов. Режим Черновик предназначен для ввода текста.

Три основных режима: Разметка страницы, Режим чтения, Режим веб-документа можно активировать с помощью кнопок в правой части строки состояния. Эти режимы и два дополнительных (структура и черновик) выбираются также в группе Вид / Режимы просмотра.

В любом режиме просмотра область документа может масштабироваться с помощью ползункового регулятора в правой части строки состояния или при нажатии на кнопку Масштаб в группе Вид / Масштаб.

Непосредственно над рабочей областью текста и слева от него располагаются горизонтальная и вертикальная линейки. На горизонтальной линейке отображаются маркеры отступов и позиции табуляции для того абзаца, в пределах которого расположен курсор. Все установки на линейке осуществляются с помощью мыши. Линейку можно использовать для изменения отступов абзаца, установки и снятия табуляторов, ширины столбцов таблицы, ширины колонок в многоколоночном тексте.

Включение или выключение горизонтальной и вертикальной линеек производится в группе ВИД / Показ нажатием на кнопку Линейка.

Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при редактировании документа сведений. Набор элементов в строке состояния зависит от выполняемых в текущий момент задач, а также от выбранного режима просмотра документа. В режиме разметки страницы выводится: номер текущей страницы, количество слов в документе, язык проверки правописания. 

Ввод текста производится в рабочей области. Если требуемый в тексте символ отсутствует на клавиатуре, то его ввод осуществляется выбором на панели ВСТАВКА / Символы / Символ.

По мере ввода текста осуществляется автоматический переход с одной строки на другую. Такой режим называется автоматической версткой строк. При вводе текста в процессоре Word нельзя искусственно нажимать клавишу Enter в пределах абзаца ÷ это приведет к образованию новых абзацев и в дальнейшем затруднит форматирование текста документа. Нажатие клавиши Enter следует производить только по окончании ввода абзаца. 

Автоматическая верстка строк характеризуется переносом полных слов с одной строки на другую. Для включения режима переноса слов следует в группе МАКЕТ - РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ / выбрать Расстановка переносов и установить флажок на Авто.

Любую последнюю выполненную операцию по корректировке текста можно отменить, для этого нажать кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

В Windows буфер обмена предназначен для временного хранения данных любого объема и имеет одну ячейку, это означает, что скопированная информация замещает предыдущую.

Использование буфера обмена подразумевает выполнение следующих операций.

• Вырезание. Копирование. Вставка.

 Содержимое буфера обмена очищается полностью при перезапуске программы или операционной системы. Чтобы открыть панель буфера обмена нужно нажать кнопку в нижнем правом углу группы ГЛАВНАЯ / Буфер обмена.

 

    В выделенном фрагменте можно заменить строчные буквы на заглавные и наоборот ÷ нажав кнопку Главная / Шрифт / Регистр и выбрать одну из команд

Для поиска текста задать команду Г_ЛАВНАЯ / Редактирование / Найти. Появится панель Навигация в левой части окна документа. Ввести в поле, расположенном в верхней части панели Навигация, слово или словосочетание, которое необходимо найти.

Инструмент автоматической замены текста позволяет быстро найти и заменить определенные слова или словосочетания. Для поиска текста задать команду Г_ЛАВНАЯ / Редактирование / Заменить.

Сервис «Автозамена», позволяет присваивать некоторым словам, а так же словосочетаниям или фразам своеобразные буквенные индексы. Если в процессе ввода текста программа Word встречает именно такие индексы, то она автоматически заменяет их на нужное автору документа слово, словосочетание или фразу. Чтобы настроить данную функцию следует открыть диалоговое окно ФАЙЛ / Параметры / Параметры Word / Правописание. В правой части окна Параметры Word в поле Параметры автозамены нажать на кнопку Параметры автозамены. Откроется окно Автозамена. В этом окне в поле заменить: нужно ввести символ или символы, которые будут заменяться в процессе ввода текста, а в поле на: ввести текст, которым символы будут заменяться, нажать кнопку Добавить, а затем OK.

При машинном создании документов все, что связано с оформлением текста и с изменением его внешнего вида, входит в понятие Ф орматирование. Различают три основные операции форматирования: Форматирование страниц. абзацев. символов.

Чтобы создать новый документ в Word, достаточно просто начать вводить текст, при этом используются установленные по умолчанию размер, ориентация, поля страницы, нумерация страниц и другие параметры. Эти установки заданы стилем Обычный на ленте ГЛАВНАЯ / Стили. При необходимости можно изменить заданные установки. Они будут действовать на весь текстовой документ. Но если требуется установить различное форматирование страниц в одном документе, документ разбивается на разделы и для каждого раздела задается отдельное форматирование. 

Поля – это расстояние от края листа до области текста. Для выбора их значений задается команда Макет / Поля.   

Для изменения размера листа бумаги команда МАКЕТ / Параметры страницы / Размер бумаги и ввести новые значения. 

По умолчанию в Word действует книжная ориентация страницы (высота больше ширины). Для изменения книжной ориентации всех страниц документа на альбомную или наоборот нужно нажать на кнопку в нижнем правом углу группы МАКЕТ / Параметры страницы и в диалоговом окне Параметры страницы   в поле Ориентация указать книжная или альбомная.

Изменить ориентацию страницы или нескольких страниц документа можно другим способом: следует установить Разрыв раздела (со следующей страницы).

Колонтитулы – элементы документа, повторяющиеся на нескольких страницах. В них можно вставлять обычный текст, картинки, таблицы, гиперссылки, а также автотекст (номера страниц, дата создания или печати документа, имя файла и т.п.). Самым распространенным колонтитулом является номер страницы. При работе с документом пользователь может видеть заданные колонтитулы только в режиме разметки страницы. В зависимости от местоположения различают верхний и нижний колонтитулы. Задается или корректируется колонтитул по команде ВСТАВКА / Колонтитулы.

В режиме редактирования колонтитула на ленте отображается вкладка Конструктор. Она предназначена для настройки параметров колонтитула

 

 

Кнопка Конструктор / Колонтитулы / Номер страницы позволяет разместить автоматически генерируемый номер страницы.

Если нажать кнопку Формат номера страницы этой же команды, то можно задать номер первой страницы (когда нумерация начинается не с номера «1»), а также формат чисел для нумерации.

    Кнопка Дата и время добавляет в колонтитул информацию о текущем времени. На экране появляется диалоговое окно, в котором выбирается подходящий формат.

В группе Конструктор / Параметры можно задать:

• Особый колонтитул для первой страницы. Настройки этого колонтитула не распространяются на остальные страницы документа.

• Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Настройки колонтитула будут одинаковыми для всех четных (нечетных) страниц документа.

Для удаления ненужного колонтитула активизировать соответствующий колонтитул, выделить параметр и нажать клавишу <Delete>. 

Важно иметь в виду, что колонтитулы всегда одинаковые для всего раздела или, если документ не содержит разделы, то для всего текста. Поэтому если нужны разные колонтитулы на разных страницах, то документ необходимо разделить на разделы (Разметка страницы / Разрывы / Разрывы разделов / Следующая страница). Перейти в панель редактирования колонтитула Вставка / Колонтитулы / Конструктор, выбрать колонтитул в каждом из разделов, отключить кнопку Как в предыдущем.  

Форматирование абзацев можно осуществлять по мере их ввода или в уже набранном тексте. Форматирование абзацев включает следующие параметры: 

• тип выравнивания строк, 

• отступы от полей страницы, 

• междустрочный интервал, 

• расстояние между абзацами.

Большинство инструментов для форматирования абзаца находятся в группе ГЛАВНАЯ / Абзац и  в диалоговом окне Абзац.