2020-05-13
73
Основные рекомендации по оформлению деловых писем
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
По тематическому признаку: деловая и коммерческая корреспонденция.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юр.лица и часто имеют правовую силу. С помощью ком. писем решаются вопросы сбыта и снабжения.
К чисто коммерческим относятся: письма-запросы, предложения(оферты), рекламации и ответы на эти виды писем.
Деловые письма решают оргвопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Форма и тематическая разновидность деловых писем зависит от рассматриваемых в них вопросов: от коротких расписок, сообщений, приглашений до многостраничных протоколов.
Правовой статус деловой корреспонденции заключается в том, что это – всегда официальное сообщение. Письма всегда регистрируются и устная договоренность не исключает необходимости почтового отправления.
· По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные (в заключении часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа.) письма и письма-ответы:
· Требующие письма-ответа: письма-запросы, письма-предложения, письма-рекламации, а также просьбы, обращения. В письмах – ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма.
· Не требующие письма-ответа: письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления, благодарственные письма, рекламные письма, гарантийные письма (констатируют совершившийся факт), а также сопроводительные письма, выполняющие роль ярлыка или квитанции, прикладываемой к отправляемым документам.
По признаку адресата: обычные и циркулярные (из одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных).
По форме отправления: традиционное почтовое оправление, электронная деловая корреспонденция и факсовые сообщения (2 последних используются для оперативного решения вопросов). Письма, имеющие юридическое значение: договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п. высылаются обычным почтовым отправлением.
По структурным признакам: регламентированные (стандартные) – составляются по определенному образцу (не только содержание, но набор реквизитов, формат бумаги и т.д.). Решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.
Н ерегламентированные (нестандартные) представляют собой авторский текст, в виде формально-логического повествования или этикетного текста.
Деловые письма относятся к наименее регламентированным документам.
Важнейшее требование к языку документа в полной мере сохраняются и при выполнении писем: точность, не допускающая инотолкования (предметная точность – достигается использованием слов в соответствии с их лексическим значением, это точность факта, точность реестра, и точность содержания или точность реализации замысла достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста.
Язык делового письма характеризуется логичностью. Принцип изложения – формально-логический. Предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, не межличностных, т.е. отсутствие эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций, фактов объективность содержания, нейтральность тона изложения, краткость, неличный характер изложения.
Деловым письмам характерна краткость (объем – не более 3 страниц.), сочетаемая с с требованием полноты информации, точнее с принципом её достаточности: развернутость наименования, повторы, подробные описания.
Стандартизация и унификация – приведение языковых и текстовых средств к единому образцу, облегчают не только процесс составления текста письма, но и его обработки.
Главная информация содержится в первой ключевой фразе, причем в её конце чаще всего, т.е. найдя её можно сортировать корреспонденцию по тематическому признаку и по степени важности сообщения.
Совокупность реквизитов официального делового письма – формуляр.
Текст письма представляет собой изложение сути вопроса или предложения, включающее мотивацию (ссылки на договоренности, постановления документы обстоятельства ), историю вопроса, речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности, приглашение и т.п.) и заключение.
В обязательном порядке включается так называемая этикетная рамка: приветствие адресата и слова прощания с самоименованием и подписью.
Желательно, чтобы в одном письме рассматривался один вопрос.
Если письмо оформлено на бланке, содержащем наименование организации, то оно не повторяется в наименовании должности.
Без подписи письмо не имеет юридической силы.
Факсимиле применяют в случае рассылки письма в несколько адресатов при копировании его
(в подлиннике – личная подпись, в копиях – факсимиле).
ЯЗЫКОВЫЙ СТАНДАРТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Итогом стандартизации языка делового письма являются тексты-аналоги или типовые тексты и трафаретные письма.
Трафаретные тексты применяются в случаях контрактов, писем-заявок, других видах писем, необходимых для предприятия.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ
Выражения, указывающие на причину
По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
Ввиду задержки груза…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая. Что производственные показатели снизились на…
Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
Ссылаясь на Ваше письмо…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
В соответствии с нашей договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора…
Согласно протоколу о взаимных поставках….
Согласно спецификации…
Указание на цель
В целях скорейшего решения вопроса….
Для согласования спорных вопросов…
В целях безопасного прохождения груза …
Во избежание конфликтных ситуаций…
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания; имена существительные, в основном, стоят в родительном и дательном падежах.
Употребление предлогов и предложных сочетаний
| Употребляются с родительным падежом | Употребляются с дательным падежом |
| В отношении В сторону Во избежание В целях В течение В продолжение Вследствие Ввиду В силу В сопровождении Впредь до За счет Касательно Насчет Независимо от Относительно По мере По линии По причине При посредстве Со стороны | Благодаря В отношении к Применительно к Сообразно Согласно по |
В деловой письменной речи предлог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предложном падеже.
Глагол в деловом письме обозначает не только действие, но и является действием, с помощью которого аватор реализует свои цели и намерения. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер. Это:
· Этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнования;
· Сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
· Подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
· Требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
· Обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
· Напоминания: напоминаем;
· Предложения: предлагаем.
Форма 1-го лица в деловых письмах выражает позицию юридического лица, т.е. организацию.
Самым употребительным и многофункциональным глаголом является «просить»: в письмах::просьбах, предложениях, приглашениях, требованиях, запросах, напоминаниях и т.д.
СТАНДАРТНЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ:
Письмо-просьба
| Обращаемся к Вам с просьбой… Просим Вас Мы просили бы Вас Не согли бы Вы Не откажите (нам), если Вы Будем весьма признательны, если Вы Мы были бы весьма обязаны Вам, если Вы Мы были бы весьма обязаны за | Прислать Выслать Направить Сообщить Подтвердить Пришлете Вернете Направите Сообщите Подтвердите Сошлетесь Участие Ответ Согласие |
Позвольте обратиться к Вам с просьбой…
Обращаемся к Вам с просьбой о …
Мы хотели бы получить…
Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…
Желательно было бы ознакомиться с ….
| Мы будем рады, если Вы | Найдете возможность Примите приглашение Ответите Сообщите |
