Наименование организации

План

1.Понятие документооборота и документопотоков

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3.Отправка документов

 

1. Понятие документооборота и документопотоков

Документооборот– это движение документов внутри организации с момента их поступления до завершения их исполнения или отправки.

Правила организации документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотносится с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением управленческого аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. таким образом, документооборот напрямую связан с процессом принятия управленческого решения. Процесс документирования управленческого решения включает в себя информационную поддержку решения (обеспечение достоверной информацией), документирование решения, контроль за его выполнением.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот как движение следует отличать от объема создавшихся документов. (объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов в секретариате, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, подсчет объема документооборота принято проводить по выделенным участкам регистрации. Служба документооборота периодически составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ документооборота, что позволило выявить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Так, в начале года, квартала, месяца резко возрастает приток входящих документов в конце – исходящий.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело. В этой связи, выделяют основные правила документооборота: оперативное движение документов по более короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Кроме того, при организации движения документов необходимо соблюдение следующих правил:

· Максимальное сокращение инстанции прохождения документов

· Исключение или максимальное ограничение возвратных движение документов

· Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет организовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных имеется общий источник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления и вертикальные (восходящие и нисходящие), которые связывают организации различных уровней.

 Восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненными организациями.

Входящий документопоток любой организации складывается из документов вышестоящих организаций, подведомственных организаций.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемый за ее пределы. Инициативные документы превышают по объему группу ответных документов. Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений. Маршрут движения документов зависит от технологии работы с документами.

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы, независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и т.д.) передаются конкретному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте проверяют правильность до­ставки, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вло­жений. Неправильно адресованные или поврежденные документы воз­вращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией с пометкой «лично» передаются адресату без вскрытия. Если в конверте служеб­ный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцеля­рию для регистрации. В отдельных случаях (если на документе нет даты или адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в зависи­мости от срока хранения письма.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предва­рительно рассмотреть. Это существенно повышает эффективность управленческого процесса. Нет необходимости все документы пере­давать руководителю учреждения, так как 80—90% всех поступающих документов приходится переадресовывать своим заместителям.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. При отсутствии руково­дителя допускается передавать документ для исполнения должност­ному лицу с последующим извещением об этом руководителя.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп:

Наименование организации

Вх. №______________

От________________

Дата регистрации (по порядку номеров, начиная с календарного года) проставляется в день поступления документа.

Регистрировать следует документы, поступающие от вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других органи­заций, обращения граждан и другие. Не регистрируются: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а так­же документы, поступающие в копиях для сведения. Перечень регист­рируемых и нерегистрируемых документов разрабатывается руководи­телем службы делопроизводства и утверждается руководителем орга­низации.

Все документы (входящие, исходящие, внутренние) регист­рируются централизованно. Децентрализованная регистрация доку­ментов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. единиц и более, где невозможна централизованная регистрация, важнейшие документы регистрируются в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях. В последнее время для этого используются автомати­зированные системы регистрации документов (АСРД).

Документы регистрируются в основном на карточках, хотя журналь­ная система регистрации кое-где еще сохранилась: такой учет документов предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче трудовой книжки, пропуска и т.д. Журнальная система используется также в работе с документами огра­ниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала. Журнальная система удобна еще и для организации, в которую посту­пает незначительное количество документов.

На первом этапе заполняются следующие реквизиты:

· входящий номер и дата регистрации, например № 15 от 15.01.2006 (№ 15 — порядковый номер поступающего документа начиная с 1 ян­варя текущего года, 15.01.2006 — дата поступления регистрируемого документа). Эти номер и дата должны быть указаны и в регистрацион­ном штампе;

· от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ);

· количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

· дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2006 № 259/10);

· краткое содержание документа, например, направить информа­цию о состоянии воспитательной работы в учреждениях начального профессионального образования.

После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.

Руководитель должен рассматривать документы в день их поступ­ления (как исключение — на следующий день) и возвращать секрета­рю-референту или помощнику с резолюцией. Резолюция должна быть конкретной, например,

Иванову Г.В.