Добавление примечаний

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СПИСКАМИ

 

Откройте файл Сортировка, фильтр.        Закладка Кадры.

 

Сортировка списков

 

Довольно часто требуется изменить порядок расположения информации в таблице по какому-нибудь признаку. Например, если имеется таблица, состоящая из двух колонок, содержащих список сотрудников и их оклады, то информацию в этой таблице можно разместить, например:

- по алфавиту – если за основу размещения брать фамилии;

- по убыванию (или возрастанию) зарплаты – если за основу взять зарплату.

 

G Изменение порядка размещения информации по какому-либо признаку принято называть сортировкой.

 

Закладка Кадры.

 

Отсортируйте имеющийся у вас список по фамилиям сотрудников, причем так, чтобы фамилии располагались по алфавиту. Для этого:

- установите курсор листа на первую фамилию списка;

- закладка Главная → раздел Редактирование → Сортировка и фильтр → выберите «Сортировка от А до Я».

 

Существует более сложная сортировка, в которой можно задавать до трех параметров.

 

Отсортируйте список сразу по двум параметрам: сначала по алфавиту фамилии, а затем по алфавиту тип продукции. Для этого:

- Закладка Главная → раздел Редактирование → Сортировка и фильтр → Настраиваемая сортировка;

 

 

- Щелкните по стрелке в окошке СОРТИРОВАТЬ ПО – Фамилия (от А до Я).

- В следующем окне укажите Отдел (по возрастанию) – ОК.

 

В таблице Excel существует возможность сортировать не весь список, а лишь его часть. Для этого достаточно выделить эту часть и выполнить соответствующую команду сортировки. Поэтому просто выделите ячейки с номерами и отсортируйте по возрастанию.

По этой же технологии можно отсортировать и часть списка. Достаточно лишь выделить сортируемый набор строк, а затем отсортировать его по требуемым признакам.

 

Итак, сортировка списка делается за два щелчка мыши:

1. Щелкнуть в том столбце, который нужно отсортировать.

2. Выбрать способ сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Фильтры

 

Фильтр – это выбор только некоторых элементов из всего набора.

 

Например, когда старатели промывают золото, то их лотки действуют как фильтры, удаляя песок и оставляя только золото. Аналогично средство Excel автофильтр позволяет вам «просеять» список, чтобы видеть там только необходимые строки информации.

 

Чтобы создать Фильтр необходимо:

 

1. Щелкнуть любую ячейку в строке заголовка.

2. Закладка Главная ®раздел Сортировка и фильтр ® Фильтр. Справа от заголовков появятся стрелки.

3. Чтобы выбрать нужное значение из списка, щелкните стрелку в нужном столбце заголовка таблицы ® выберите необходимый параметр (снимите ненужные галочки)® ОК.

4. Если необходимо вернуться в исходное состояние щелкните по этому же треугольнику и выберите пункт Выделить все.

 

Давайте посмотрим: кто у нас работает в первом отделе.

1. Щелкаем по треугольнику в поле Отдел;

2. Убираем все галочки кроме цифры «1» → ОК.

 

В MS Excel фильтрованные объекты выделяются специальным образом. Номера отфильтрованных строк становятся синими. Стрелки автофильтр в столбцах, по значению которых отбирались строки, также выделяются голубым цветом.

 

На печать эти кнопки со стрелками не выводятся.

После того как вы отфильтруете список по столбцу, стрелка рядом с этим столбцом изменит свой цвет (обычно на синий). Это указывает на то, что тут фильтр находится в активном состоянии.

 

Фильтр по условию

Например, я хочу знать: кто получает зарплату больше 450 рублей.

Для этого:

1. Щелкнуть по кнопке в столбце Оклад.

2. Числовые фильтры ® и, выбираем нужное нам условие Больше.

3. В следующем окне диалога задаем наше условие. Обратите внимание, что мы можем задать и верхний порог. Например, зарплата больше 450 И меньше 500.

4. ОК

Обратите внимание, что значок в столбце Оклад изменился.

Теперь мы можем скопировать «оставшуюся» таблицу и вставить ее на другой лист или распечатать.

 

Убрать автофильтр

Закладка Главная ® Сортировка и фильтр ® Фильтр.

Добавление примечаний

 

Достаточно часто к информации, размещенной в ячейке удобно добавить какое-либо примечание. Например, если вы записываете в ячейку фамилию и имя, а в соседнюю – номер телефона, то в качестве примечания можно указать и место работы, и адрес, и где вы познакомились. В табличном процессоре Excel имеется возможность достаточно просто добавить примечание к любой ячейке.