Прошу подготовить ответ

Личная подпись

Руководитель не должен оставлять документы у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости можно сделать ксероко­пию документа. Руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных. Это, как правило, делает референт или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.

Затем документ передается исполнителю согласно проставленной руководителем резолюции. Если в резолюции названо несколько ис­полнителей, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии — другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция», например:

Кирсанову И.П., Иванову Г.В.

Прошу подготовить ответ

Личная подпись

Затем на обратной стороне заполняются следующие разделы кар­точки: «Дата передачи на исполнение» — 15.02.2019; «Кому направлен документ» — Иванову Г.В.; «Расписка в получении» — личная подпись Г.В. Иванова, 15.02.2019.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов с образцом заполнения

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5
13.09.200Х № 74/5-8	СП «Кравира» 11.09.20ХХ № 3-6/91	О поставке фурнитуры	Кпименковой Ю.А. Подготовить ответ до 18.09.20ХХ	В дело № 5-8 Подготовлен ответ. Исх. № 5-8/156

Документы, которые поступают для использования в работе, не явля­ются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем — в канцелярии.

   

3.Отправка документов

Отправка документов осуществляется в следующем порядке.

Подготовленный проект документа передают на подпись руководи­телю учреждения или структурного подразделения. Материалы, на ос­новании которых он готовился, передают руководителю вместе с про­ектом документа либо они находятся у исполнителя и передаются ру­ководителю по его требованию, в частности, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма выщестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

После подписания руководителем на первом листе документа, который оформляется на бланке, проставляются дата отправления и регистрационный номер. На бланке письма указываются также номер и дата входящего документа, на который дается ответ,

например:

На № 2054-02/5 от 25.12.2019

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй с визами согласования — остается в деле организации.

Отправляемый документ регистрируется для учета и планирования документооборота. В регистрационных формах необходимо предусмотреть следующие реквизиты:

· порядковый регистрационный номер и дату;

· количество листов и экземпляров;

· кому направлен документ;

· рас­писка в получении или номер реестра;

· дата;

· краткое содержание доку­мента;

· кем подписан документ;

· входящий номер и дата исполненного документа;

· номер дела, в которое помещена копия отправляемого до­кумента и подлинник инициативного документа;

· количество листов;

· отметка о получении ответа;

· дата.

Вопросы для самоконтроля:

1.Дайте определение документообороту

2.Опишите основные характеристики документооборота.

3. Какие правила необходимо соблюдать при организации движения документов?

4.Какой основной организационный принцип службы делопроизводства?

5. Из каких документов состоит исходящий документопоток?

6.Из скольких этапов состоит регистрация документов?

7. В каком порядке осуществляется отправка документов?

8. В какой срок должен руководитель рассматривать поступающие документы?

9.Какие входящие документы не подлежат обязательной регистрации?

10,Кто разрабатывает Перечень регист­рируемых и нерегистрируемых документов?

Список литетаруты:

1. Документационное обеспечение управления: учеб. для студ. учреждений сред.проф.образования/А.В. Пшенко,, Л.А. Доронина – М., Издательский центр «Академия», 2019.

2. Делопроизврдство [Документационное обеспечение управления]: учебник / М.И.Басаков., О.И.Замыцкова – Ростов н/Д.: Феникс, 2017.

3. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования/ Н.Н.Шувалова – 2-е изд.-Москва: Издательство Юрайт, 2020— (Профессиональное образование). — Текст: электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL https://biblio-online.ru/viewer/ dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-451067

4. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО/И.К.Корнеев, А.В.Пшенко, В.А.Машурцев– 2-е изд.- — Москва: Издательство Юрайт, 2019— (Профессиональное образование). — Текст: электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL https://biblio-online.ru/viewer/ dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-438491