Цели и задачи логистики в управлении закупками

Тема Логистика снабжения

 

 

Управление закупками в значительной степени влияет на конку-рентоспособность компании. Если эта функция закупок не выполняется, то компания не получит сырья или готовой продукции к нужному сро-ку, нужного качества и по цене, которая сохранит стоимость конечной продукции конкурентоспособной и контролируемой.

 

Для лучшего понимания закупочных функций необходимо опре-делить их цели. Целью закупок (частично совпадающих с логистиче-ским миксом) является приобретение товаров нужного качества в нуж-ном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время. Такой упрошенный подход оправдан при принятии ключевых решений: что купить, какое качество и цена приемлемы, где лучше всего приобрести необходимый товар, а также – в какой именно момент это следует делать.

 

Основные цели деятельности в области организации и управления закупками представлены на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1 – Цели организации и управления закупками

 

 

Рассмотрим более детально основные цели:

 

1. Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов/готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может со-рвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия. Например, авиакомпания не сможет перево-зить пассажиров, если вовремя не будет обеспечена топливом, но хра-нить лишние тонны горючего также невыгодно для компании.

 

2. Оптимальный размер партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оп-тимального баланса.

 

3. Поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества, иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение каче-ства до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необ-ходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать кон-курентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

 

4. Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для российских предприятий, так как заку-почная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является од-ной из главных проблем российского бизнеса. Потенциал увеличения прибыли при осуществлении закупок может быть довольно значитель-ным. Например, если при осуществлении закупки поставщик предоста-вит скидку (или будут найдены другие поставщики с более низкими це-нами) и компания сможет на этом сэкономить, то эти деньги пойдут непосредственно на счет прибыли (до налогообложения). Однако, если эта компания дополнительно продаст товар на ту же сумму, то получен-ная чистая прибыль составит не более 5% цены после налогообложения. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой/

 

5. Поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ни-ми. Успех отдела закупок в конечном итоге определяет надежность по-ставщиков. Деятельность поставщика оказывает гораздо большее влия-

 

ние на производительность, качество и конкурентоспособность

компании-покупателя, чем это представляет большинство менеджеров. Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тща-тельный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ жела-тельно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

 

6. Повышение конкурентоспособности компании. Основные за-дачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Импульсом к проведению ис-следования может стать интерес к определению размеров затрат, изме-нений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли компании на рынке, конку-ренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д.

 

Таким образом, цели управления закупками различаются в зави-симости от специализации компании (промышленная, торговая, сервис-ная). Основной целью логистики закупок, например, в производствен-ной компании является надежное обеспечение производственных подразделений материальными ресурсами, необходимыми для выпол-нения производственного графика. Производственный график при этом должен быть сформирован в соответствии с маркетинговой и логисти-ческой стратегией компании на рынке продаж готовой продукции, что достигается путем интеграции основных функциональных сфер логи-стики.

 

В любой компании-товаропроизводителе существует типичный набор задач, связанных с управлением закупками, характеристика кото-рых представлена в таблице 1.

 

		Таблица 1
	Типовые задачи в управлении закупками
Наименование		Краткая характеристика
		Определение снабженческих трансакций, которые должны
		быть установлены между отделом закупок и конкретными по-
Идентификация		требителями (подразделениями) материальных ресурсов внутри
(или переоценка)		компании. В некоторых случаях, например, при изменении ас-
потребностей		сортимента готовой продукции пересматривается состав внут-
		рифирменных потребителей и (или) номенклатура материаль-
		ных ресурсов.
			Как только определены внутрифирменные потребители и но-
			менклатура материальных ресурсов, устанавливаются требова-
Определение и			ния к весу, размерам, параметрам поставок, планы и специфи-
оценка требований			кации на каждую позицию номенклатуры и определенную
потребителей			номенклатурную группу материальных ресурсов. Кроме того,
			устанавливаются требования пользователей, определяющие
			сервис и сопровождающие поставки.
			Решение вопроса, что выгоднее – производить определенные
Решение «делать			виды материальных ресурсов (например, компоненты для сбор-
или покупать» - за-			ки сложных товаров - автомобилей, компьютеров и т.п.) самой
дача MOB («make			компании или покупать у других. В этом случае для принятия
or buy»)			окончательного решения оцениваются соответствующие затра-
			ты и достижимый уровень качества.
			В настоящее время существует три основных типа организации
			закупок материальных ресурсов в зависимости от продолжи-
Определение типов			тельности и сложности: установившиеся закупки, модифициро-
закупок			ванные закупки (в которых меняется или поставщик или пара-
			метры закупаемых материальных ресурсов), новые закупки,
			вызванные потребностями нового пользователя.
			Источник материальных ресурсов для компании (поставщик)
			может функционировать в различной рыночной среде и типе
Анализ поведения			рынка: монопольном, олигопольном, высококонкурентном.
			Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому
рынка
			персоналу компании определить число возможных поставщи-
			ков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы,
			позволяющие правильно организовать закупки.
			Определение всех возможных поставщиков определенного ви-
Идентификация			да (номенклатуры) материальных ресурсов, которые могут удо-
всех возможных			влетворить требования внутрифирменных пользователей. Важ-
поставщиков			но включить в этот список те поставщики, услугами которых
			товаропроизводитель ранее не пользовался.
			Предварительная оценка возможных источников закупаемых
Предварительная			материальных ресурсов заключается в сравнении предлагаемо-
оценка всех воз-			го (рекламируемого) поставщиками качества MP и сервиса с
можных источни-			требуемыми внутрифирменными пользователями. Такую оцен-
ков			ку производят эксперты производственного и логистического
			менеджмента.
			После сокращения числа возможных поставщиков на этапе
Оценка оставшихся			предварительного отбора оставшиеся оцениваются с точки зре-
			ния наилучшего удовлетворения потребностей компании в ма-
поставщиков и
			териальных ресурсах конкретного вида. Для окончательного
окончательный вы-
			выбора поставщика производится, как правило, многокритери-
бор поставщика			альная оценка, включающая такие показатели, как уровень цен,
			надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.

 

 

	Окончание таблицы 1
Наименование	Краткая характеристика
	Включает ряд задач, связанных с поставками конкретной но-
	менклатуры материальных ресурсов от поставщика производи-
Доставка матери-	телю: оформление договорных отношений, передача прав соб-
	ственности на материальные ресурсы, процедуры
альных ресурсов и
	формирования заказов, транспортировка, грузопереработка,
сопутствующий
	хранение, складирование и т.п. В ряде случаев включает реше-
сервис
	ния в отношении организационной структуры собственных ло-
	гистических каналов продвижения материальных ресурсов от
	поставщика.
	Входной контроль качества материальных ресурсов (данная
	процедура в отношении надежных поставщиков, особенно при
Контроль и оценка	технологии ЛТ, может не применяться). Эффективность управ-
выполнения заку-	ления закупками оценивается по результатам непрерывного
пок	контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам,
	ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов
	и сервиса.

 

В общем виде основными задачами, решаемыми закупочной логи-стикой, являются следующие задачи:

 

- что закупить;

 

- у кого закупить;

 

- сколько закупить;

- на каких условиях закупить.

 

Задачу «что закупить» отдел снабжения/закупок компании реша-ет совместно с производственным отделом и инженерной службой. Совместно определяются потребности в сырье и материалах, качествен-ные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения.

 

Решение «у кого купить» требует глубокого анализа рынка инте-ресующей компанию продукции, существующих и потенциальных по-ставщиков и выбора наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспе-чивает половину успеха предприятия (особенно это относится к дея-тельности торгово-посреднических структур).

 

Решение «сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами (производственным, складским, финансо-вым/бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определя-ется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется нали-чие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела

 

снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), то объем закупки необходимо согласовать с финансовым отде-лом/бухгалтерией.

 

Задача «на каких условиях закупить» решается, когда поставщики уже предложили свои условия. Отдел снабжения рассматривает пред-ложенные варианты и ведет переговоры с поставщиками. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (фи-нансового/бухгалтерии, логистики и т.д.). Решение данной задачи озна-чает ясность по следующим параметрам: цена, условия оплаты, условия доставки, сроки и т.д.