Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Excel, в файл Excel 2010, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Excel 2010 заменил старый файл. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти во вкладку Файл и выбрать команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.

2. Нажать кнопку   Преобразовать (рис.2.22).

Рис.2.22. Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

3. В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа (рис.2.23) нажать кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании книг.

Рис.2.23. Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010

ЗАКРЫТИЕ ФАЙЛОВ

Для закрытия файла используется кнопка   Закрыть в строке названия окна Excel 2010.

Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Excel 2010 следует перейти во вкладку Файл и выбрать команду Закрыть.

Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с Excel 2010 следует перейти во вкладку Файл и выбрать команду Выход.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис.2.24): Ø при нажатии кнопки Сохранить – файл будет сохранен со всеми внесенными на данный момент изменениями.

Рис.2.24. Закрытие файла с несохраненными изменениями

Ø при нажатии кнопки Не сохранять – будет произведен отмена сохранения изменений, внесенных в файл с момента последнего его сохранения.

Ø при нажатии кнопки Отмена – можно продолжить работу с файлом.

Если в процессе работы с файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время (по умолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Excel. В этом случае при закрытии файла также появится предупреждение.

В этом случае, даже если нажать кнопку Не сохранять, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.

Автосохраненную копию текущего файла можно открыть. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти во вкладку Файл и выбрать команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.

2. Щелкнуть мышью по соответствующей ссылке.

3. Файл будет открыт. При этом будет отображена панель сообщений.

Данную копию можно сохранить как отдельный файл.

Можно в панели сообщений нажать кнопку Восстановить, и тогда данная копия заменит текущую версию файла.

При закрытии файла, созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких действий, появляется предупреждение о пересчете формул. Для сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не изменяется.