Сопроводительное письмо

Направляются адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Они выполняют функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя одновременно и функцию ярлыка.

 

(С удовольствие)     Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма от…     Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем

Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем   Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем Направить Послать Выслать препроводить (Вам)

(Вам)…     (Вам)…   В приложении… С этим пакетом… Отдельным пакетом… Сегодняшней почтой… Заказной бандеролью…

При ссылках

Ссылаясь на Ваше письмо от Согласно Вашей просьбе Согласно нашей договоренности В соответствии с дополнительным протоколом

Направляем Высылаем Посылаем препровождаем

(Вам)…

Письма-подтверждения

Направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося разговора.

В отдельных случаях необходимо изложить краткое содержание того письма или документа, на который ссылаются. В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Такие письма могут заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.

(С благодарностью) подтверждаем получение…

Ваше письмо от __ нами получено…

Мы получили…

Благодарим за_______________, который мы получили….

639582*1В подтверждение своего согласия с ….

При подтверждении своего согласия с чем-либо, при санкционировании, удостоверении чего-либо:

Подтверждаем…

Посылаем Вам наше подтверждение…

С удовольствием подтверждаем…

 

Письмо-напоминание

Напоминая о сроках…

Напоминая о сроках….

Напоминаем, что….

 Напоминая о …, просим….

Вторично ставим Вас в известность….

Считаема необходимым еще раз обратить внимание ….

По истечении….. срока наше предложение теряет силу…

 

Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Как правило, такие письма состоят из двух частей: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.

 

Письмо-сообщение

Сообщаем, что…

Извещаем… Уведомляем… Информируем…

Вас о том, что…

 

Ставим Вас в известность, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Доводим до Вашего сведения, что…

Нам приятно сообщить, что….

 Имеем честь сообщить (Вам), что….

С радостью сообщаем (Вам) о…

 

Приписка

О чем (мы) извещаем (Вас)

 

При ссылках

Ссылаясь на телефонный разговор …

В дополнение к нашему письму….

 

Отправляются при необходимости сообщения о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Это жанровая разновидность информационного письма (в их число входят также рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания). Объем – от размеров обычной справки до нескольких страниц.

Письмо-приглашение

Мы были бы рады видеть Вас на….

Имеем честь пригласить Вас на….

 

Разрешите Позвольте

Пригласить Вас

На встречу На презентацию Посетить Принять участие в…

 

Просим принять участие в ….

Мы буцдем весьма признательны Вам за участие в ….

Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять наше приглашение на….

Примитье наше приглашение….

 

Обращение к массовому адресату:

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги!

Многоуважаемые ветераны!

 

Письмо-благодарность

Позвольте Вас поблагодарить…

Позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность….

Выражаем благодарность от имени….

Мы признательны Вам за….

Мы получили Ваше приглашение на ____, за которое очень Вам благодарны (признательны)….

С благодарностью подтверждаем….

Подобные письма чаще всего имеют персональную адресацию. Их написание обусловлено требованиями этикета и необходимо с точки зрения дальнейшего сотрудничества.

 

Гарантийные письма

Гарантируем….

Гарантируем,что…

Фирма______ гарантирует….

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)….

 

Составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются определенному лицу или организации. Слово «гарантия» может не упоминаться. Гарантироваться может: плата за выполненную работу, сроки и качество работы, сроки поставки,.. Такие письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя документам договорного характера.

 

Письма-запросы

Направляются в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или п о телефону, обычно используется в деловых взаимоотношениях между юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Как правило, состоят из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма нормативные акты.

Письма-запросы предполагают обязательные письма-ответы.

Письмо-ответ выступает как зависимый компонент по отношению к письму-запросу, в ответе должна быть обязательно ссылка на первичное письмо и его тему.

 

Ответ на запрос

При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

· О принятии запроса к рассмотрению

· О выяснении возможностей поставки товара

· Об отказе поставить товар об изменений условий запроса (изменение качества, количества, модели, марки сроков поставки и т.д.)

· Об обещании направить предложение на поставку товара

В случае, если продавец может сразу выполнить просьбу покупателя и поставить интересующий товар, он направляет предложение (оферту).

 

Предложение (оферта)

Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

В предложении указывается: наименование предлагаемого товара, количество, качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки, другие условия. Это аналогично тексту договора о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа

Предложение может твердым (на определенный товар только одному покупателю только одному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения) и свободным (предложение делается безо всяких обязательств со стороны продавца).

 

Ответ на предложение

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие и сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

В противном случае покупатель отклоняет предложение продавца, сделка не заключается.

Если покупатель не согласен с какими-либо отдельными условиями предложения (количество, качество, цена, сроки поставки и т.д.) он сообщает об этом продавцу и между ними завязывается переписка до тех пор пока не будут достигнуты договоренности по всем вопросам.

 

Образцы

Рекламация

Коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Могут быть предъявлены в отношении:

 

· Качества товара (его несоответствие качеству, указанному в контракте)

· Количества товара (недокомплектация, и т.п.)

· Сроков поставки (просрочка)

· Упаковки и маркировки

· Платежа (просрочка)

· Других условий контракта

Рекламация содержит: следующие данные:

· Основания для предъявления претензии

· Доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акты экспертизы, приемки, испытаний, …)

· Конкретные требования стороны, предъявляющей претензию:

- требование замены некачественного товара качественным;

- требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы

- требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара

- требование увеличения скидки с общей стоимости товара

- требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.

 

Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

В отношении качества товара - в течение 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара – в течение 3 месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок – не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

В случаях, когда рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, спор переходит в арбитраж, решение которого обязательно для обеих сторон.

Результатом рекламации может быть:

- замена дефектного товара новым

- допоставка недостающего товара

- процентная скидка со стоимости товар

- уплата денежного штрафа

- предупреждение

 

Стандартные выражения:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на…

Направляем Вам рекламационный акт в связи с …

 Мы предъявляем претензию к качеству

Нами зарекламирована партия….

 

Ответ на рекламацию

Сообщается:

- информация принята к рассмотрению

- претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием сроков и способа удовлетворения)

- денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения).

 

В случае отклонения претензии полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

Стандартные выражения:

 

Приносим свои извинения за….

Подтверждая получение Вашего письма от__________, сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)….

….Ваша претензия признана необоснованной.