Тема №3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов

1. Организационно-распорядительные документы и виды

2. Состав реквизитов и схема их расположения

3. Бланк документов

4. Требования предъявляемые к бланочным документам

1. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях (см. п. 1.5), организационно-распорядительная документация (ОРД) зани­мает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД — наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядитель­ного документа трактует следующим образом: "Вид письмен­ного документа, в котором фиксируют решение администра­тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, орга­низаций, их подразделений и должностных лиц" [3].

Согласно Общероссийскому классификатору управленчес­кой документации (ОКУД) организационно-распорядитель­ные документы систематизированы по следующим функциям:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных органи­заций, предприятий;

распорядительная деятельность организации, предприятия;

организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды докумен­тов данной группы):

— организационная документация (уставы, положения, пра­вила, инструкции, штатные расписания);

— распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

— информационно-справочная документация (письма, теле­граммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, доклад­ные и служебные записки и т. п.).

ОКУД в число ОРД включает документы по личному соста­ву (персоналу): заявления, справки, личные карточки, прика­зы (распоряжения) о приеме на работу и др.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с норма­ми и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав рекви­зитов организационно-распорядительных документов:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке докумен­тов одного и того же наименования в различных управленчес­ких ситуациях может быть различным. Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименова­ния, они идентифицируют (определяют, отождествляют) ав­тора официального документа. Переменные наносятся непос­редственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридичес­кой силы и возможность идентификации.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

3. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесен­ными на нем набором реквизитов, идентифицирующих авто­ра официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности¹.

Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее (см. соответственно пп. 2.1, 2.2).

Бланки документов изготавляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизво­дят с помощью средств вычислительной техники непосредствен­но при изготовлении конкретного документа. Исключение со­ставляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже (п. 3.6).

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 3.2), так и продольного (рис. 3.3) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных рек­визитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэ­кономить до 20 % площади формата под размещение перемен­ных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адре­са получателя. Угловое расположение также удобно для доку­ментов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утвер­ждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должнос­тного лица устанавливают следующие виды бланков докумен­тов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых доку­ментов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразде­ления или должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адрес­ные данные организаций — получателей писем.

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоря­жений, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество доку­ментов данного вида. Общий бланк при этом дополняется рек­визитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

—общий бланк— реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

—бланк письма — реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения рекви­зитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

—бланк конкретного вида документа (кроме письма) — рек­визиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимос­ти ограничительные отметки для границ зон расположе­ния реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3.4-3.9.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничитель­ных отметок.

Реквизиты 01, 02 или 03 располагаются над серединой рек­визита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

    Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для рек­визитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения рекви­зитов размещают одним из способов:

— центрированным (начало и конец каждой строки рекви­зита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

– флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типограф­ском способе изготовления бланков. При этом под рек визиты 11,12,13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант располо­жения реквизитов используется при вос­произведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помо­щью ПК непосредственно при подготовке конкретного доку­мента. При этом воспроизведе­ние постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих докумен­тов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01—07, 09, 14), как правило, мо­жет не воспроизводиться, а реквизит 13 "Ссылка на регистра­ционный номер и дата документа" опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования.

4. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведе­нием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфичес­кой продукцией, подлежащей учету (примеры бланков см. на с. 64, 65, 69).

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков производят по заказам ор­ганов государственной власти, иных государственных органови учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовы­ми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербо­вых бланках типографским способом или нумератором про­ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

—наименование вида гербового бланка;

—дата поступления;

—номер сопроводительного документа;

—наименование организации — поставщика гербовых бланков;

—количество экземпляров;

—серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков:

—наименование вида гербового бланка;

—количество экземпляров;

—серия и номера гербовых бланков;

 

— наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

— расписка в получении;

— примечание (отметка об уничтожении и т. д.).
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечаты­
ваемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с от­меткой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответ­ственные за учет, использование и хранение бланков, назна­чаются приказом руководителя организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации ционных формах после последней записи. В случае обнаруже­ния нарушений при изготовлении, учете, хранении и исполь­зовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и дово­дят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной поли­графии организации документов на гербовом бланке, предназ­наченных для рассылки. При этом каждая копия документа за­веряется печатью организации.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия "организационно-распорядительный документ" и приведите классификацию этого вида документов.

2. Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продоль­ным расположением постоянных реквизитов? Вы можете изобразить их от руки?

5. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

6. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?