Практическая работа №30

 

Тема: Создание запросов различных типов. Отчеты

Цель работы: Изучение и приобретение практических навыков по применению описанных в теме методов работы с СУБД Access

 

Задание 30.1 Создание запроса на создание таблицы

 

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, используя таблицы: Список и Личные данные.

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте вашу базу данных.

2. Снова создайте связь Список – Личные данные.

3. Выберите вкладку Создание,   нажмите на кнопку Конструктор запросов.

4. Добавьте таблицы Список и Личные данные.

5. Нажмите на кнопку , на вкладке Конструктор.

6.  Напечатайте имя таблицы Успеваемость и нажмите на кнопку ОК.

7.  Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel, Access из таблицы Личные данные.

8. Нажмите на кнопку  для выполнения запроса. Закройте запрос, сохранив его с именем Новая таблица.

9. Откройте таблицу Успеваемость. Убедитесь, что данные были добавлены.

 

Дополнительное задание 30.2 Создание перекрестного запроса

 

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено троек, четверок и пятерок. Для подобных целей используется Перекрестный запрос.

1. Выберите вкладку Создание,   нажмите на кнопку Конструктор запросов.

2. В появившемся окне выберите таблицу Успеваемость.

3. Нажмите на кнопку , на вкладке Конструктор.

4. Перенесите поля в конструктор запросов. Выберите поля, которые будут использоваться в качестве заголовков столбцов и строк. В поле Word значения будут подсчитываться. Функция Count (количество) покажет общее количество оценок по каждой группе (рис.30.2).

5. Задайте имя запроса Word.

6. Самостоятельно создайте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.

Задание 30.3 Создание отчетов

 

1. Создайте простой отчет на основании запроса Адрес.

2. Откройте запрос Адрес в режиме таблицы. Выберите вкладку Главная, кнопку Отчет.

3. Появиться страница просмотра отчета. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес измениться и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

4. Откройте запрос Адрес в режиме Конструктор. Введите условие отбора фамилию: Баранова.

5. Выполните запрос, нажав на кнопку . Сохраните и закройте запрос. Перейдите в раздел Отчеты. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

6. Создайте отчет на основании запроса Номера телефонов.

7. Выберите вкладку Создание. Нажмите на кнопку мастер отчетов . Выберите запрос Номера телефонов. Перенесите все поля в создаваемый отчет. Самостоятельно заполните окна мастера отчетов.

8. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

 

Задание 30.4 Создание запроса с параметром.

Часто для отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

 

1. Откройте запрос Номера телефонов в режиме Конструктор.

2. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [ Введите фамилию ]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

3. Выполните запрос, нажав на кнопку . Появиться окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

4. Введите фамилию Корнилова и нажмите ОК.

5. Сохраните и закройте запрос (под тем же именем).

6. Перейдите на вкладку Отчеты. Откройте отчет Номера телефонов.

7. Появиться точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

 

Задание 30.5 Изменение готового отчета

1. Откройте отчет Номера телефонов. Нажмите на кнопку  в правой нижней части окна, для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

2. В окне Конструктор отчетов находиться пять областей:

- Заголовок отчета – все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в начале отчета;

- Верхний колонтитул – все, что находиться в этой области, выводиться в верхней части каждой страницы;

- Область данных – содержит собственно записи;

- Нижний колонтитул - все, что находиться в этой области, выводиться в нижней части каждой страницы;

- Примечание отчета - все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в конце отчета.

3. В окне Конструктор отчетов в заголовке отчета находиться надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня.

4. Исправьте заголовок отчета на - Номер телефона учащегося.

5. Смените цвет букв, их размер и шрифт. Перейдите в режим предварительного просмотра, нажав на кнопку .

6.  Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

7. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

 

Дополнительное задание 30.6 Создайте отчет Справка с помощью Конструктора. Сконструируйте стандартную справку об обучении для выдачи по запросу.

 

1. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

2. Откройте запрос с параметром Справка в режиме Конструктор.

3.  Появиться Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками.

4.  Наличие или отсутствие Заголовка выбирается кнопкой Заголовок на вкладке Конструктор.

5. Если отсутствует панель элементов, нажмите на кнопку .

6. Сохраните макет отчета с именем Справка.

7. Перейдем в режим предварительного просмотра . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось. Закройте отчет.

Задание 30.7 Создание отчета с помощью Мастера отчетов

 

1. Выберите вкладку Создание. Нажмите на кнопку мастер отчетов . В первом окне Мастера отчетов выберите таблицу Список.

2. Для нового отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке . Щелкните по кнопке Далее.

3. В результате появится новое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала Списокучеников одной школы, а внутри школы - сначала Списокучеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

4. Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке . Щелкните по кнопке Далее.

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

5. На третьем шаге можно отсортировать данные.

6. Выберите вид макета– Ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

7. Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Закройте отчет, согласившись с сохранением.

8. Завершите работу с программой Access.

Вопросы для самоконтроля:

 

1. Для чего предназначен отчет?

2. Какими способами можно создать отчет?

3. Какой способ создания отчетов удобный для начинающих?

4. Как сгруппировать данные в отчете?

5. Как сохранить отчет?

Литература:

Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: учебное пособие для студ. учреждений сред. проф. образования. Р. 5, С. 272-301

Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования. Р. 3, С. 98-294