2020-05-21
528
Краткие теоретические сведения
Регистрация документов – одна из важнейших делопроизводственных операций. От того, насколько профессионально грамотно будет организован процесс регистрации документов, во многом зависит эффективность документационного обеспечения управления в целом. Суть регистрации заключается в фиксации получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах (журналах, карточках).
Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основные регистрационные формы – журнальная и карточная. Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации (прил. 5). Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные определяются самой организацией.
|
|
|
Содержание работы
Задание № 1.Внимательно изучите приложения (образцы заполнения). Выполнять на ПК или тетради
Зарегистрируйте внутренний документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.
Акционерное общество «Союз»
(АО «Союз»)
ПРИКАЗ
12.11.2019 № 18
О мерах по обеспечению сохранности документов
В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе: председатель – заместитель директора по персоналу Яковлев Я.Я.
Члены комиссии:
1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальник отдела кадров Белов Б.А.
3. Менеджер Андреев А.Б.
2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акт проверки до 20.12.2016.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор АО «Союз» Кузьмин С.С. Кузьмин
В дело № 01-05. Акт проверки от 19.12.2019 № 27.
Решение:
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
| Дата документа | Регистрационный номер документа | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения о документе | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
|
|
|
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент | |
| Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс документа |
| Краткое содержание
| |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа | |
Задание № 2.
Зарегистрируйте входящий документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.
Департамент образования, науки и Директорам школ
молодежной политики Воронежской области
Воронежский
радиотехнический колледж Антоновой В.С.
Довести эти новости
Ул. Декабрьская, 5 до сведения учащихся школы
г. Воронеж, 325 400 до 01.04.2020
Т. 52-11-84, ф. 53-32-36 Сидоров 24.03.2020
15.03.2020 № 1612
Об открытии новых специальностей
Администрация колледжа сообщает об открытии в новом учебном году двух специальностей:
1. Программрирование в компьютерных системах.
2. Право и организация социального обеспечения.
Правила приема общие.
Директор колледжа Мартынюк Л.Б. Мартынюк
Степанова Л.П.
52-34-85
|
В дело 06-18
Информация доведена
На собрании 27.03.2020
Семенова В.Л. Семенова
28.03.2020
Решение:
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Дата поступления | Регистрационный номер документа | Корреспондент (автор) | Дата документа | Номер документа | Краткое содержание документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Продолжение
| Резолюция или кому направлен документ | Дополнительные сведения о документе | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении | ||||
| Исполнители | Задание | Срок исполнения | Автор резолюции | Дата простановки резолюции | |||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент
| |
| Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс документа |
| Краткое содержание
| |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа | |
Задание № 3.
Зарегистрируйте исходящий документ в журнале и регистрационно-контрольной карточке.
Акционерное общество Генеральному директору
«Леса России» АО «Российская ассоциация друзей леса»
(АО «Леса России») А.М. Дроздову
Петровская ул., д. 10, Остоженка ул., д. 5,
Москва, 121 235 Москва, 123 185
Тел./факс: (495) 233-18-45
ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789
21.08.2019 № 2/01-18
На № 186 от 14.08.2019
Уважаемый Алексей Михайлович!
Представляю Вам предложения для разработки «Методических рекомендации по тушению пожаров с применением авиации».
|
|
|
Приложение: предложения на 5 л. в 3 экз.
Генеральный директор Круглов О.М. Круглов
О.М. Толмачева
233 16 18
В дело № 03-15
21.08.2019 Мухин
Решение:
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Дата документа | Регистрационный номер документа | Корреспондент (получатель) | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения о документе | Отметка об исполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Корреспондент
| |
| Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс документа |
| Краткое содержание
| |
| Резолюция или кому направлен документ | |
| Отметка об исполнении документа | |
Контрольные вопросы:
1. Какие виды работ выполняются при обработке входящей корреспонденции?
2. Какие отметки и где могут и должны проставляться на поступающем документе?
3. Что такое резолюция и где она (они) проставляется?
4. С какой целью регистрируются документы?
Приложение 1
Формы регистрационных журналов и регистрационно-контрольной карточки.
Примеры заполнения регистрационных форм
Форма журнала регистрации внутренних документов (по видам и разновидностям)
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
| Дата документа | Регистрационный номер документа | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Куда передан | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 17.05.2019 | 68 | О внесении изменений в штатное расписание | Директор | Менеджер по персоналу Ванина О.И. | Бухгалтерия | Иванова 18.05. 2019 | В дело № 01-06 18.05. 2019 |
|
|
|
Форма журнала регистрации входящих документов
| Дата поступления | Регистрационный номер документа | Корреспондент (автор) | Дата документа | Номер документа | Краткое содержание документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.02.2019 | 128/04-08 | ООО «Орбита» | 21.01.2019 | 07-11/63 | О поставке комплектующих изделий |
Продолжение
| Резолюция или кому направлен документ | Дополнительные сведения о документе | Расписка в получении документа | Отметка об исполнении | ||||
| Исполнители | Задание | Срок исполнения | Автор резолюции | Дата простановки резолюции | |||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| Отдел сбыта Егоров В.Я. | Подготовить проект договора поставки | 10.02. 2019 | Зам. директора | 02.02. 2019 | Приложение на 2 л. в 1 экз. | Егоров 02.02.2019 | Отправлен проект договора от 10.02.2019 № 14-п |
