По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б

Практическое занятие № 5

Оценка физического состояния документов

Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и/или текстов. В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс (Таблица 4).

Повреждения бумаги индексируют буквенными индексами Б (незначительные повреждения) или А (сильные повреждения).

Дефекты текста индексируют цифровыми индексами 1, 2, 3, 4, 5. В пределах цифровых групп используется дробная индексация (например, 1.1, 1.2 и т.д.). Отсутствие дефектов индексируется знаком «О» (ноль).

Общее физическое состояние документа оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквенно-цифровой индекс. Пример 1: бумага с незначительными повреждениями (группа Б), текст угасший (группа 4), индекс физического состояния этого документа Б-4. Пример 2: Бумага дефектов не имеет (группа 0), текст частично утрачен (группа 5), индекс физического состояния 0-5.

Наличие и виды дефектов бумаги или текста определяют визуально при полистном просмотре дела для каждого документа. Обращают внимание на «возраст» документа (год), что помогает судить о природе бумаги и текста. Например, год создания до 1870 года, как правило, указывает на тряпичную бумагу и старинный текст (железо-галловый, тушевой и т.п.). Более поздние документы создавались преимущественно с применением древесных бумаг и анилиновых красителей (см. главу 1).

Оценивают также внешний вид и особенности бумаги, характер и степень ее повреждения. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет, контраст текста, на локальный или общий (по всему листу) характер повреждения.

Таблица 4

Типовая номенклатура повреждений и их индексация

Индекс дефекта	Характеристика дефектов
0	Отсутствие дефекта
Дефекты бумаги:
А Б	Сильное разрушение бумаги Незначительное разрушение бумаги
Дефекты текста:
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.	Химическая или физическая коррозия текста: Выцветание текста локальное Кислый железо-галловый текст Стирающийся нестойкий ЭГ — текст (ксерокопии) Стирающийся нестойкий карандашный текст
2. 2.1. 2.2. 2.3.	Слабоконтрастный, нестойкий к выцветанию цветной и черный текст, в том числе: Слабоконтрастный рукописный и гектографический текст Слабоконтрастный цветной машинописный и слабоконтрастный цветной рукописный карандашный текст Слабоконтрастный железо-галловый текст
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.	Слабоконтрастный, стойкий к выцветанию черный текст, в том числе: Слабоконтрастный машинописный черный текст (копии) Слабоконтрастный ЭГ черный текст (ксерокопии) Слабоконтрастный машинописный черный текст (оригинал) Слабоконтрастный черный типографский текст; слабоконтрастный черный рукописный тушевой текст
4.	Угасший текст
5.	Утрата текста (отсутствие части листа с текстом)

Буквенно-цифровые индексы компактно-информативно характеризуют состояние документов, указывают степень опасности данного состояния для дальнейшего хранения и устанавливают место документа в ряду приоритетов (ряд слева направо с убывающей степенью опасности состояния): А-1; А-2; А-3; А-4; А-5; А-0; Б-1; Б-2; Б-3; Б-4; Б-5; Б-0. Тот же порядок сохраняется и при использовании дробного индекса подгрупп, т.е.: А-1 Л; А-1.2; А-1.3; А-1.4; А-2.1; А-2.2 и т.д.

Буквенно-цифровой индекс, характеризуя физическое состояние, указывает, в каких видах специальной обработки нуждается данный документ и, следовательно, определяет приоритеты в проведении специальной обработки. Например: группа А — сложная реставрация; Б — простая реставрация; группа 1 — реставрация текста с устранением причин химической или физической коррозии; группы 2, 3, 4 — фотореставрация разной степени сложности; группа 5 — простая реставрация.

Подробное описание групповых дефектов таблицы 4, их внешних признаков, а также вопросов диагностики дается в последующих разделах.

Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам

Дефекты бумаги

Дефекты бумаги могут иметь характер механических повреждений; повреждений биологических (насекомыми, плесневыми грибами и т.п.); повреждений химических; повреждений водой и огнем. Относительно мало опасны и легко опознаются механические повреждения по признакам разрывов, надрывов листа, по их резким границам. Легко опознаются и являются механическими по своей природе следы деятельности насекомых (сквозные отверстия, узоры ходов и т.п.). Если число таких дефектов невелико, они устраняются легко; при увеличении их числа растет степень их суммарной опасности для целостности и прочности листа.

Плесневые грибы могут сильно ослаблять бумагу и дефекты плесневения узнают по локально ослабленным, разрушенным местам; по черному или цветному порошку спор; по нитевидным, ватообразным следам мицелия; по следам намокания бумаги в этих местах, часто с осадками солей. Иногда следы плесневения малозаметны и разрушений бумаги почти нет; чаще разрушения видны отчетливо, бумага вялая и расползается: такая степень ослабления опасна для целостности и сохранности документа.

Химические повреждения бумаги сопровождаются появлением хрупкости, ветхости, иногда желтизны по всему листу или ближе к краям. Такие же признаки у повреждений световых: в этом случае повреждениям бумаги сопутствуют признаки выцветания цветного текста по всему листу. Особняком стоят и сразу заметны локальные химические повреждения в отдельных местах бумаги, вызванные попаданием химических веществ, наклейками и т.п.

Повреждения водой и огнем опознаются легко и квалифицируются как особо опасные из-за сильной деградации и высокой хрупкости бумаги; обычно сопровождаются повреждением текста (выцветанием, расплыванием, смыванием и т.п.). Действие огня сопровождается обугливанием, изменением цвета бумаги и текста, сильным загрязнением документов сажей.

Эксперт, оценивающий состояние бумаги, должен ориентироваться, главным образом, на степень повреждения, признаки ослабления прочности бумаги и не искать специально причины появления дефектов (химические, биологические и т.п.).

По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б.

В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопряжено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.

К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:

а) Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, крошится,
расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе. Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый, желтый, тускло-серый и реже — белый.

Признаки характеризуют высшую степень деградации и старения бумажного листа.

б) Бумага прочная, но с большим числом локальных, в отдельных местах и/или по всему листу повреждений любого характера, создающих в своей совокупности опасность утраты целостности листа, выпадения его частей. Типичные примеры: разрывы на много частей и фрагментов по местам сгибов, механических нагрузок и т.п.; много
численные проколы, порезы, изломы, выпадения частей листа; повреждения документа в различных местах с признаками ветхой, разрушенной, изменившей цвет в этих местах бумаги; многочисленные повреждения бумаги насекомыми («кружево»); повреждения бумаги в отдельных местах плесневыми грибами с сопутствующими признака
ми ослабления, ветхости, выпадения бумаги в этих местах; наличие наклеек во многих местах, а также по всему листу с сопутствующими признаками потемнения, ослабления бумаги, отслаивания наклеек.

в) Сцементированные документы, т.е. слипшиеся за счет действия воды, клея, плесневых грибов отдельные листы в деле или целые дела. Реставрировать такие материалы очень трудно. Поэтому отнесение таких дел к группе А должно быть обоснованным прежде всего по критерию ценности.

г) Документы, сильно поврежденные водой и огнем.

В группу Б — входят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документа, но имеющей отдельные, незначительные повреждения: ослабленные, обтрепанные, ветхие края листа; складки, изломы, коробления листа; небольшие разрывы или надрывы листа; значительные загрязнения всего листа или отдельных частей, мешающие использованию документа и др.

Устранение дефектов группы Б не требует сложной реставрации и может проводиться как в специальной лаборатории, так и в архиве, но с соблюдением необходимых правил и принципов реставрации [25].

В пределах групп А и Б допустимо более детальное разделение
документов по видам повреждений с учетом специфики фондов архива, т.е. с использованием дробной буквенной индексации (а,; а₂; а₃или б,; б₂; бз и т.д.).

Наименование организации АКТ ______________№ ____________ ____________________________ ^{(место составления)} о неисправимых повреждениях документов

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд № __________________ ^{(название фонда)}

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

№ п/п	Опись №	Ед. хр. №	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7